源泉徴収票と郵送する「送付状」の注意点

2017年12月8日2020年3月31日源泉徴収票, 送付状

源泉徴収票につける送付状とは

源泉徴収票を郵便で送付する事は、退職者があった時によくある事務処理です。この際、送付状を同封するのはマナーとして必要なのかという事です。結果から言いますと、源泉徴収票を送付する際に送付状を同封する必要はありません。あくまでも事務処理として行うものですから送付状のあるなしはマナーでは問われません。

送付状は受け取り手への心遣いとして同封しよう

ただ、アルバイトなどで退職された方でまた来て欲しいと思う場合は、送付状を同封することで良い印象を与えることができるでしょう。この様に送付状を同封するのはマナーではなく、受け取り手への心遣いと考えればよいのです。源泉徴収票を送る際、送付状の同封は、マナーでは必要はありません、心遣いとしては同封することは良いことです。このような考え方で良いのではないでしょうか。

源泉徴収票の送付状における文面とは

源泉徴収票を送付する際、送付状を同封するとして次に必要なのが文面です。源泉徴収票の送付は事務処理の1つですから、できるだけシンプルな文章が良いと考えます。文例としては、「源泉徴収票を送付いたします。」この一言で本来は十分です。

送付状は基本的にシンプルな文面で良い

もう少し丁寧に書くとすれば、「源泉徴収票を送付いたします。内容について疑問などがございましたらお気軽にお問い合わせください。」このような内容になります。ですが、ここまでの内容も不必要と考えます。送付状の役割は、今回このような物を送りましたという事が相手に分かれば良いのです。ですから、手紙のように時候のご挨拶などは不必要となりますし、ご機嫌のお伺いも必要ありません。元来、源泉徴収票の送付などは事務手続きの一環ですので、丁寧な送付状は必要ありません。

源泉徴収票と送付状を郵送する際の注意とは

源泉徴収票を郵送する時、送付状以外にも気をつける事とは。源泉徴収票などを郵送する際には送付状の同封も大切ですが、「中身が見えないようにする」「何が入っているか分かるようにする」この2つに注意する必要があります。中身が見えないようにするという事ですが、これは封筒の中の源泉徴収票が外から透けて見えるような封筒などは使わないということです。源泉徴収票は受け取る方の収入が一目で分かってしまいます。

外から見えないようにして宛名を記載して内容物が一目でわかるようにしよう

このような人に知られたくない内容が書かれた帳票ですので、外から見えないようにするのは大切なことです。次に、封筒を受け取った方が間違えて捨ててしまったりしないようにこの封筒には源泉徴収票が入っていますよという事をひとめで分かるようにしておくという事です。具体的には、封筒の宛名面に「源泉徴収票在中」等と書き加えます。この様に、源泉徴収票を郵送する際は、外から見えないようにするのと、内容物が何か一目で分かるようにする。送付状にはこの2つが必要です。

源泉徴収票を送付状は基本的に丁寧なものは必要ないが郵送する際には宛名に注意しよう

源泉徴収票を送付する時、送付状以上に注意しなければならないのが、中身の見えない封筒を使うことと、源泉徴収票が入っていることが分かるようにするというこの2つです。送付状は同封されていると受け取った人はうれしく感じます。そして、中身の見えない封筒を使うことが必要で、や封筒を開かなくても源泉徴収票が入っていることが分かるのは受け取り手にとってより嬉しい事なのです。

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