遅刻のお詫びメール・謝罪文の注意点3つ【例文あり】

謝罪, 遅刻

遅刻したお詫びに送るメール謝罪文は始末書とは違うの?

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遅刻したお詫びに謝罪文章を、書くことになった人は少なくないでしょう。ところで謝罪文と似たもので始末書があるけれども、そもそもこの二つはどんな違いがあるのでしょうか?物凄くクリアな理由があるのです!

謝罪文はお客様に宛てた「社外」の文書

お客様や取引先に対して、クレームやミス、不備・不具合や、遅刻などの理由で時間の予定を崩してしまった場合などに、お詫びの意味を込めて送る社外文書を謝罪文(お詫び状)と言います。

始末書は上司に宛てた「社内」の文書

ちなみに始末書はこれに対し、上司などへ提出する社内文書となります。優先度としてはもちろん、謝罪文の方が高くなります。

謝罪文を送る前に注意したいこと

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先ほどは、謝罪文と始末書の違いについて紹介しましたが、しっかりと違いをご理解いただけていますか?ここでは少し「遅刻」の論点からズレて、謝罪文を書く上で気を付けるべきポイントを押さえておきましょう。

「本当にこちらに非があるのか?」

メールで謝罪文を書く際に注意すべき点、それは「本当にこちらに非があるのか」という点です。最近ではクレーマーの存在というのが当たり前のようになってきています。

まずは、先方の言い分をよく聞いた上で、こちら側に責任があるのかどうかを見極めるようにしましょう。その上で、こちらに非があったと判断した場合は、率直に謝罪をするようにします。ごまかしたり変に言い訳を作ったりせず、心から即・お詫びする姿勢が大切です。

落ち着いてから謝罪文を組み立てる

また、お送りする前に謝罪文の内容を必ず確認しましょう。お詫びの文書なのに、重ねて失礼を含んだアクションをとってしまっては逆効果もいいところです。

時折「○○様」の「様」が抜けていたり…。まずは落ち着きましょう。落ち着いた後に丁寧に、謝罪文を組み立てていく方法をお勧めします。

謝罪文を書くタイミングと3つの注意点

謝罪文を書くきには注意すべきポイントがあります。「こちらに非がある」「早急に謝らなければならない」その心理は正しいのですが、急いで対応しようとするあまり、ミスを重ねてしまうことが全くないとは言えません。まずは落ち着いて必要な記載が抜け落ちないように気をつけましょう。

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謝罪文は即対応としメールを送るのが原則

これはもちろん、即対応です!メールの謝罪文は、不具合やミス、トラブルが発覚したらスグに出すようにします。今回のケースでは、「間に合わない!」と感じたその時点でスグメールを送るようにします。

遅刻した際に送るお詫びメールの注意点①謝罪文の発行日・担当者・標題を記載!

書面で送付する場合、謝罪文の発効日、もしくは提出日を必ず記載するようにします。会社の社名、担当者名などの記載も忘れずにするようにしましょう。また、「○○に関するお詫び」という表題を使用するよりも、より穏便な印象を与えるよう表題をなしにするのもひとつの手です。

遅刻した際に送るお詫びメールの注意点②ミスの原因と対策を示す!

謝罪文に原因を記載することで、今後も起きかねないミスへの対策を記載することができます。原因を述べるのがどうしても難しい場合は、「今後は再発防止のために細心の注意をはらう所存でございます」と書きます。

遅刻した際に送るお詫びメールの注意点③今後のお付き合いのお願い

遅刻に対する謝罪をしつつも、小さな気配りも必要で、これからも引き続き取引をお願いする旨を伝える一文も入れるようにしましょう。相手が大事な取引先ならなおさらです。

遅刻における謝罪文では何に謝っているかを具体的に述べる

最終的には、責任者が先方へ出向いて直接謝罪しなければなりません。そのため、謝罪文を記したメールは、あくまでも緊急に謝意を表明するものです。そのことを念頭に入れつつ、まずは早急に謝罪をする意味で謝罪文を作成しましょう。

遅刻したお詫びメールの謝罪文の例文

メール件名:××会議遅刻のお詫び

×××× 株式会社

(部署名) ×××× 様

または

××会員 各位

大変お世話になっております。

株式会社プロポータル制作部××です。

さて、先日の××会議に遅刻をしてしまいましたことを、深くお詫び申し上げます。

先日の遅刻は、前の予定が思いのほか延びたとはいえ、私の時間管理の甘さ否めませんで、全くもって弁解の余地がございません。遅刻をしたことにより、ご迷惑をおかけしてしまいました皆様には、重ねてお詫び申し上げます。

今後、このようなことのないようスケジュール管理を徹底してまいりますので、今回ばかりはご容赦賜りますようお願い申し上げます。

取り急ぎ、先日のお詫びまで申し上げます。

遅刻をした際に送るお詫びメールの謝罪文は落ち着きながらも早急対応!

遅刻をしたお詫びに送るメール謝罪文について紹介していきましたが、遅刻したお詫びに送るメール謝罪文についてはマナーやポイントは絶対におさえておきましょう。遅刻をした際に送る、お詫びメールの謝罪文は落ち着きながらも早急対応が基本です。

謝罪文(社外文書)は、始末書(社内文書)とは違い、取引先やお客様へ宛てて送るものなので、優先度としては謝罪文の方が高く、早急に対応すべき文書のひとつです。必要な情報をしっかりと書き連ね、お送りする先方に対して誤解のないように気をつけましょう。

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2016年11月29日ビジネス