アルバイト先への住民票の正しい提出方法と写しの取り方

アルバイト, 住民票

バイトで住民票の提出を求められる理由とは?

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まず、バイトの採用先が住民票の提出を求める理由から説明しましょう。住民票とは要するに「現住所」が記載されている書類です。会社に入社するときは、バイトであっても色々な書類の提出が求められます。その種類は多岐にわたっていますし、締め切りもタイトだったりするため、入社のタイミングで忙しいのに面倒だな、と感じてしまう人も多いかと思います。

特に、住民票などの、役所にいかないと手に入らないものだと、なおさらですよね。バイト先へ提出した履歴書に現住所を書いてあるのに、なぜ、あらためて住民票が必要なのか、という疑問にお答えします。

理由は、身元確認や万一の際における連絡などのため

アルバイトを始めるのに、住民票を提出する一番大きな理由は「身元確認」です。

今はさまざまなライフスタイルがありますから、「現住所」に実際には住んでいないというケースもありえます。アルバイトを始める人の中には、提出した履歴書に記載している住所に実際は住んでいないという人もいるのです。アルバイトとはいえ、採用する側としては、そうした勝利を提出させ、身元をきちんと確認しておかないと、さまざまな問題が生じかねません。

もし、緊急時に電話連絡が取れなくなったとき、住民票を提出さえしてもらえていれば、連絡を取ることが可能になるでしょう。また、アルバイトとして18歳未満を雇う場合は法律で年齢確認の書類が義務付けられますから、年齢チェックのためにも必要なのです。もう1つ、アルバイトを始める人の現住所を正しく確認することで、正しい交通費を支払えるという利点もあります。つまり、採用する側は、さまざまな想定をした上で、アルバイトを始める人の「確認」のために住民票の提出を求めるというわけです。

住民票は、社会保険適用のためにも必要

バイトで採用する側の企業としても、法的に社会保険の適用を受けているため、正社員かバイトかを問わず、従業員に対してきちんと手続きをする義務があります。たとえば、企業は社員が納める「所得税」や「住民税」などの税金、そして「社会保険料」を給与から天引きして納付する、という義務も負っているのですから、色々な手続きが発生するのはやむを得ないでしょう。

アルバイト住民票提出の正しい方法とは…

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採用する側としても大切な住民票ですが、バイトを始める側にとっても重要となってきます。では、そんな住民票はどのように提出するのが妥当なのでしょうか。初めてバイトを始める人には少し不思議かもしれません。

アルバイト先に住民票の写しを提出する

バイト先から住民票を提出してください、と言われた場合、提出する書類は正確に言うと「住民票の写し」ということになります。役所の管理する「住民基本台帳」の写したもの、という意味です。

「住民票記載事項証明書」の提出をする場合もある

ただ、最近はバイト先でも、「住民票の写し」の代わりに「住民票記載事項証明書」の提出を求める企業などが増えてきました。その「住民票記載事項証明書」とはどういう書類なのか、かんたんに説明しておきましょう。住民票には現住所のほかに本籍地や前に住んでいた住所なども記載されています。けれど、採用する側がバイトをさせるのに必要としているのは、あくまでも現在ほんとうに住んでいる場所、の情報です。

そこで効率化を図るために使われるのが「住民票記載事項証明書」です。アルバイトを始める人の個人情報保護の観点からも、多くの企業が「住民票の写し」の代わりにこちらの「住民票記載事項証明書」に切り替えるようとなってきているのです。アルバイト先の担当者から「住民票記載事項証明書を」と言われるケースもありますから、頭に入れておいたほうがいいでしょう。住民票そのものと住民票記載事項証明書とは意味も異なりますから、バイト先に「住民票記載事項証明書を…」と言われても、混乱しないようにしましょう。

住民票の写しの取り方を確認しよう!

最後に、ではどうやって住民票の写しをとればいいのでしょうか。初めてアルバイトする方などにもわかっていただきたいと思います。住民票を提出するだけでなく、住民票を取得するのも初めてという方、参考になさってください。

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バイト住民票取得方法!基本は市区町村の役所窓口で

「住民基本台帳」は、住んでいる自治体が管理していますから、その写しを請求する際は、役所や役場の窓口に行くのが基本と考えてください。有料(数百円)で、本人確認の書類が必要です。本人確認になるのは、免許証やパスポート、住民基本台帳カードなどですが、免許証を持っていない場合は健康保険証でOKです。

最近は役所窓口のほか、郵便局やコンビニでも交付してもらえる自治体があります。役所のホームページなどで確認するといいでしょう。簡単に交付してもらえる「住民票の写し」、とにかく役所に問い合わせを。「住民票の写し」を取得する前に、アルバイト先に「住民票記載事項証明書」ではないという確認をするのも大切かと思います。もし聞ける状態であれば、聞いてみると良いでしょう。

他には?入社時に提出する書類について

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住民票などの書類をもとに、各種手続きを期限内にする必要があるため、会社側にしてみても、住民票を受け取って手続きをきちんとしなくてはいけないのです。ただ、このような入社時に求められる書類というのは、企業によっても違ってくるのが実際のところ。一般的に、どのような会社でも求められる書類や、その例外についても見ていきましょう。

入社時の提出書類は、他に年金手帳や源泉徴収票など

入社時の提出書類として、第一に挙げられるのが年金手帳。この年金手帳は、原則として勤務先か自分で保管することになりますので、もし前の勤務先で保管していた場合は、退職時に返却してもらうようにしましょう。また、源泉徴収票についても、退職時に前の職場から受け取って、提出しなければなりません。さらにこれらに加えて、扶養控除等申告書や、健康保険被扶養者異動届、給与振込先の届書といった書類も、一般的には提出するケースが多いでしょう。。

必須ではない書類を求められることも

上記のような書類以外でも、企業によっては提出を求められる書類があります。たとえば、

・従業員調書住民票

・入社誓約書

・身元保証書

・卒業証明書(新卒の場合)

などです。また、職種や業種によっては、免許や資格関連の書類を求められるような場合もあるので、募集要項をしっかり確認しましょう。

住民票は個人情報の観点から提出が減少

ご紹介しているように、従来は入社のときの提出書類として「住民票が必須」というケースは多かったものです。しかしながら最近では、個人情報保護という観点から、住民票記載事項証明書の提出で代替している企業も多くあります。こういった書類は基本的に、住民税や所得税などのための現住所確認のために必要とされる書類ですので、必ずしも「住民票」でなくてはならない法的根拠はなく、マスト(必須)ではなくなってきているのです。

アルバイトで住民票を提出するのは諸手続きのためで、住民票記載事項証明書でも対応可能!

バイト先に住民票を提出する理由と正しい対応について見てきましたがいかがでしたか?アルバイトで住民票の提出を求められた際は、まず役所に問い合わせて、必要な書類と手数料の確認をすることをおすすめします。もちろんその前に、「履歴書には正しい現住所を記載する」というのが大原則。

言わずもがなですが、くれぐれも間違いのないようにしましょう。また「アルバイト住民票提出理由」についてもご理解いただけたかと思います。なるべく「住民票記載事項証明書」についても合わせて頭に入れ、間違いなく書類を提出し、気持ち良いスタートを切りましょう。

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2017年8月8日転職