歓送迎会の幹事をするなら知っておきたい進行の流れ

2016年11月29日2020年3月31日歓送迎会

歓送迎会を進行するポイントとは？

歓送迎会では歓迎される人と送られる人が話をします。

記念品を用意していればそれをどの進行具合のときに渡すかも決めなければいけません。参加者のスピーチや乾杯なども時間を決めて、流れが不自然にならないように進行のプログラムを組んでおきましょう。なお、挨拶をお願いするときには必ず十分時間をとって事前に依頼しておきましょう。

歓送迎会の進行表を作成してスムーズな流れで進める

歓送迎会には一般的な流れがありますので、それを参考に進行表を作成するのがいいでしょう。ただ、歓送迎会や歓迎会や送別会と違い、新たに迎えられる社員と旅立つ社員の両方に同時にエールを送る会です。

どちらから先に挨拶をしてもらうかで、歓送迎会の進行の流れが変わります。それぞれの歓送迎会の進行の流れを見ていきましょう。

新任者が先に挨拶をする歓送迎会の進行の流れ

しんみりしがちな「送られる側」の最後の話を、新任者のすぐ後に持ってくる送別会の進行の流れです。

会食、歓談の途中で新任者の自己紹介などをしてもらい、続いて転出者への花束や記念品の贈呈とスピーチと進行していきます。新任者の前向きな挨拶からの流れで、転出者の最後の話があってもあまりしんみりせずにすみます。

新任者の挨拶を先にして歓送迎会に明るい流れを作る

新任者に先に自己紹介や抱負を語ってもらい、明るい流れのまま、異動や退職する方のスピーチに進行します。

転出者の転出理由が、深刻な状況とは無縁な異動や配置換えの場合、スピーチで中断されることなく楽しく歓送迎会を続けられます。

新任者が先に挨拶をする歓送迎会の進行の流れの例

1歓送迎会開会の言葉

2最初の音頭

3乾杯

4会食・歓談

5新任者のスピーチ

6花束、記念品贈呈

7異動・退職する方のスピーチ

8締めの話と手締め

9閉会、2次会の案内

異動・退職する方が先に挨拶をする歓送迎会の進行の流れ

役職者のスピーチの後で転出者、新任者が話をして宴会に入るという流れです。

歓送迎会では、役職者のスピーチと乾杯の音頭は会の初めにしますが、転出者と新任者の挨拶は宴会の前にする時と宴会の途中でする場合、お開きの直前にする場合と進行がまちまちです。

メンバーの性格なども考えて、ざわざわしている中で軽く話してしてもらうか、静かな中できちんと話を聞いてもらいたいかを判断します。

退職する方の最後の話でしんみりするかもしれない時には

定年退職や介護などの理由による退職の場合には、最後の言葉で、歓送迎会が少ししんみりしてしまうかも知れません。

そんな時には、新任者の自己紹介や抱負などの話を後に持って行って、その場を盛り上げてもらう流れにしましょう。

特に頑張ってもらわなくても、新任者の挨拶というだけで十分歓送迎会が明るくなります。

転出者が先に挨拶をする歓送迎会の進行の流れの例

1歓送迎会開会の言葉

2最初の音頭

3花束、記念品贈呈

4異動・退職する方のスピーチ

5新任者のスピーチ

6乾杯

7会食・歓談

8締めの話と手締め

9閉会、2次会の案内

歓送迎会を進行する時は送られる側の事情を考慮して流れを決める

歓送迎会には、新しく赴任してきた社員と異動・退職する社員と主役が2名います。

その歓送迎会の進行を考えたとき、送られる側の理由によって、どのような流れにするか決めるといいでしょう。歓送迎会がしんみりした雰囲気にならず、参加者全員が楽しめる歓送迎会の進行の流れを心がけましょう。