英文で受注確認のビジネスメールを送る際の書き方と文例

2016年11月29日2020年3月31日受注

英文のビジネスメールは内容を簡潔に伝えられるかが鍵

英文のビジネスメールを書く際に大切なのが、そのメールをどれだけ分かりやすいものにできるかです。日本語のビジネスメールは、時候の挨拶や相手の体調を気遣う文が入ることもあります。しかし、英文でメールを書く際には、分かりやすく短的に説明する必要があります。

英文の件名はどんなメールの内容かを一目で確認できるように

上記で述べたように、英文のビジネスメールは分かりやすく短的です。そのため、件名も分かりやすくするのがポイントです。取引先の受注を確認した際の件名も、購入した品物が分かりやすいようにします。例えば、

“Purchase Order ◯◯ from ●●."

のようになります。

◯◯には、品物の名前または購入時に発行される数字が入ります。●●には会社名をいれます。取引先の方々は、1日に数百通のビジネスメールを受け取ります。その人たちにどの商品の受注が確認出来たのかを漏れなくチェックしてもらうためには、分かりやすい件名が必要なのです。

受注確認時の英文メールには発注者・お礼・納期を入れる

受注確認のビジネスメールには、注文内容の確認だけでなく、発注者の名前やお礼、納期を伝えることが大切です。まずは、発注して頂いたことに対してお礼を伝えます。その後にその商品の納期を伝え、可能であれば支払い金額の確認が出来ると良いです。

受注確認時の発注者・お礼・納期の書き方の例

受注の確認後のビジネスメールで必要な受注先・お礼・納期の書き方をお伝えします。例えば、

Dear ◯◯:

Thank you for your order #12345. Your purchase has been placed and is being processed. It normally takes about 4-5 business days for delivery. We hope this order meets your expectations and we are looking forward to serving you again.

「◯◯様

12345番のご注文誠にありがとうございました。ご注文を確認し、只今手配中でございます。お届けまで、通常4〜5営業日を頂戴しております。商品にご満足していただき、またご用命賜ることが出来ればと存じます。」

というような文章を使用します。

受注確認のビジネスメールの最後には結語を忘れない

英文における受注確認のメールには、結語を使用します。"Best Regards" や"Sincerely" 等の「何卒宜しくお願い致します」に値する単語を必ず書きます。その後に、自分の名前を入れることで文章が完結します。例えば、

" Best Regards, Timothy Smith"

(何卒宜しくお願いします。Timothy Smithより)

のように結語の後に自分の名前をいれます。仲の良いクライアントであれば、ファーストネームのみでも問題ありません。

英文における受注確認のビジネスメール全文例

上記で説明した内容も踏まえた上で、一つのビジネスメールを書いていきましょう。

(Subject) Purchase Order #4562

(Text) Dear Mr. Johnson:

Thank you for your order #4562. Your order has been placed successfully and is being processed. It normally takes 7-10 business days for delivery. We hope this order meets your expectations and we are looking forward to serving you again.

Best Regards,

Ken McCoy

(件名)購入して頂いた#4562に関して

となります。

英文の受注確認におけるビジネスメールは件名と内容を端的に分かりやすく伝える

受注を確認した際のビジネスメールは、件名と内容を端的で分かりやすいものにします。発注・受注先の両者にとって重要なプロセスですので注文を確認したら、すぐにメールを送信する等の細心の注意を払います。上記の例文を応用して、プロフェッショナルな英文のビジネスメールを作成してみましょう。