FAXにつける送付状の書き方と基本的なマナーと3つの例文

2017年7月21日2020年3月31日FAX, 送付状

FAXの場合は送付状がないと混乱が起きる

FAXにおける送付状の役割はとても重要です。 送付状を付けずに送った場合、受診されたFAXがどんどん溜まっていき「どこからどこまでの書類がどの会社から送られてきたものなのか」がわからなくなってしまいます。 人数の多い会社の場合、誰宛てに送られてきたものかさえもわからなくなります。それらを防ぐためにも、FAXの一番最初に送付状を付けるようにしましょう。特に、直前にFAXを送るということを電話で連絡していない場合や、相手の受信環境が定かではない時は必須です。

送付状の書き方と注意点

郵送やFAXを受け取るとき1枚目として送付されてきている「送付状」は、誰もが見たことがあるのではないかと思います。「送付状ってどう書けばいいの」という疑問を浮かべる人もいるでしょう。ポイントをしっかりとおさえ、送付状の書き方をマスターしましょう。

送付状の基本構成とは

まずは送付状に書くべきことを理解しましょう。

「書類の右上に日付」

「左上に宛先」

「その下に差出人」

「タイトル・頭語・挨拶・概要・結語」

と続きます。

送付状は、書類の案内役となるものです。書類に目を通してもらうためにも、送付状は重要なものです。書き間違えのないように注意しましょう。

宛先の場所に書くべきことは「会社名・役職名・名前」です。個人の名前の後には必ず様をつけましょう。差出人の場所にも宛先同じ項目を記し、連絡先も追加して書くと良いです。

挨拶文の頭語と結語について

送付状の書き出しは、頭語と挨拶から書きます。 挨拶文の内容は「頭語」「時候の挨拶」「ビジネス上での挨拶」の3つです。 頭語は、会話でいうところの「こんにちは」にあたり、反対に結語は「さようなら」の代わりになります。 また、頭語と結語は必ず2つで1セットとなっており 「拝啓のときは敬具」 「謹啓のときは敬伯」 とあらかじめ決まっています。なんでもいいというわけではないので、気を付けておきましょう。 頭語の後には、時候の挨拶を書きます。 「春暖の候、時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」などという言葉がありますが、これが時候の挨拶にあたります。 次いで、ビジネス文書としての挨拶を行いましょう。 例えば、 「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」 「平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます」 がよく使われます。

送付状の書き方例文

実際に例文を見てみた方が理解が早いでしょう。

ビジネス文書の送付状は、ほとんどが定形で文書が決まっています。基本的な文章の流れを把握することで、さまざまな形の文書を書くことができるでしょう。

送付状例：①見積書について

送付状例：②カタログ案内

送付状例：③書類送付

FAXや郵送をする際の送付状の書き方は定型文を覚えて正確に

FAXや郵送をする際の送付状について紹介してきました。送付状の書き方は、社会人として「小さくも必ず乗り越えておくべき壁」です。ここでご紹介したポイントをしっかり押さえておけば、決して難しいモノではありません。送付状も付けずに書類を送付してしまうのはビジネスマナーとしてはNGです。郵送・FAXともに送付状は必要なものなので、忘れず一緒に送るようにしましょう。