催促電話の上手なかけ方のコツ【ビジネスマナー】

催促電話

客先への催促電話のかけ方とは?

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はじめに、客先へ催促の電話をビジネスマナーに適したかけ方についてお話しをします。催促の電話をかける前に、催促の電話を段取りを決めておくことが大切です。催促の電話をかけた際に相手を怒らせてしまって、平謝りをしないように、話を進められる催促電話のかけ方を心掛けましょう。また、催促の電話をかける際にはビジネスマナーを守ることは必須です。

催促電話のかけ方で重要なのは第一声!

催促電話のかけ方として、まずは第一声が大切です。声が暗かったり、聞き取りにくかったりすると悪印象を与えてしまいます。電話に出た相手が担当の人と違った場合、取次ぎを依頼します。このとき担当者の部署や氏名をはっきり伝え、丁寧にお願いしましょう。

そして、目的を簡潔に告げ、相手の都合を伺います。相手がそのまま対応可能であれば要件に入りましょう。最後、電話切る前の礼儀正しく挨拶をします。電話を切る際の挨拶がしっかりできていないと、あなたのビジネスマナーを問われることにもなります。架電をしてから、切るまでの間は気を抜かないようにしましょう。

ビジネスマナーを弁えた電話のかけ方とは?

催促の電話というのは非常にデリケートです。言葉遣い一つでトラブルに発展してしまう恐れもあります。言葉遣い・ビジネスマナーに注意をして、上手に相手に催促の電話をしましょう。それでは、ビジネスマナーを弁えた架電の仕方について紹介します。

遠慮気味で謙虚な話し方をする

催促の電話をする際の上手なかけ方のコツとしては、感情的に相手を責めるような言い方をせず、事実関係を確認するように話すといいでしょう。質問するような形で話すと印象が柔らかくなります。遠慮気味に話しながらも、きちんと提案したものの催促ができるとビジネスパーソンとしての株が上がります。

相手を思いやる言葉を添える

架電をした際に、催促をする言葉がぶしつけだと、相手から反感を買って提案書類の期日を守ろうという気持ちにはならないかも知れません。

架電をした際には最低でも、「お忙しいところ大変申し訳無いのですが…」という形で、相手を思いやる言葉を添えましょう。また、相手が忘れてしまっている場合に備えて、「○月○日にメールで連絡させていただいた、○○に関する案件についてですが」と、内容を詳細に伝えてあげるとよいです。相手を思いやる言葉もビジネスシーンでは大切となります。

催促の電話をかけてみよう

それでは、催促電話のかけ方としてすぐにでも参考にして実践できる例文を紹介します。先ほども紹介したように、第一声が大切だという部分も今いちど意識しておきましょう。

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相手が不在ならかけ直す

催促の電話をかけた際に、休暇中や会議中などで相手が不在だった場合、電話応対をしてくれた方から伝言もしくは書き直しを申し出てくれるはずです。

架電した方としては、相手が何時頃戻るかを確認し、再度かけ直す旨を告げるのがビジネスマナーです。内容によっては伝言を依頼することもあるかと思いますが、その時は簡潔に趣旨だけ伝えるようにしましょう。

催促電話のかけ方は謙虚さの伝わる話し方がビジネス上で重要!

催促電話のかけ方について見てきましたが、いかがでしたでしょうか。客先への電話対応は苦手な方が多いです。提案したものに対し、上手に催促の電話ができると仕事がスムーズに進みます。

またビジネスマナーを守ったうえで、上手な催促電話のかけ方ができれば、ビジネスパーソンとして株があがります。架電をする際には自分が相手の立場に立って、どういった話し方であれば印象が悪くならないかを考え、十分に配慮したビジネスパーソンとしての対応を心掛けましょう。

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2016年11月29日ビジネス