添付ファイルのパスワードをメールで送る際のマナー

添付ファイル

メールを送る前に確認する点

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最近ビジネスシーンで多くなってきたメガバイト級の大容量データのやりとり。通常の文書メールと違って、送りあう際にはデータの圧縮や形式、送り方、送信後の確認と、気を使うことが多々ありますよね。メールで添付ファイルのパスワードを送る際の正しいビジネスマナーの前に、まずはメールを送る前に確認したほうがいいことは何でしょうか?

マナーとして送る前にメールの宛先をよく確認

いまさらと思われるでしょうが、メールの宛先の確認を第一に上げたいと思います。最初に、自分が作成した時は良いですが、やり取りを繰り返すうちに宛先が増えていく事があり、マナーとしてメールを送る前には注意が必要です。

メールタイトルに「パスワード」と明記しない

添付ファイルをパスワードつきZIP圧縮して送付後に、続けてパスワード自体を送付する場合があります。社外に送る場合は、ちょっと1,2回送るようなメールの場合にセキュリティとしては弱めで、何もしないよりはマシと言うレベルです。メールタイトルに「パスワード添付」はさすがにありませんし、メール本文に、「こちらがパスワードです」みたいなことも当然書く人はいません。

パスワードをメールで送る際のビジネスマナー

メールを送る前に確認したら、次はメールの添付ファイルをパスワードで、送る際のビジネスマナーとは何でしょうか。せっかくパスワードをかけたのに、ちょっとしたことでセキュリティの意味を成さない状態になってしまうこともありますので、気をつけたいですね。

添付ファイルとパスワードは別々にメールする

ビジネスマナーとして添付ファイルのメールとパスワードが記載しているメールは、別々に送るのが基本です。添付ファイルに暗号を設定した時に気をつけたいのが、添付ファイルと一緒にパスワードを送ってしまうこと。形式上は添付ファイルとパスワードを分けて送るのがビジネスマナーです。

添付ファイルのパスワードだけ別ルートで送る方法もある

セキュリティを考えてパスワードを別送するならルートをわけるべきのがビジネスマナーです。できればSkypeなり暗号化されたルートで、パスワードを送るなど、打ち合わせなどで実際に会ったりした時に、パスワードをあらかじめ決めておくという方法もあります。もちろんこの方法のほうがセキュリティは高いので、これを実現できるならそのほうがいいのですが、少々めんどくさい印象はあります。

添付ファイルにパスワードをかけることの意味

メールを送るときのビジネスマナーと注意点はわかりました。パスワードをかける時は添付ファイルとパスワードは、別のメールで伝えましょう。ただひとつ気になる点は、この添付ファイルにパスワードをかけて、それをメールで伝えるというこの方法、本当に安全性があるのかということ。その意味と危険性は何か、さまざまな意見を集めてみました。

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パスワードをかける利点「誤送信防止」「流出防止」「タッピング対策」

ビジネスマナー以外で添付ファイルにパスワードをかける利点は3つあります。

1:誤送信時の流出防止のため

※誤送信があった際に、ファイル内容が流出してしまう事態を防ぐことができる。

2:流出時の対策

PCがウイルス感染した時に大事な情報が入ったパスワードがかかっていると流出を防ぐことができる。

3:タッピング対策

タッピング、いわゆる盗聴の対策。

パスワードが煩わしくなりノーガードで送ってしまう人も

とはいえ、マナー云々よりも効率をとり、添付ファイルにパスワードをかけずに送ってしまう人もいます。ファイルにパスワードをかける際は、パスワードを全て記憶する、あるいはメモっておくなどの対応が必要になってくるので、それらを煩雑に思う人たちはパスワード付けが面倒で、ノーガードで送ってしまうのでしょう。

しかし、パスワードを付けずにデータのやりとりをすることは非常に危険です。特に小さい会社だと、個人情報が流出しただけで倒産する可能性すらあります。メールでのデータのやりとりは慎重に行いましょう。

添付ファイルとパスワードは別々にメールするのが正しいビジネスマナー

メールで添付ファイルのパスワードを送る際の正しいビジネスマナーについての、まとめはいかがでしたか。 添付ファイルに、パスワードをかけた際、添付ファイルを送ったメールとは、別の手段でパスワードを送ることはマナーの基本のようです。

ただ、セキュリティという観点からみるとこの方法は必ずしも安全というわけではありません。

昨今普及してきた転送サービス、オンラインストレージサービスも同様です。本当に守りたいデータを送る際には、その受け渡し方

には十分に気をつけましょう。マナーも送っていつことを忘れずに。

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2016年11月29日ビジネス