社内親睦会の決算報告をするときに必要な記載方法と注意点

2016年11月29日2020年3月31日決算, 飲み会

親睦会の決算報告は回覧で回そう

決算報告に記載する内容については、基本的に社外秘となるので、安易に書類を配るのは好ましくありません。

親睦会の決算報告書の記載内容が外部に漏れても、実際に被害を受けるのはありませんが、社外秘である以上、決算報告の記載内容を漏らさないための配慮が必要です。そのためにも、書類の配布ではなく回覧で回しましょう。

親睦会の決算報告における回覧時の注意点

わざわざ親睦会の決算報告書をコピーして外部に漏らすような事はありませんが、決算報告書にはコピーが厳禁である旨を記載しておきましょう。

また、一度ファイルから取り出したらわかるよう、ファイルに細工をしておくなど対策が必要です。回覧にすることによって、全員に行き渡るまでに時間がかかります。短時間で全員に回るように、期限を定めておきましょう。

親睦会の決算報告書には積立金管理の記載をしよう

親睦会に参加している人は年会費を支払うことになります。全員から年会費を徴収して、その中から毎回の社員旅行や飲み会の費用に当てます。1年間で使い切れなかった場合、来年度の予算に補填するか返金となります。

積立金をしっかりと管理していると示すためにも、通帳の画像と積立金の残高を記載しましょう。

助成金と区別して記載しよう

社内で親睦会を結成している場合、会社から助成金をもらえる可能性があります。

その助成金も親睦会の運営資金に含めますが、参加者から徴収している年会費と混同されないよう、区別して決算報告書に記載しましょう。

親睦会の決算報告書は明確に記載しよう

決算報告において、使途不明金が発覚すると親睦会に解散の危機が訪れます。

使途不明金が出ないよう、収入の部と支出の部を分けて記載しましょう。簡易な決算報告書にせず、できる限り詳しく明確に記載するのが望ましいです。

決算報告の内容が今後の運営に関わる

親睦会の参加者が減れば、結果的に解散することになります。

1人が脱会してしまうと、続いて数人が脱会する可能性が高いです。負の連鎖が起こるので、決算報告の内容によって脱会されないように注意が必要です。会社の要請によって親睦会が結成されているのであれば、強制参加させられる場合もありますが、法的に問題が生じている場合は脱会を引き止める事はできません。

親睦会の決算報告の記載内容には注意しよう！

親睦会の会員は、親睦会で使用されたお金に関する、決算報告を受ける義務があります。

自分達のお金が親睦会で使用されているので、具体的にどういったことに使用されているのかを明確に記載するようにしましょう。親睦会の規程に基づいて決算報告を行いますが、着服されていないかを確認するためにも、流さずに中身を確認しましょう。