昇格に関わる推薦状・推薦文を書く時のポイント

2019年8月6日2020年3月31日推薦状, 昇格

推薦状・推薦文のポイント①部下の昇格のタイミングを見極める

推薦状・推薦文を書くタイミングは2つ存在します。自分が部下の能力を認めて推薦状を書くケースと、部下から依頼されて推薦状を書くケースです。部下の能力が高くて推薦状を自ら書く場合には、評価をそのまま推薦状に記載すれば済みます。しかし、部下から依頼された場合、上司はまずは能力があるかどうかをテストしたり実績の見直しが大切です。

推薦状・推薦文は無理には書かない

推薦状・推薦文を書く＝その推薦した人物が今後、今まで以上の活躍を保証するという意味です。つまり、その人物が昇格をして仕事をしなかったり、ミスを連発してしまうと推薦状を書いた人物も責任を問われる可能性があります。

推薦状・推薦文を書いた人が実際に罰を受けるケースはありませんが、推薦状・推薦文を書いた人は、人を見る目が無いと判断されてしまいます。推薦状を依頼されても、部下の能力が見合っていない場合は断りましょう。

推薦状・推薦文のポイント②昇格の際の上層部面接へも考慮して書く

上司が推薦状を書いて提出しても、昇格の際に行われる面接に合格しなければ昇格は認められません。直属の上司だけではなく社長や役員クラスの人物が面接をするケースもあります。

上の階級への昇格の審査になればなるほどに、社長や会長など普段は中々面接をしない人物も関わってきます。推薦状・推薦文の中身と面接の内容が違えば、推薦をした上司の評価も下がります。

推薦状・推薦文を書く際、本人と必ず面談する

推薦状・推薦文の内容と昇格の面接の内容が合っていない事態を引き起こさない為にも、直属の上司が必ず面談をしておく必要があります。昇格の意思を再確認すると共に、昇格してからの具体的な行動などを把握しておきましょう。そういった情報に基づいて推薦状・推薦文を書けば、推薦状・推薦文を書いた人物の評価も下がらずに、昇格の面接がスムーズに行きます。

推薦状・推薦文のポイント③推薦状・推薦文には昇格理由を具体的に書く

推薦状・推薦文の書き方としては、その会社のテンプレートを使用するケースもあれば、自分で一から作らなければならないケースもあります。

前者の場合はテンプレートに必要事項を書き込むとともに、推薦理由を具体的に記載しましょう。後者の場合は、具体的に誰宛かを記載して日付と推薦者名と本人の名前を記載しましょう。

推薦状・推薦文は正式な書類なので、堅い文章を心がけて失礼の無いように書きましょう。

推薦状・推薦文には明らかに優れている具体的な実績や能力を記載する

推薦状・推薦文には、推薦する人物の実績や能力を明確に記載します。コミュニケーション能力が高いというような、大雑把な内容ではなく具体的にどういった実績を挙げてきたのかを記載しましょう。

誰でも出来る実績を挙げてきた程度では、推薦状・推薦文の役目を果たせません。推薦状・推薦文には、他の社員よりも明らかに優れている部分がわかるような記載が大事です。

昇格の推薦状・推薦文はポイントを踏まえて具体的に書く

今回は、昇格に関わる推薦状・推薦文を書く時のポイントについてみていきましたが、いかがでしたでしょうか。

推薦状・推薦文は何度も書けるものではありません。チャンスは常にある訳ではなく、会社によっては時期が限られている場合もあります。

安易な気持ちで推薦状・推薦文を書いてしまったり、上司に依頼してしまうと思わぬしっぺ返しをくらうことになります。

部下の昇格の意思を固める際には、今後のビジョンも上司であるあなたから具体的に伝えられるようにしておきましょう。