歓送迎会の日程調整メールの正しい手順とすぐ使える例文

2016年11月29日2020年3月31日日程調整, 飲み会

歓送迎会の日程調整はどうすべき？

業務上の都合もあるので、歓送迎会での日程調整の相談は最初上司にするべしとの意見もありますが、歓送迎会に主役が出られないのでは歓迎も送迎もできません。

日程調整は、歓送迎会に都合のいい日を何日か候補を挙げてもらって、その中で上司と相談して行く形が一番合理的です。

ここでは、ややくだけた日程調整メールの文面をご紹介します。

歓送迎会の主役に日程調整のうかがいを立てる

歓迎会なら、新入社員は研修の予定があるかも知れません。退職者だと、あまりのんびりしていると送別会が退職後になってしまいます。歓送迎会の日程は、まず主賓に予定の都合がつく日を何日か出してもらい、その中で上司と相談して、業務に差しさわりのない日程を決めましょう。

歓送迎会のメール例文

【例文】

件名　：〇〇さんと＊＊さんの歓送迎会

本文　：

お疲れ様です

表題の件についてご相談です

＊＊さんがＸＸ月より復職されました。

〇〇さんの最終出社日がＸＸ月ＸＸ日です

その日にみんなに〇〇さんと＊＊さんの歓送迎会を提案しようと思います。

お二人のご都合はいかがですか？

ＸＸ月ＸＸ日がＮＧの場合、ご都合の良い日を教えていただけると幸いです。

また、行きたいお店やジャンルのリクエストもございましたら是非！

どうぞよろしくお願いします。　△△

上司や役員に日程確認をメールで行う

さて、歓送迎会の主役に都合のいい日程をいくつか挙げてもらったら、上司と相談してさらに日程を絞り込みます。

日程が大体決まったら、来賓にあたる役員にも日程調整のお伺いをします。役員宛てのメールの書き方は、社内文書に準じたスタイルで問題ありませんが、必ず早めに連絡をする事を心掛けましょう。

上司・役員に日程調整の確認をする時はなるべく簡潔な文で

歓送迎会の日程に関して役員にメールで確認をする時には、宛先は「役員各位」とします。なるべく簡潔な文で、「ご都合はいかがでしょうか。」と尋ねます。

ただし、社内で「役員各位様」や「役員各位殿」といった表現が、使われているようならそちらを使いましょう。

歓送迎会の日程調整は参加者の都合の悪い日を教えてもらうのも◎

歓送迎会の日程を決める時には、誰の都合を最優先にするかという事をはっきりさせた上で、参加できる人が多い日を選びます。都合の良い日程を教えてもらうより、都合の悪い日を教えてもらう方が調整しやすくなるのです。

最初から参加者の都合の悪い日を聞くのも、日程調整の方法として効率的ですね。

ある程度割り切るのも日程調整のコツ

メールで日程調整する際は、候補の日をいくつか挙げて、その中で、「都合の悪い日があれば教えて下さい。」という文にします。返事がない人は都合が悪くないという解釈が出来ますので、返事が来ない人を全部確認して回らなくても良くなります。そうしないと、いつまでたっても歓送迎会の日程が決まらなくなってしまいます。

歓送迎会の日程調整のメール例文

【例文】

歓迎会の日程調整をさせて頂いております。次の日程のうち、どうしても都合がつかない日には「×」をつけてくださるようお願いします。

誠に勝手ながら、締切を△月△日とさせていただきますので、それまでに○○課の○○までご回答くださいませ。

また、両日とも支障がない場合は、回答を省略していただいても結構です。

○月○日までに日時や会場等を決定して、改めてお知らせいたします。お忙しい中、お手数をおかけ致しますが、宜しくお願い致します。

歓送迎会の日程調整メールは主役の都合を聞いてから上司に相談して役員・参加者に送信する

歓送迎会の日程調整メールの正しい手順と、すぐ使える例文を紹介しました。

メールで、歓送迎会の日程確認をする場合、候補日をいくつか挙げその中から選ぶようにしましょう。何度も変更したり、問い合わせをしたりしないで済むように、良く考えてから連絡を取るのが要点です。メールだと気安い文面になりがちです。失礼のないように気をつけてくださいね。