FAXを送るときのマナーと送信状の書き方の基本

2016年11月25日FAX, 送信状

気を付けたい暗黙のルール、FAXのマナー

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FAXにまつわるビジネスマナーは、誤送信やビジー状態を回避する為のものだけではなく、相手への配慮の為に行った方が良いこともあります。

研修等でビジネスマナーとしてFAXのマナーを教えてもらうことはほとんどないと思いますが、暗黙のルールもありますので、これを機にしっかりとマナーを把握しておきましょう。

FAXを複数枚送るときはページ番号をふる

複数ページの資料を送るなど、FAXを何枚も送るケースがあるかと思います。その際は順番がわかるようにページ番号を入れるのがマナーです。

全ページ数がわかるように、5ページなら1/5、2/5といった書き方をしましょう。

何の情報もなしに次々FAXがくると、「いったい何ページあるんだ?」と相手もFAXの前から動けなくなってしまうでしょう。

また、大量に送るときは、事前に電話で知らせ、相手側のFAXの使用状況や用紙の有無等を確認すると親切です。

FAXで見づらい文字は拡大して送る

FAXで送られた文書は相手先では不鮮明になるケースが多いです。特に小さい文字や数字、アルファベットは見づらくなるので注意しなければなりません。

このようなときは、FAXに文字を鮮明にする機能があれば使用し、なければコピー機で拡大してFAXを送るようにするのがマナーです。

秘文書はFAXで送らない

FAXは見て欲しい相手が必ず直接受けとるとは限りません。さまざまな人がその文書を見る可能性があるため、親展や秘文書をFAXで送るのはマナーとして良くありません。FAXは、公開しても問題のない文書を送信するツールとして利用するようにしましょう。

FAXを送る際に付ける送信状とは

ビジネスシーンにおいてFAXを送る際には送信状を付けるのがマナーです。

送信状とは、その書類の送信者や宛先、枚数、概要、挨拶などを書いたモノです。郵送で書類を送る際の送付状、カバーレターと同じです。

送信状をつけることによって誰から送られた何の書類かが分かり易くなります。

枚数の漏れや誤送信などを防ぐ役割がある

FAXで送る書類と併せて送信状も付けると、書類の情報が分かるため、本来の枚数に足りなかったり、違う場所に送ってしまったりしたときに相手方に伝わりやすく、最悪の事態を防ぐ役割を担っています。

FAX送信状の書き方の基本

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上記にも書いた通り、FAX送信状とは、次に送るFAXの内容を相手に分かりやすくまとめたものです。これがあることで受取りのミスや内容の勘違いを防ぐことができます。

送信状はA4用紙1枚に収め、必要な項目を簡潔に記しましょう。

FAX送信状に記入する項目

・宛名

・差出人情報

・タイトル

・送信日

・送信枚数

・挨拶文

・内容記載欄

FAXを送る際のマナーに気をつけて送信状を付けると安心!

会社にFAXを送る際、不特定多数の人が見る可能性があることを十分考慮しなければなりません。そのため、あまり教えられることは少ないですが、FAXのマナーには気をつけましょう。

ビジネスシーンなら、送信状をつけてFAXを送ると受取りミスが防げて安心ですよ。

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2016年11月25日ビジネス

Posted by BiZPARK