メールボックスが溜まっている事は、仕事のデキの悪さを表している。

2016年11月25日2020年3月31日仕事術

メールボックス、今どのくらいたまっているか。

今あなたのメール受信ボックスには、読むべきメール・返すべきメールがどれぐらいたまっていますか？仕事のできる人は、自分宛てに届いたメールを次々と返し、常に空っぽの状態になっていると言って良いでしょう。

日頃からすぐに返信をするという意識を持ち合わせていますか？あるいは、後でまとめて返すというスタンスですか？

メールが遅い人は例外なく仕事も遅い

自分の所で止まっているメールの数が多ければ多いほど、その人は「仕事のできない人」という事になります。他の業務が忙しかったり、自分の中でメール処理の時間を決めてたり…という都合があるかもしれませんが、当然ながらメールの送り主はそんな事情は知りません。相手の印象として残るのは「返信が遅い人＝仕事のできない人」という事実だけなのです。

考える事を後回しにするな

仕事のできない人は、届いたメールを確認した時に「返信は後回し」という思考が働きます。それを繰り返しているうちに、メールボックスにどんどんとメールが溜まっていくのです。結局は後になって自分で返さなくてはいけないだけでなく「相手を待たせている」という事態まで招いている事になります。

後で返そう。一度考えてみよう。は、一つの物事に2倍の時間を費やす

メールを読んでその場で返すのと、後で返すのとでは、費やす時間が圧倒的に違います。メールボックスを開くまでの時間、返信の内容を考える時間が、単純計算で2倍かかっているのです。読むだけ読んで返信を後回しにしている人は、まず現状の効率の悪さに気付くべきでしょう。

一分一秒を大切にする仕事観の欠如が、仕事スピードの遅さを露呈している

仕事のできない人は、時間の使い方がヘタな人だと言われています。逆に仕事のできる人は、一分一秒までも大切にする思考で仕事に取り組んでいます。その時間も積み重なると、やがて大きな差となるのです。メールの返信速度は、スキルの問題ではなく意識の問題です。

メールボックスを見たら、グッとこらえ、その場で返信することを意識する

意識すべき点はひとつだけ。メールを開封したら、グッとこらえてその場で返信をするだけです。仕事の速い人はそこで別のページに離脱もしませんし、内容を考える前に「返信ボタン」を先に押すクセがついているのです。何も難しい事ではありません。これを無意識にできるようになれば、仕事の効率は圧倒的に上がります。

逆に、即レスが信頼に繋がる

もう一点忘れてはいけないのは、メールを受信する相手の印象です。自分が予想してた以上に返信が速く返ってきた場合、そこに生まれるのは「信頼」です。返信に時間がかかればかかるだけ、信頼は失われていきますし、仕事の速度も失われてしまいます。逆に速ければ速いほど、仕事もスムーズに進み、良い人間関係を構築する事ができます。

常にスピード感を意識した仕事を

仕事において「速さ」が武器である事は言うまでもありません。一流企業と呼ばれる会社は例外なくスピード感を重要視していますし、それが無ければ今後のビジネスシーンでは生き残っていけないと言われています。

より高いパフォーマンスを発揮したいのなら、まずは日常的なメールのやりとりから意識の改善を図ってみてはいかがでしょうか。