郵送時には送付状を！契約書の基本的なビジネスマナー

2016年11月29日2020年3月31日送付状

契約書作成の基本的なマナーと確認すべきポイントとは？

契約書は、わかりやすさにも配慮するのがビジネスマナーです。契約書はさまざまな意味に解釈できる文章や表現をすると、後で解釈をめぐってトラブルが起こってしまいます。契約書の文書は正確に記すなど、いくつかのポイントがあります。

まずは、契約書作成の基本的なポイントやマナーを見ていきましょう。

まずは以前に作成された文書の確認から

ビジネスマナーとして、まずは最低限押さえておくべき契約書作成の基本を見ていきましょう。 契約書を作成する前に、その取引先と以前に作成された文書があるかチェックすることから始めてください。もし文書があれば、契約書の作成に向けて内容を確認しなければいけません。

必要事項の記載は確実に！

次に契約書の作成に移りますが、契約書は必要事項をもれなく記載するのが最重要です。そしてその契約書の内容が法律に違反してないか、一方的な内容でなく取引先と「win-win」の関係になる契約内容かをチェックします。そして最後に誤字脱字や内容に誤りがないか、契約書の見直しをしましょう。

また、契約書が複数枚に及ぶものであれば、契印を押しましょう。後から他の内容の用紙が挿入されたり、抜かれるのを防ぐためです。トラブルを事前に防ぐのもビジネスマナーのひとつです。

また、契約書に捨て印を押さないようにしましょう。取引先が勝手に文章を訂正できてしまうと、のちのちトラブルになりかねません。訂正がある場合には、その都度、契約書に訂正印を押すようにしましょう。

契約書を郵送する際のマナーを紹介

契約書を相手へ郵送する際にも注意しなければならないことがあります。

ある日、突然契約書だけ入った封筒を郵送するのはビジネスマナーに反しますし、受け取った側は何の書類なのかわかりません。ですから、それはどのような契約書で担当者は誰なのかを明確にする意味でも送付状を送る必要があるのです。

契約書などの書類には送付状をつけるのがビジネスマナー

契約書などの書類を郵送する際に一緒に送付したり、書類をＦＡＸで送信するときに添えたりする書面を送付状と言います。

ビジネス上のやりとりではマナーとして欠かかせないものです。送付状は、送り状、添え状、送付案内状などとも言われるので覚えておくといいでしょう。

表書きは省略せずに！漢数字を使う

また、郵送時に使う封筒の表書きに関しても注意点があります。

まず、表書きでは社名などを省略しないで書きましょう。ビジネス文書の表書きとして、省略した形で書いてしまうと失礼に当たりますよ。そして、表書きの住所などは基本的に漢数字を使いましょう。これもマナーの一つです。

契約書の発送には簡易書留や配達記録郵便を使う

契約書を発送するときは取引先にきちんと届いているかを確認するため、原則として簡易書留や配達記録郵便にて送付するのが一般的です。

契約書を発送する前に、取引先に電話などで簡易書留か配達記録で送ると伝えておくのもビジネスマナーでしょう。

契約書に捺印する際のビジネスマナーとは？

契約書には印鑑を押す場所がありますが、どちらが先に押せばいいのかわかりますか？いざ、契約の場面で戸惑わないように確認しておきましょう。

契約書で甲と乙がある時は「乙」が先に捺印する

契約書は自社と取引先の署名捺印があって、やっと契約締結となります。基本的に契約書は同じものを2通作成し、それぞれが1通ずつ持ちますよね。この場合、一般的には、金銭の授受がある契約であれば、金銭を受け取る側が先に捺印します。

契約書や覚書を締結する際は、業界と業種を問わず、捺印は原則として「乙」の方が先に2通とも捺印し「甲」に渡すのが鉄則です。万が一間違ってしまうと重大なビジネスマナーの違反となってしまうので覚えておきましょう。

契約書を返送してもらう時のマナーを紹介

契約書は、双方で保管すべきものです。送った場合は送り返してもらわなければいけませんし、取引先から届いた場合は送り返さなければいけません。

その際の、契約書の取り扱いマナーを確認しておきましょう。

契約書を返送してもらう時は返送用封筒を同封する

契約書を返送してもらうときは、あらかじめ返送用の封筒を同封するのがビジネスマナーです。

契約書は返送の際も簡易書留で返送してもらうことが望ましいですから、こちらが契約書を送ったときの連絡で、同じく返送を簡易書留でしてもらえるよう、依頼しましょう。

また、契約書は送付と同じく返送にも送付状を付けるのがビジネスマナーですので、忘れないでくださいね。

郵送時の送付状など上記の契約書に関するビジネスマナーを守って取引を行おう！

契約書の扱いは難しいと思いがちですが、今回紹介した内容を覚えておけば、最低限のビジネスマナーはバッチリです。

初めての契約書の作成では緊張してしまうでしょうが、これらに注意すれば問題なく契約書ができるはず。発送や返送など、送付状や表書きにもビジネスマナーがありますし、捺印の順番も決まっています。忘れないようにしましょう！