【忘年会の日程調整メール】社会人としてのマナーを守って送ろう!

日程調整, 飲み会

日程調整メールのマナー1:件名は一目で内容がわかるように設定

社会人は、様々な内容のメールを受けることになるので、タイトルからできるだけ多くの情報を得られるように設定することが大切です。「忘年会の日程調整について」など、一目で忘年会に関する内容であることがわかるようにタイトルを設定しましょう。

完結に概要と内容を説明

メールでだらだらと書かれてしまうと読む気を無くさせてしまいます。出来るだけ簡潔に忘年会の概要を説明しましょう。

どういった主旨でどんな雰囲気で行われるのかを記載して、参加者が忘年会に対しての疑問が出来るだけ生まれないようにしましょう。わからない点が多ければ、それだけ多くの質問メールが送られてしまいます。

日程調整メールのマナー2:日時の候補や場所をわかりやすく記載

忘年会の概要としては、日時や場所や周辺地図が挙げられます。それぞれを箇条書きにして読みやすい文章を作成しましょう。また、場所が未定の場合はホテルや料亭などテイストだけでも絞った上でメールを送ることが大切です。

日程調整の返信期限を決める

日程調整の為の候補日時の多数決や、出欠確認は必ず返信期限を定めておくことが大切です。返信期限を定めずに意見を募ってしまうと、半数以上の人から返信が来ないなど、自分の計画が狂ってしまう原因となります。

相手も自分と同じ内容の仕事をしている場合は、どれだけ忙しい中から返信するかがわかります。仕事の他のメールに埋もれてしまう可能性もあるので、返信期限は出来るだけ短めに設定しましょう。

日程調整メールのマナー3:BCCとTOを使い分ける

忘年会の日程調整メールを送る相手に社外の人物も含まれている場合は、BCCを使用することが大切です。通常、TOで複数宛先に送信してしまうと、他に送信した相手のメールアドレスが送信先に通知されてしまいます。

社外の人物を忘年会に誘う場合は、全員が顔見知り同士ではない可能性が高いので、個人情報を漏らさない為にもBCCで送信しましょう。

BCCで送信していることを伝えよう

BCCで送信することで、自分だけにメールが送られていると勘違いされる可能性があります。必ず、BCCで送信していることを伝えて、他の人にも送信していることを知ってもらいましょう。

言葉使いは誰でも当たり障りないように、敬語を徹底して不快な思いをさせないことが大切です。

忘年会の日程調整メールはマナーを守って失礼のないように送ろう

忘年会の幹事を任せられることで、できるだけ早くにあらゆることを決めてしまいたいと思うこともあります。その為に、どう考えても無理な返信期限を設けてしまったり、勝手に店を決めてしまうこともあります。

そうすると反感を買う結果になる可能性もあるので、勝手に概要を決めずに事前に相談しておきましょう。日程調整のメールはマナーを守って、社会人として相応しい内容で作成して送りましょう。

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2016年11月25日ビジネス