ビジネスメールを上司の代理で送る時の注意点3つ

2016年11月29日2020年3月31日代理メール

代理メールの注意点①：代理であることを明記する

最初の注意点は、誰が誰の責任の下で書いたビジネスメールなのか明らかにすることです。上司の代理でビジネスメールを作成するとき、上司の名前を騙っては、相手は上司からメールが来たのだと誤解します。また、反対に代理であることや上司の氏名を書かず、あなたの氏名だけでメールを送ると、そのメールや案件の責任者はあなただと相手は誤解します。その結果、余計なトラブルを引き起こす可能性もあります。誰かの代理でビジネスメールを書くときは、代理であることを必ず明記しましょう。

文中で責任の所在を明らかにする

代理で書くビジネスメール本文では、まず会社名とあなたの氏名を明記し、その後上司の指示により代理でビジネスメールを送信したことを書きます。文中に「○○（上司氏名）の指示によりメールを送信しました」というように書いておけば、そのビジネスメールの責任の所在が相手にも伝わるので、誤解が生まれることがなくなります。責任の所在を明らかにすることは、代理でビジネスメールを書く上でトラブルを防止するための重要な注意点です。

代理メールの注意点②：余計な付け足しはしない

次の注意点は、上司の指示通りのビジネスメールを書くということです。上司の代理でビジネスメールを作成するときには、上司に指示された内容のみを書くようにしましょう。あなたの考えや補足説明などを書いてしまうと、それによって誤解を招く恐れがあります。上司の代理でビジネスメールを書くときには、メールの責任者である上司に指示された内容のみを書き、余計な付け足しはしないようにしましょう。

付け足す場合は該当箇所の責任が自分にある旨を明記する

確認せずに文章の付け足しをすると、先方、上司、両方に迷惑をかけてしまう可能性があります。どうしても補足しなければいけないことがある時は、その部分の責任者が上司ではなくあなただと明示しなければならないことも、重要な注意点です。また、代理で作成したメールに補足や説明をつけ足すときには、上司に「この内容でよいか」の確認をとってから送信しましょう。勝手な行動を慎むということは、どんな場面においても重要な注意点です。

代理メールの注意点③：連絡先を明記する

上司の代理でビジネスメールを作成する際の最後の注意点は、連絡先を明記することです。通常、受信したビジネスメールに関する問い合わせや連絡事項があるときには送信元に返信しますが、代理が作成したビジネスメールの場合は、連絡をとりたいときに上司に直接連絡をとればいいのか、メールの送信元に返信すればよいのかが相手にはわかりません。メールの最後に、必ず連絡先を明記し、誰が対応するのか明らかにしておくのは重要な注意点です。

上司の連絡先は必ず記載する

このとき、よくあるミスが、上司の連絡先を全く書かないことです。あなたが対応できる案件であっても、先方は上司に直接連絡したいということがあるかもしれません。誰かの代理でビジネスメールを作成したときは、その誰かの連絡先を必ず記載すること。代理でビジネスメールを書くにあたり、これは基本的な注意点です。

上司の代理で送るビジネスメールの注意点は責任の所在を明示・何も付け足さない・上司の連絡先を記載

以上が、上司の代理でビジネスメールを送るときの注意点についてです。代理でビジネスメールを送るときは、「自分は代理人である」という自覚をもって作成しましょう。いらぬお節介、あるいは連絡先を書き忘れるということがないようにしましょう。