入社するときに必要な住民票と書類について知っておこう

2016年11月25日2020年3月31日住民票

入社のときに必要な住民票などの提出書類

会社に入社するときというのは、色々な書類の提出が求められます。それが多岐にわたっていますし、また締め切りもタイトだったりするため、入社のタイミングで忙しいのに面倒だな、と感じてしまったりもします。特に、住民票など、役所にいかないと手に入らないものなどだと、なおさらです。

社会保険適用のために住民票などが入社に必要

しかし、採用する側の企業としても、法律によって社会保険の適用を受けているため、社員に対してきちんと手続きをする義務があるのです。たとえば、企業としては、社員が納める「所得税」や「住民税」「社会保険料」を給与から天引きして納付する、という義務も負っているわけですから、色々な手続きが発生します。

会社によって入社時に提出する書類も違ってくる

そういった手続きを期限内にする必要があるために、会社としても受け取って、手続きをきちんとする必要があるわけです。ただ、こういった入社時に求められる書類というのは、企業によっても違ってきます。まずは、一般的に、どのような会社でも求められる書類についてみていきましょう。

住民票以外で入社に必要な提出書類は年金手帳や源泉徴収票など

入社のときの提出書類として、まず挙げられるのが年金手帳です。この年金手帳は、原則勤務先か自分で保管しますので、もし前の職場で保管していた場合は、退職時に返却してもらうようになります。また、源泉徴収票も、退職時に前職場から受け取って、提出するようになります。扶養控除等申告書や、健康保険被扶養者異動届、給与振込先の届書といったものも、提出するようになるでしょう。

マストではない入社のときの提出書類も

また、こういった書類以外でも、企業によっては提出を求められる書類というものもあります。たとえば、従業員調書や、住民票、入社誓約書、身元保証書、新卒であれば、卒業証明書などです。また、免許や資格関連の書類を求められるような場合もあります。

住民票は個人情報の観点から提出が減少

かつては、入社のときの提出書類として住民票というケースも多かったものです。しかし今では、個人情報保護の観点から、住民票記載事項証明書の提出で代えている企業も多くあります。基本的には、住民税などのための現住所確認のために必要とされる書類ですので、「住民票」である必要はなく、これはマストではなくなってきているのです。

入社に必要な住民票などの書類は社会保険のためで会社によって異なる

入社時の必要書類というのは、色々あるため、機械的に揃えるだけでも一苦労です。しかし、たとえば住民票のように、その目的に応じて、必要以上の情報を制限して、個人情報を守るかたちで、代替の書類を出すような場合もあります。こういった観点からも、入社時の必要書類については、その目的も一緒に理解をしておくとより安心といえるでしょう。

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