お客様への退職挨拶メールの基本的な書き方3つと例文

2017年9月26日2020年3月31日退職

お客様に退職の挨拶・報告をする際の3つの基本！

今の会社でお世話になったお客様(顧客)・取引先に、何の挨拶も報告もせずに退職してしまうのはマナー違反です。そういったお客様とは、退社後にまた違った場所で一緒に仕事をする可能性もあります。

お客様に対する今までの感謝の気持ちを込めて、退職の挨拶メールを送りましょう。

まずは、お客様に対する挨拶の基本中の基本事項について3つまとめてみました。

退職挨拶と報告の基本①：お客様とのエピソードを入れる

お客様に退職挨拶のメールを送る際には、お客様とのエピソードを入れるのが基本です。

お客様側にも「ああ、そんな事もあったな」なんて思ってもらい懐かしんでもらうと、フラットに「個人的に今度お会いしましょう」なんてことになるかもしれません。

また今後の仕事などで、別の形でお客様とお付き合いする事もあるでしょう。ですから、挨拶にお客様とのエピソードを入れるのは大切なカギです。

退職挨拶と報告の基本②：お客様の後任担当者の紹介を入れる

退職の挨拶では、しっかりと後任としてつく社員をお客様に紹介します。そして、その後任者が会社の中でも優秀で、そのお客様に特別に付けるんですよ、といったニュアンスで挨拶文を作成すると、お客様への印象も良い挨拶になるでしょう。

お客様側と良好な関係が築けていればいるほど、担当者が変わる事に対してネガティブになるのは仕方がない事なので、しっかりと持ち上げてフォローしておく事が大事です。挨拶の時点で、お客様の不安を取り除いてあげましょう。

退職挨拶と報告の基本③：退職の3日～1週間前には送る

お客様に退職を報告する場合は、遅くとも退職日の3日～1週間前には報告を送るようにしましょう。

お客様にしてみれば、退職する当日に報告を送られても、お客様があなたに連絡を入れようとして会社にいないのでは意味がありません。お客様の都合も考えて、余裕をもって退社の挨拶、報告をしましょう。

必ず退職する数日前には、お客様に退職挨拶のメールを送信するようにしてください。

お客様への退職挨拶メールをより上手に書くためのポイント

では、お客様への退職報告をより上手に書くためのポイントについて見ていきましょう。

円満退職を目指すなら、お客様への挨拶でも細かい部分に注意を払う事が大切です。下記に示したポイント抑えて、さらに例文を参考に適切な挨拶メール、または手紙を送るようにしましょう。

退職の挨拶と報告は日付・理由・謝辞を忘れずに入れよう

お客様に退職を報告するメールの書き方において、おさえておきたいポイントがありますので、ここで見ておきましょう。

■退職の日付を入れておく

■退職理由に関して勤務先のイメージを下げたりするなどそういった細かいところは記載しない

■お客様にしっかりとこれまでお世話になった事への謝辞を忘れないように

上記のポイントは分かっているようで曖昧になっているケースが多いので、どれも欠けないようにしておきましょう。

お客様への退職の挨拶は、ポイントをおさえる事でさらに良いものになるでしょう。

お客様への退職の挨拶・報告の例文を紹介！

ここまで紹介したお客様への退職挨拶メールの内容を踏まえ、退職の挨拶メールとしてふさわしい例文をいくつか紹介します。どうやって書けばいいのかわからない、と迷った時は参考にしてくださいね。

お客様へ退職の挨拶と報告をする例文～転職の場合～

○○株式会社

△△様

いつもお世話になっております、株式会社●●の▲▲です。

さて突然ですが、このたび、×月×日付で、●●を退職することとなりました。

△△様におきましては、これまで大変お世話になりましたことを心から感謝を致しております。

特に、□□の件の折には、……（簡単な思い出を述べる）

皆様も、ぜひ、お元気でご活躍されることをお祈りしております。

本当にありがとうございました。

なお後任は、■■に引き継いでおりますので、引き続き●●をよろしくお願い申し上げます。

後任：●●事業部 ●●部 係長■■

Email：[email protected]

携帯番号：×××-××××-××××

また私の今後の連絡先は、以下になります

Email：[email protected]

電話番号：××-××××-××××

何かありましたらこちらへ連絡をいただければ幸いです。

お客様へ退職の挨拶と報告をする例文～定年退職の場合～

○○株式会社

△△様

平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

早速ではございますが、私ことこの3月をもちまして、定年退職の日を迎えることになりました。

△△様には、ひとかたならぬお世話になり、本当にありがとうございました。

ここに至るまでいろいろなことがございましたが、こうして無事勤め終えることができますのも、△△様のお力添えのおかげと心より御礼申し上げます。

本来であれば、お伺いしご挨拶をすべきところではございますが、まずは、略式ながら本メールをもちまして退職のご挨拶とさせて頂きます。

貴社のご発展と△△様のご活躍をお祈り申し上げます。ありがとうございました。

お客様への退職挨拶の書き方はエピソードを交える・時間に余裕を持つ・後任を紹介する

お客様に送る退職の挨拶メールの基本的な書き方3つと、例文をご紹介しました。

今までお世話になったお客様とこれからも良い関係を続けていきたいのなら、退職に際して挨拶するメールを送ると良いでしょう。

ただ、メールで挨拶をする行為は、あくまでも略式となります。大事な取り引き先や、目上の相手に対してはきちんと手紙やハガキで挨拶状を出すか、直接挨拶しに行くとより丁寧な印象になりますよ。