入社式の案内はいつ出す?新入社員に通知する適切なタイミング

入社式, 新入社員

4月はいよいよ入社式の時期!

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毎年3月の時期になると、人事部や総務部はいつにも増してあわただしくなってきます。4月の時期に入ると新入社員が入ってきますよね。多くの会社は新入社員を迎えるにあたって「入社式」を行おうと思っています。人事部や総務部にとって、この入社式の準備という大役を担うケースが多いのではないでしょうか。

入社式の時期は準備に通知にと大忙し

受け入れる側の人事部からしたら、入社式の時期は新入社員にとって大事な日という事もあり、滞りなく準備や通知を行うために大忙しです。無事に入社式当日を迎えるための努力が必要になってきます。そのため、4月の入社式を迎えるためには、通知をはじめたくさんやるべき事があるのです。

入社式を行う意味を再確認しよう

毎年、入社式の準備をされている総務部や人事部のスタッフの方たちは、会社からの指示をうけて準備をおこなっています。そもそもこの入社式というのは何のために行っているのかを考えたことがありますか?

同じ忙しく準備をするのでも、入社式の意味や意義を自分のなかに落とし込んで準備を頑張るのと、ただ言われるがままにあくせくと準備をするのでは、自分のなかのやりがいも変わります。一度入社式の意味を考えてみても良いかもしれませんね。

入社するまでは人事部が会社の顔だと心得る

入社式をおこない新入社員をうけいれる会社にとって、何かしらの目的や意義を見出しているから毎年実施していると思います。そうでなければこれだけ事前に忙しく準備をして、かなりの時間と金額的なコストもかけておこなう必要は無いはず。必ず会社ごとに入社式の目的は存在していると思います。

例えば新卒社会人にとって、新入社員となりはじめての会社員勤めになるわけで、学生から社会人になる切替のタイミングのために入社式をやっているという考えも出来ます。いつまでも学生気分では社会で通用しませんからね。

いつ入社式の案内通知を出すのが適切なタイミング?

会場の手配や当日の流れなど、準備することがたくさんある入社式ですが、すべての準備が整ったら最後に忘れてはいけないことがあります。当日入社式に参加する新入社員への案内通知です。この通知を出してお知らせしてあげないと、誰も入社式に来れませんよね。いつ案内通知を出せばいいのかをしっかりとこちらで把握しておきましょう。

「3月上旬 〜 中旬」までに出すのが適切なタイミング

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入社式をおこなう場合は、あまりに直前に出すと新入社員の人達が不安になり、会社に問い合わせの電話がかかってきてしまう可能性があります。そのための対応で時間がとられると、またさらに忙しくなってしまいます。

ある程度の余裕をもち入社式の案内の通知は出しておきたいですよね。入社式を4月に行う場合であれば、3月上旬から中旬くらいがタイミングとしては適切。ですから、いつ案内通知が来るの?通知が来なくて不安と新入社員に思わせないためにも、3月上旬から中旬くらいまでには入社式の案内通知が行きわたるように準備をすすめましょう。

入社式の案内が遅いと内定者は不安や会社へ疑問をもつ

内定者のなかには、いつ入社式の案内通知がくるかと首を長くして待っている学生もいます。4月入社に備えて、最後の長期休みを楽しみながらも、心のどこかで内定先の事を考えてしまうという学生の心理を、企業側は理解しないといけません。

場合によっては、3月に入っても入社式の案内が来ないと内定者は「いつまで待っても通知がこないけど自分は本当に入社できるのか」と思ったり、「実は適当な会社なのでは?」と会社に対して不安や疑問をもつ可能性があります。

入社式の案内はいつ出す?3月上旬 〜 中旬までに出すのが適切なタイミング

入社式の案内を、これから新入社員として働き出す内定者へいつ出すべきか、そのタイミングについて見てきました。いかがでしたか?新入社員というのは、学生から社会人に初めてなるため、いつも以上に気持ちが高揚しているはずです。大切な入社式の案内の通知は、企業担当者の人達は忘れてはいけないものですし、新入社員となるものにとって重要な部分であると理解すべきです。

あまりに直前に入社式の案内を出すと、新入社員も不安になり会社へ疑問をもちますので、例えば4月の入社式であれば、3月上旬から中旬までの時期に届くように手配してあげるのが親切なのではないでしょうか。内定者の中にも、いつ入社式の案内が届くのだろう?と心待ちにしている人もいますから、なるべく早めに通知したいですね。

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2016年11月29日ビジネス