確認のビジネスメールの返信マナー3つ

確認メール

メール確認→返信のマナー①できるだけ早く返す!

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ビジネスメールの返信は早い方が喜ばれます。また、あなたの送信ミス、相手の受信ミス、サーバーの不調によるエラーなども考えられるため、確実に届いているかどうかの確認は大切です。忙しい場合にも、メールが届いている旨を確認メールで知らせましょう。

その際のメールの返事の仕方をみていきましょう。

確認メールを早く返信すると「安心感」と「信頼感」が生まれる

ビジネスメールはできるだけ早く返信する方が良いと言われています。メール確認した旨を即レスをする事で、仕事の早い人という印象を植え付けられます。

それは相手を安心させ、この人になら仕事を任せられるという信頼感に繋がります。

すぐに返信できない場合でも「メール確認をした」という事実を知らせる

メールはもちろん、状況によってはすぐ確認メールを返信できない場合もあります。外出中で必要なデータの確認ができない状況、あるいは用件定義待ちの状況など。そうしたケースメールの返事の仕方としては、届いたメールを確認するだけでなく、きちんと返信をするのがメールのマナーです。

そういう時には「○○の件、了解いたしました」「外出中ですので、戻りましたら確認の上で再度連絡させていただきます」「取り急ぎ、ご返信まで」などの一言を返信内容に入れた確認メールの返事の仕方をすればOKです。

メール確認→返信のマナー②気が利く挨拶を付け加えて印象アップ!

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ビジネスメールに対する返信は24時間以内がマナーと言われています。メール確認をする際には、そのメールが何時に送られてきたものかを確認してみてください。

通常の勤務時間中なのか、残業中なのか、なんとなく判断できますよね。それらのメールに返信する場合、冒頭の挨拶部分に適切な一言を付け加えて返信しましょう。

確認メールには、相手が貰って嬉しい一言を付け加えよう!

朝の早い時間に返信メールをもらったら

・早い時間にメールいただき、感謝します

・午前中に対応していただき、ありがとうございます

夜の遅い時間に返信メールをもらったら

・お忙しい中でのご返信ありがとうございます

・深夜にも関わらず返信いただき感謝いたします

メール確認→返信のマナー③件名は基本的には変えずに送る

こちらから出すメールにしろ、確認メールにしろ、ビジネスメールはわかりやすく簡潔に書くのが鉄則です。途中でメールの件名を変えてしまったら、一体何のことなのか、パッと見てわからなくなってしまいます。

返信メールの場合は、件名は基本的には変えずに送りましょう。そうしなければ、先方はどのメールを確認したのか解りにくくなってしまいます。

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ビジネスメールにおける「件名」は非常に重要マナー

ビジネスメールのマナーにおいて、件名は非常に重要です。こちらから新しく作成する際には、適切なメールの件名をつけましょう。

それと同時に、もらったメールに対しての返信をする時には、基本的には件名はそのままで送るべきなのです。多くのタスクをこなす人であればあるほど、メールボックスにはたくさんの返信メールが届きます。受け取った相手が確認しやすいような気遣いも、忘れてはいけないマナーです。

ビジネスメールを受け確認メールを返信する時はレスを早く!そして件名は変えずに

メールの内容を確認した旨を相手に伝える確認メールの返信マナーについてご紹介しましたが、参考になりましたでしょうか。

ビジネスメールの確認→返信には、細々としたルールがあって少し戸惑うかもしれませんが、メール確認後の返信は、あくまでも丁寧な対応を心掛けるという点を忘れずにいてください。

メールの返事の仕方は、時には例外もありますが、基本的な常識をしっかりと身に付けたうえで、状況や相手によってビジネスメールに対する返信も上手に使い分けてください。

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2016年11月29日ビジネス