【件名はメールの顔！】転勤の挨拶を伝えるためにはタイトルは特に重要！

2016年11月25日2020年4月8日挨拶, 転勤

上司に転勤の挨拶メールを送る際の件名

上司は目上の相手になるので、「お知らせ」という言葉は避けましょう。「人事異動のご報告と御礼」と件名に記載しましょう。直属の上司など、一番お世話になった人物に対してはこの件名で構いませんが、人事異動を左右するような更に上の立場の上司にメールを送る場合には、「御礼」とだけ記載しましょう。

敬語を正しく使って転勤の挨拶メールを作成！

一見、「お知らせ」という言葉は丁寧にも見えますが、目上の人物に対して使用する言葉としては正しくありません。上司に対して「お知らせします。」という言葉は使用しません。正しくは「ご報告致します。」となるので、件名もそれに合わせて記載する必要があるのです。

同僚に転勤の挨拶メールを送る際の件名

同じ立場である同僚に送る際のメールの件名は、上司ほどに気を遣わなくても構いません。「人事異動のお知らせ」と記載しましょう。「人事異動のご報告」という丁寧な言葉遣いでも構いませんが、あまりに堅苦しい文章を挨拶メールで使うのは避けましょう。

思い出話を交えるのなら堅くない件名に！

同僚向けの転勤の挨拶メールの件名は、出来るだけ堅くない件名にしましょう。今までお世話になったことや、思い出話を交えた内容にするのであれば、内容的には堅くないものになるので、件名も本文の雰囲気に合わせて設定する事が大切です。

社外向けに送る転勤の挨拶メールの件名

取引先など、社外向けに転勤の挨拶メールを送る際の件名は、上司に送る場合と同様に、敬語を用いて件名を付けましょう。「人事異動に伴う業務引き継ぎのご案内」という件名を付けて取引先に送りましょう。

挨拶メールを送る前に引き継ぎは終わらせておく

取引先に送る転勤の挨拶メールは、書面で通知書を送るようなものです。つまり、メールを送るまでに実際に取引先に直接挨拶をして、後任への業務引き継ぎを終わらせておく必要があります。お互いに良い関係を続けるためにも、挨拶は必ず直接行いましょう。

また、今後は担当者が変わる場合でも、自分の新たな連絡先を記載しておく事が大切です。お世話になった取引先に変わった連絡先を伝えないことは失礼に値します。一言メッセージを付け加えたり、「後任者をよろしくおねがいします。」という一言を付け加えましょう。

転勤の際の挨拶メールの件名は本文の雰囲気に合わせたテイストにしよう

転勤の際の挨拶メールの件名は、見ただけで内容がわかるようにすると共に、書体は本文に合わせましょう。本文と件名で雰囲気に差が生じてしまうと、全体的にバランスの悪い文面に見えてしまいます。複数送信せずに、個別に挨拶メールを送る場合は「御礼」とだけ件名に記載すれば、本文の書体が堅苦しくなくても違和感が生じません。