英語の納期確認メールの書き方と例文【状況別】

納期確認

納期予定について問い合わせる英語メールの書き方

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では最初に、納期確認の中でも納期予定について問い合わせる英語メールのフレーズについて見ていきましょう。

ここで必ず入れるべきフレーズは

■どれぐらいで届くのか:How long delivery~

■どの程度の注文になるのか:If I order~

■注文する日:April 1 など

という3点です。

一言に海外からの発送と納期といっても、品物の種類や数、そして在庫状況や輸送方法によっても大きく納期予定は違ってくるからです。

納品予定を問い合わせる英語メールの例文

【英文】

Subject: Order for 30 chairs

(30脚の椅子の注文について)

Dear Mr.○○○○

(名前)

Just a quick quesion.

(少々お伺いします)

If I ordered 30 chairs,how long would delivery to Tokyo take?

(あなたの会社から30脚の椅子を注文した場合、東京にはどれぐらいの日数で到着しますか?)

I’ll probably place an order on ○○.

(ちなみに、注文予定日は○月○日を予定しています)

Thanks in advance,

(よろしくお願いいたします)

配送日を確認する英語メールの書き方

それでは次に、納期確認の中で配送日を確認する場合の英語メールの書き方です。

ここで大切なのは

■いつ:When will it~

■確認してもらいたい:Would like~

といった表現を使うと意味が分かりやすくなります。

また「お願いします」「お願いしたい」というような表現にすると、より丁寧な印象を与えられます。

配送日の確認に使える英語メールの例文

■When will it be delivered my order?

(私の注文は、いつ配送されますか?)

これは、商品の配送日を確認するための英語例文としてポピュラーな例文です。

主語は、注文になっていますので、「be delivered」を受動態で表現するのがポイントです。

また

■I would like to know the delivery date of my order.

(私の注文した商品の配送日を教えていただきたいのですが。)

とすれば、より丁寧です。「I would like to~」で「~をしたいのですが、」という意味になり、「want」よりも丁寧な表現になります。

出荷日と集荷予定日で納期確認をする際の英語メールの書き方

最後に、納期確認する際に注意すべき、「出荷日」と「着荷予定日」を確認する英語メールの書き方を見ておきましょう。

納期確認で出荷日と集荷予定日か、どちらをベースに納期確認をするかは大事な点です。

最近ではドアからドアまでを短時間で輸送してくれるクーリエも一般的になりましたが、海を越えるわけですから、どうしても出荷日と着荷日のずれは発生するので、覚えておくと便利です。

出荷日ベースと集荷予定日ベースで英語の表現は変わる

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では、例文を見ておく前に、納期確認における出荷日ベースと集荷予定日ベースでの表現の違いを確認しておきましょう。

出荷日ベースの表現

■dispatch the goods on ~

■shipment will be~,

■shipment date

■planning to ship on~

■dispatch date

着荷日ベースの表現

■delivery date

■time for delivery

■ETD (estimated time of delivery)

これらを、どちらをベースに英語メールのやりとりをしたいのか、その時の状況で使い分けるのが効果的です。

出荷日・集荷予定日ベースの納期確認で使える英語メールの例

出荷日ベース

■Could you inform us the shipment date of ○○?

(○○の出荷日を教えていただけませんか?)

集荷予定日ベース

■I would like to know the due date regarding purchase order no. ○○

(注文番号○○の集荷予定日を教えていただけますか?)

より丁寧な表現

■Please let me know the status of shipment and the date of the delivery.

(出荷の状況と納期についてお知らせ下さい。)

これは、荷積み後の詳細や納期確認をする際の英語メールの丁寧な例文です。輸入の場合、先方に代金を支払った後にその商品が荷積みされるのが一般的です。そこで、支払い後に逐一状況を確かたい場合は、こういったメールで確認を取るのが良いでしょう。

英語メールで納期確認をする方法を覚えて先方との金銭・商品トラブルを防ごう!

今回は、納期確認をする英語のメールで使えるフレーズと例文についてご紹介しました。

英語でビジネスメールのやり取りを行うとなると、少し敷居が高く感じてしまうかもしれませんが、基本的なフレーズと例文をチェックしておけば、どんな場合でも対応できますので難しくありません。

また、相手からの英語メールについても、しっかりと用件を盛り込んでおけば必要な項目が数字や日付が記載されて返ってくるので、翻訳も簡単だといえます。

納期確認をする際は、状況に合わせて例文を使い分けて、金銭・商品トラブルを未然に防ぎましょう。

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2016年11月29日ビジネス