面接日程を調整するアポイントメールの書き方【例文あり】

2016年11月29日2020年3月31日アポイントメント, 日程調整

日程調整のアポイントメールではお詫び後、面接にいけない旨を伝える

早速、面接の日程調整の為にアポイントメールを送る際のポイントを紹介します。

企業に日程調整のアポイントメールを送る際には、どのようなことに気をつければいいのでしょうか。ビジネスシーンでのマナーもしっかり守ったメールを送るように心がけましょう。

日程調整のアポイントメールでは、謝辞から

日程調整のアポイントメールでは、お詫びから入って、面接に行けないという旨をしっかり伝えましょう。

面接の日程に関してから入るのはNGです。まずは謝罪などの謝辞から入るようにしてください。いきなり日程調整のアポイントを書いたメールはとても失礼にあたりますので気をつけましょう。

アポイントメールでこちらから希望の面接日程を提案する

面接の日程調整の為にアポイントメールを送る際には、希望の面接日程を自分から提案する事も大切です。

ただ単に、面接に行けなくなった旨をお詫びし、日程調整をお願いするだけのメールでは、先方も困ってしまいます。

アポイントメールで先回りしてアクションを起こす

元々の日程を断って、再度面接の日程調整をするわけですから、マナーにはより気を付けなければなりません。

こちらが提案した日程に対して相手が調整してくれたならそれに従うのがマナーです。

こちらの候補の日程がすべて先方にとって都合が悪く、「〇月〇日はいかがでしょう？」と提案されたのなら、なるべくそこに合うようにこちらが調整します。こちらから先回りしてアクションを起こし、手間をかけさせないように配慮をしましょう。

アポイントメールでは日程の候補をいくつか挙げる

では、日程調整のアポイントメールでの日程はこちらからアクションを起こすというのは、理解できたと思いますが、

この際、アポイントメールでは、確実な日時の候補をいくつか挙げることが大事です。

これは、二度、三度の連絡を省くために、出来るだけ自分が確実な日時の候補を3つほど挙げるのが良いです。

面接の日程調整をお願いするメールの際は、必ず代替案をしっかり提案しましょう。また提案をすることで、この企業にどうしていきたいというような誠意も伝わりますので、場合においては心証がグッと上がる可能性もあるのです。

参考にしたい日程調整のアポイントメール例文を紹介！

上記では、面接日程変更のアポイントメールでの注意点などや基本的なマナーについて紹介していきました。ここでは、参考にしておくべき、面接日程調整のアポイントメールの例文を紹介します。

こちらの例文を参考にしてよりよいメール作成するのに役立てて見てください。

面接の日程調整のアポイントメール例文①

件名：面接日時について

○○○○株式会社

人事部　○○○○様

お世話になっております。△△です。

この度は、面接のご連絡を頂き誠にありがとうございました。

ご指定頂きました面接日時×月×日午前×時に伺うべく調整をいたしましたが、仕事の都合上、どうしても貴社に伺うことができません。

大変申し訳ありませんが、可能であれば下記の候補の中から貴社のご都合が宜しい日程をご指定頂き、調整させて頂けませんでしょうか。

面接候補日

第1希望　×月×日　13時以降

第2希望　×月×日　9時～12時

第3希望　×月×日　15時以降

お忙しい中、大変恐縮ですが、よろしくお願いたします。

面接の日程調整のアポイントメール例文②

○○○○株式会社

人事部　○○○○様

お世話になっております。□□から応募させて頂いた△△です。

早速、面接日程のご連絡を頂き有難うございました。

私の都合で大変申し訳ないのですが、どうしても外せない業務予定が入っており、参加することが難しい状況です。

もし機会を頂けるのであれば、別日程で再度面接の日程を調整して頂けませんでしょうか？

誠に勝手ながら、私が都合を合わせられる日時は下記の通りでございます。

下記日時よりご調整頂けますと大変ありがたいです。

×月×日(×) 18:00-20:00

×月×日(×) 15:00-19:00

×月×日(×) 8:30-13:00

お手数をおかけし大変恐縮ですが、ご検討いただけますよう何卒よろしくお願い致します。

面接の日程調整のアポイントメールではお詫びと候補日を挙げるのがポイント

今回は、面接での日程調整のアポイントメールのポイントと例文を紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

採用担当者はこのような日程調整を相手に求めることでコミュニケーションスキル、いわゆる「報・連・相」が出来るかどうかを見定めているでしょう。

就活においてのメールは単なる連絡を頂いてそれに対しての「わかりました」という返信だけでした。しかし、転職では自分から会社に対して意思を伝える能力も必要になってくるのです。求められた事に対してのアクションだけでなく自発的な行動も社会では求められるということですね。