FAXにつける送付状の書き方と基本的なマナーと3つの例文

FAX, 送付状

FAXの場合は送付状がないと混乱が起きる

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FAXにおける送付状の役割はとても重要です。 送付状を付けずに送った場合、受診されたFAXがどんどん溜まっていき「どこからどこまでの書類がどの会社から送られてきたものなのか」がわからなくなってしまいます。 人数の多い会社の場合、誰宛てに送られてきたものかさえもわからなくなります。それらを防ぐためにも、FAXの一番最初に送付状を付けるようにしましょう。特に、直前にFAXを送るということを電話で連絡していない場合や、相手の受信環境が定かではない時は必須です。

送付状の書き方と注意点

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郵送やFAXを受け取るとき1枚目として送付されてきている「送付状」は、誰もが見たことがあるのではないかと思います。「送付状ってどう書けばいいの」という疑問を浮かべる人もいるでしょう。ポイントをしっかりとおさえ、送付状の書き方をマスターしましょう。

送付状の基本構成とは

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まずは送付状に書くべきことを理解しましょう。

「書類の右上に日付」

「左上に宛先」

「その下に差出人」

「タイトル・頭語・挨拶・概要・結語」

と続きます。

送付状は、書類の案内役となるものです。書類に目を通してもらうためにも、送付状は重要なものです。書き間違えのないように注意しましょう。

宛先の場所に書くべきことは「会社名・役職名・名前」です。個人の名前の後には必ず様をつけましょう。差出人の場所にも宛先同じ項目を記し、連絡先も追加して書くと良いです。

挨拶文の頭語と結語について

送付状の書き出しは、頭語と挨拶から書きます。 挨拶文の内容は「頭語」「時候の挨拶」「ビジネス上での挨拶」の3つです。 頭語は、会話でいうところの「こんにちは」にあたり、反対に結語は「さようなら」の代わりになります。 また、頭語と結語は必ず2つで1セットとなっており 「拝啓のときは敬具」 「謹啓のときは敬伯」 とあらかじめ決まっています。なんでもいいというわけではないので、気を付けておきましょう。 頭語の後には、時候の挨拶を書きます。 「春暖の候、時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」などという言葉がありますが、これが時候の挨拶にあたります。 次いで、ビジネス文書としての挨拶を行いましょう。 例えば、 「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」 「平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます」 がよく使われます。

送付状の書き方例文

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実際に例文を見てみた方が理解が早いでしょう。

ビジネス文書の送付状は、ほとんどが定形で文書が決まっています。基本的な文章の流れを把握することで、さまざまな形の文書を書くことができるでしょう。

送付状例:①見積書について

見積書に付ける送付状のテンプレート


××発第××号

××年○○月○○日

××××(会社名)

□□□□□様

□□□□□□□□□□□□

□□□□

□□ □□□□□印

○○の見積書送付について

拝啓

平素は格別のお引立を賜り、厚くお礼申し上げます。

さて、先日貴社よりお問合せ頂いた弊社商品「○○」○個の見積りですが、

別紙に記載がございます故、ぜひご高覧頂けると幸いでございます。

価格につきましては、できる限りご要望に沿えるように努力いたしますので、ぜひご用命を賜りたくお願い申し上げます。

なお、近日中に弊社担当員がお伺いさせて頂きたく存じます。

詳細についてお話しいた だければ幸いに存じます。

まずは、見積書の送付かたがたお願いまで。

敬具

同封書類 見積書 1通

以上

送付状例:②カタログ案内

カタログ案内の送付状テンプレート


株式会社 ●●

開発部 ●● 様

平成 年 月 日

株式会社 ●●

営業部 ●●●●

カタログ送付のご案内

拝啓 ΟΟの候、貴社におかれましてはますますご繁昌のこととお慶び申し上げます。

さて、この度は、「●●」のカタログをご請求いただき、誠にありがとうございました。早速、弊社総合カタログとともにご送付いたしますので、ぜひご査収頂けると幸いでございます。

なお、製品の詳細についてご質問等ありましたら、弊社担当者がお伺いいたしますので、お手数ですがご一報いただければ幸いです。

敬 具

同封書類

 1 ●●  1部

 2 ●●  1部

 以 上

送付状例:③書類送付

書類に付ける送付状のテンプレート

平成××年××月◯◯日(右寄せ)

_________様

××市××町0−0(右寄せ)

tel.000-0000-0000(右寄せ)

××××株式会社(右寄せ)

××支店 営業部 ××(右寄せ)

書類送付のご案内(中央寄せ)

拝啓 

貴社におきましては、なお一層ご隆盛の由拝察いたしております。

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

早速ではございますが下記の書類をお送りします。

ご査収の上よろしくご手配を賜りますようお願い申し上げます

敬具



添付書類                     枚

  備考

FAXや郵送をする際の送付状の書き方は定型文を覚えて正確に

FAXや郵送をする際の送付状について紹介してきました。送付状の書き方は、社会人として「小さくも必ず乗り越えておくべき壁」です。ここでご紹介したポイントをしっかり押さえておけば、決して難しいモノではありません。送付状も付けずに書類を送付してしまうのはビジネスマナーとしてはNGです。郵送・FAXともに送付状は必要なものなので、忘れず一緒に送るようにしましょう。

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2017年7月21日ビジネス