留守電メッセージの正しい入れ方・残し方のポイント3つ

留守番電話

留守電の守るべきビジネスマナーとは?

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ビジネスシーンで電話をかける事はよくあると思いますが、留守電になってしまった時の対処法を知っている人は少ないのではないでしょうか。

ここでは、ビジネスシーンで電話をかける際の留守電の入れ方・残し方のマナーを紹介したいと思います。

留守電は必ず残す

留守電になった場合に、何も伝言を残さずに電話を切ってしまうのはマナー違反です。

会話でないと用件を伝えられない場合でも、きちんとその旨を留守電に残すという事を日頃から心がけましょう。

留守電の入れ方・残し方①:雑音や騒音の中で電話をかけない

ビジネスシーンでは、先方が電話に出られずに留守電になるケースは多くあります。その際には、きちんとルールを守って留守電を残すことが大切です。

留守電の入れ方・残し方のルールとしては、相手に不快な思いをさせないよう気を付けましょう。雑音や騒音の中で電話をかけずに、聞き取れる声量でメッセージを残すことも相手を思いやる大切なポイントです。

ゆっくりと聞き取りやすい言葉で!

留守番電話の残し方では、分かりやすい言葉ではっきりと話すことが重要です。 特に、名前を名乗る際や電話番号を伝える際には重要になります。きちんと声が録音出来ていなければ、留守番電話の意味がありません。

そのためにも、早口で話すことはやめ、相手に聞こえるようにゆっくりと話す事が留守電の入れ方・残し方ではマナーにもなります。また、聴き取りやすい言葉で話せば相手にとっても良い印象となるでしょう。

留守電の入れ方・残し方②:まず会社名と名前を残す

留守電のビジネスマナーでは、まず会社名と名前を言わないと、相手はどこから掛かってきたのか知ることができません。会社名と名前に加えて、部署や課の名前、担当の案件等も残すと良いでしょう。

また、第一声で、会社名と名前はハッキリと伝えるのも留守電の入れ方・残し方のポイントです。

留守電でも挨拶や名乗りはマナー

電話でもメールでも最初にするのは「挨拶」と自分が何者なのかを伝える事です。これは留守番電話でも同じですし、既に何度か連絡を取り合っている場合でも同じです。

携帯電話の場合、連絡先を交換していれば誰から着信があったのかはひと目でわかりますので、ついつい名前を伝える事を省略してしまいがちです。しかし、挨拶や名乗りもせずに用件だけ伝えるのは、相手に失礼ですので、省略せずにきちんと行いましよう。

留守電の入れ方・残し方③:用件や目的も吹き込む

留守電は短い時間しかメッセージを伝えることができませんが、きちんと用件や電話を掛けた目的をメッセージに残しましょう。

会社名と名前だけ名乗り、折り返しかけ直すというメッセージを残すだけでは、相手が物事を把握しにくいですし、もしかしたら早急に対応しなければならないことの可能性もあります。

そのため、メッセージには確実に用件や目的を吹き込むことが大切です。

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電話を掛けるときは留守電になることも予想する

留守電には会社名と名前、用件と目的を入れる必要がありますが、録音時間はとても短いです。

電話を掛けるまえに、留守電にメッセージを残すかもしれないという想定もして電話を掛けるように心がけましょう。

報告があるのか、確認したい事があるのか、相談したい事があるのか、など事前に整理しておけば、留守電の対応に困る事もありません。

留守電の入れ方・残し方ではゆっくりと分かりやすい言葉で話すのがマナー!

ビジネスにおける留守電の入れ方・残し方のマナーを見ていきましたが、いかがでしたでしょうか。

今回は、留守電の入れ方・残し方について、説明してきましたが、留守電には残せる時間が限られています。そのため留守電を入れる場合は、相手が知りたい情報や自分が伝えたい情報をすべて盛り込む必要があります。

電話を掛けるときは、留守電になる可能性も考慮して電話をするようにしてみてください。留守電においてもこれらのビジネスマナーを守る事が大切だと覚えておいてください。

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2018年1月30日ビジネス