アポイントが”取れる”営業メールのポイント6つ【例文あり】

2016年11月29日2020年3月31日アポイントメント, 営業メール

アポイントが取れるメールの6つのポイント

営業においてのビジネスメールでアポイントを取るのはなかなか難しい仕事ですが、これから紹介する6つのアポイントメントをとるコツをしれば難しくはありません。

ビジネスメールでアポイントを取れるようにコツを掴んで、上司からも評価される、アポ取りできるメールを書けるようにしましょう。

アポイントを取るビジネスメールのコツ①件名を魅力的に

アポ取りしたい相手は、毎日大量のメールに目を通しているのです。

その数百通のメールの中で、アポイントの対応をしてもらうには、相手の目に留まる件名を書くとアポ取り成功に繋がりやすいです。

よくありがちなアポイントメールの件名の付け方は、「ご訪問の件」「アポイントのお願い」などです。しかし、「新規事業の○○のご紹介（株式会社○○）」と、件名だけで具体的な、営業のアポイントが分かるように書きましょう。

アポイントを取るビジネスメールのコツ②前半部分に内容を

まずは数あるビジネスメールのなかから件名で相手の興味を引いたあとは、開封後、どうすれば相手に要件が分かりやすく伝わるかがアポイントの取り方のポイントです。

基本的に興味のないメールは最後まで読みません。まずは、前半部分で自己紹介と要件を短くまとめ伝えるべきでしょう。そして返信させたくなるアポイントメールの文面を作るのです。

アポイントを取るビジネスメールのコツ③日程の提示

アポイントメールを受信した側としては、何回もメールでの営業アポのやり取りをするのは億劫です。営業アポイントに興味を持った場合、約束を取り付けられるように具体的な日時を提示しましょう。

以下、代替案の提示のフォーマットです。参考にしてください。

◯月◯日(曜日) ◯:◯-◯:◯

◯月◯日(曜日) ◯:◯-◯:◯

◯月◯日(曜日) ◯:◯-◯:◯

◯月◯日(曜日) ◯:◯-◯:◯

◯月◯日(曜日) ◯:◯-◯:◯

アポイントを取るビジネスメールのコツ④メリットの提示

アポイントメールのコツとして、忙しい時間を縫って打ち合わせのために訪問させてもらうには、それをするメリットを理解してもらう必要があります。

自社の紹介や商品の説明をただ書くだけではダメです。アポイントメールのなかにどういう取り組みをして、どういうメリットをもたらすのか提示しましょう。お互いの利益のためのアポ取りであれば、相手と対等の関係を築き、直接訪問してビジネスを進めていくことができるでしょう。

営業のアポ取りのメールでは必ずメリットを提示するようにしてください。

アポイントを取るビジネスメールのコツ⑤コピペNG

ビジネスメールで営業のアポ取りをする時にしてはいけないのが、コピペです。

件名、挨拶、相手に会いたい理由の文章が噛み砕いていないものはすぐにバレますし、魅力的ではありません。相手の名前や社名がコピーした文面だった場合は、絶対にアポイントは取れません。営業のアポ取りメールの文面にフォーマットがある際は、相手にそれが伝わらないような文章に適宜変えてアポ取りメールを送りましょう。

アポイントを取るビジネスメールのコツ⑥感謝の気持ちを

最後のアポイントメールのコツは感謝の気持ちです。

営業のアポ取りメールでは感謝が伝わりにくいです。でも、少しだけ相手の事を考えて文面を作ってみてはいかがでしょうか。

営業のアポ取りメールの最後は、 「お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒宜しくお願い致します。」と硬すぎるくらいの感謝の伝え方をして行きましょう。

そのくらい出来れば、あなたの感謝の気持ちは相手に伝わることでしょう。

アポイントメールの例文を紹介！

では、実際にアポ取りのコツが詰まったアポイントメールの例文を紹介します。営業のアポ取りメールのコツについてすでに解説していますので、分かりやすいはずです。

アポイントを依頼をする際にはこれらの例文を参考にしてください。

では、アポ取りメールの例文と共にコツを見て行きましょう。

アポ取りの成功率があがるメールの例文

×××株式会社

マーケティング事業部 課長　○○○○様

はじめまして。

※※※の△△様よりご紹介をいただきました、

◇◇の■■と申します。

この度は、貴重な機会をありがとうございます。

早速ですが、弊社のサービスについて直接ご説明する機会を頂きたく存じます。

私は以下の時間帯であれば、貴社にお伺いできますが、

○○様のご都合はいかがでしょうか。

＜候補日時＞

・○○月○○日（○）○○:○○-○○:○○

・○○月○○日（○）○○:○○-○○:○○

・○○月○○日（○）○○:○○-○○:○○

ご多忙かとは存じますが、

何卒よろしくお願いいたします。

◇◇株式会社

AA部・BB課

■■■■

〒○○○-○○　○区○○　○-○-○

(TEL)： ○○○-○○○FAX：○○○-○○○

(mail)：○○○○.○○○@xxx.co.jp

(URL)：http://www.xxx.co.jp

メールの例文からみるアポ取りの気を付けるべきポイント

では、この営業のアポ取りメールの例文から注意しておきたいポイントを伝授します。

ポイント①初訪問の場合には、肩書を必ず、宛先はフルネームで記載

ポイント②相手が認識しやすいようメールを送付の経緯、紹介者を明記

ポイント③やり取りを最小限にするため、複数の候補日時を提示

ポイント④クッション言葉を使って好印象

ポイント⑤署名は外線の電話番号、会社URLなども明記

アポ取りにはメールと電話どちらがいい？

実際のところ営業においてアポ取りはメールと電話、どちらが望ましいのでしょうか。アポ取りでのメール、電話のどちらが良いのかの理由を探ってまとめました。メールが良いか、電話が良いか、その理由を知ってアポイントが取れるようにしましょう。

アポ取りには、メールの方が良い！

アポ取りは電話よりメールの方がうまく行きます。電話は相手が急に自分の陣地に土足で踏み込んで来るのと同じことなのです。そんなリスクを冒すなら、メールの方が営業アポが取れるはずです。

電話は相手の都合に関係なくかかってくる上に、その場でYesかNoかを迫られるので、非常にぶしつけな印象を与えてしまう可能性もあるそうです。

アポイントメールの良いところは、相手の都合に合わせられる上に、自分がメールの文面を推敲できる事です。メールなら『相手が受け取るかどう感じるか』というリハーサルが出来ます。

アポ取りの成功の秘訣！アポイントメールは相手の都合を考えた内容にする

営業活動においてアポイントメールの方が良い印象を与えることがわかりましたね。

そしてそのアポ取りのコツを例文を踏まえて説明しました。これらコツを掴んでビジネスメールを送ればアポも取りやすくなり訪問回数も増えるでしょう。営業においてはまずはアポを取らないと話は進みません。しかしアポイントをとるのは非常に困難な仕事でもあるのです。

必要なのは「いかに相手の都合を考えてられるか」です。メールの件名や文章を推敲する余裕がある分、相手のことを考えましょう。営業アポを取るメールのコツを掴んで成績をアップさせましょう。