FAXの返信や返送で絶対覚えるべきビジネスマナー

2016年12月7日2020年3月31日FAX

FAXが送られて来たときに最初に確認することは？

先方からFAXで文書が送られてきました。無事に受信できたら、最初に確認しておくべきことはなんでしょうか？

FAXはたびたび受信・送信エラーが起こるので、めんどうでもきちんと確認するくせをつけた方がいいでしょう。紹介していきます。

受け取った際は枚数や読めるかどうかを確認！

FAXを受け取った際のポイントは、FAX送付状に書かれたとおりの 枚数が揃っているか、不鮮明な箇所がなく内容・文字が読み取れるか、を確認します。自分あてのFAXでなければ受取人にすぐに届けるのも重要なポイントです。

FAXが自分あてであれば、きちんと届いた、もしくは不鮮明で内容が読み取れないなど、発信者に連絡をします。なお、普段はメールでも構いませんが急ぎであれば電話などですぐに確認を取るのがポイントです。またFAXでの返信が必要であれば、できるだけ早く返信するようにするのもマナーですよ。

FAXを返信・返送するときに注意する点とは？

FAXを返信する前は、どのような点に注意すればいいのでしょうか。注意を怠り、相手に対してマナー違反をしてしまったのを返信したあとに気づいても、もう取り返しはつきません。

社会人としての常識がないと思われないために、しっかりとFAXを返信するときのマナーを覚えておきましょう。

宛名の「行・宛」は「御中・様」に修正してしてから返信・返送しよう

FAXのような紙媒体での返信では、宛名に注意しなければマナー違反になってしまいます。発信者は返信希望のあて名の後ろに、「行」「宛」と記載してきます。「行」「宛」のまま、敬称もつけずにそのまま返信するのはマナー違反になりますよ。

宛名は「行」「宛」は「御中」「様」に修正してしてから、返信するのがマナーです。これは、急いでいたりするとつい忘れてしまうので注意しましょう。。

FAXを返送・返信する際は気遣いが大切

FAXの返信に対するマナーとして、短くても一言添えるなど、返信する際にちょっとした事に気をつかうと相手への印象が良くなるのでポイントとして押さえておきましょう。

頻繁にやり取りする取引先だったらなおのこと、良好な関係を維持するためにも手間は惜しまないようにしてくださいね。

FAXを返送・返信するときは簡単な挨拶をいれておこう

FAXを送信したり返信するときは、かならず送付状も送ります。そこに手書きで、「ご注文ありがとうございました」「いつもありがとうございます」など、簡単でいいのでコメントを書き込むとそれだけでも特別感を感じ取ってもらえて、良好な関係を維持できますよ。

ビジネス文書としての挨拶とは別に、送付状にコメントを入れてみるといいでしょう。

FAXを返信・返送する時は宛名の敬称を必ず変えること！簡単な挨拶を添えるとなお◎

FAXに返信・返送する際のマナーと、気をつけるべきポイントを紹介しました。

FAXは使い慣れない新入社員などからすると、少し怖いものかもしれませんが、慣れてしまえば難しいものではありません。FAXが届いたら、すぐに確認、そして担当者に連絡をしましょう。返信する場合は、宛名の敬称の書き換えを忘れずに行って下さいね。