無理な依頼をされたときの上手な断り方

断り方

「できることなら私もそうしたいのですが」

相手の意向に共感を示しつつ、それが客観的な事情から無理であることを伝える表現です。例えば、取引先から商品を今日中に手配してほしいと依頼されたとき、「できることなら私も今日中にお届けしたいのですが、商品の手配にどうしても数日かかってしまいます」などのように使います。相手の気持ちに寄り添う表現になるので、相手の気持ちを損ねずに、上手に「できない」ということを伝えることができます。この他に「とても残念なのですが」「せっかくのご注文なのに申し訳ないのですが」などのフレーズも、同じような文脈で使えます。「今日中には無理です」とストレートに言わずに、「数日かかります」と言い換えるのも柔らかく伝えるコツです。

「かえってご迷惑になりますので」

相手の要求を飲むと、逆に相手に不利益になるので辞退したい、ということを示す表現です。例えば、取引先から極端に短い納期での注文を受けた場合、「そのような注文をお受けしてしまうと、品質のチェックが不十分になり、かえってご迷惑をかけることになります。」などのように使います。相手のことを配慮していますよというメッセージを込めつつ、お断りの意を伝えることができます。「こちらの都合でできません」というよりも、「相手の立場に立った言い方なので、断る方も言いやすく、断られる方も受け止めやすい表現です。この表現を使う場合には、相手にどんなデメリットがあるのか、ある程度具体的に伝えた方が理解してもらいやすいでしょう。

「お引き受けできないことになっておりまして」

その依頼を受けられないことが事前に会社の方針として決まっている時に使える表現です。自分の一存ではどうしようもないという趣旨を伝え、暗に、特定の人だけではなく他の方に対してもお断りしていますということが伝わります。このように言われると、そういう決まりがあるなら仕方がないと納得してくれることが多く、さらにどうしてもと強く依頼されることは少なくなります。もっとも、別の担当者が違った方針で対処していてはおかしなことになりますので、社内での意思統一をしておくことやルール作りが必須となります。「皆さんにお願いしていることなのですが」「このようなご依頼はよくあるのですが」などという言い方も同じように使えます。

無理な依頼をされたときに上手に断るには

無理な依頼に対し、うまくお断りの言葉を伝える方法はたくさんあります。今回、その中から、相手の気持ちに共感しつつ断る方法、相手の不利益を伝えて断る方法、他の人にも同じように断っていると伝える方法の3つをご紹介しました。時と場合に応じて適切な表現を選んで、上手にお断りできるようになりましょう。

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2016年11月25日ビジネス