英文ビジネスメールで資料請求する方法【例アリ】

資料請求

英文ビジネスメールの基本とは?

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ビジネスのメールを英文で書く際、基本的なポイントをいくつか挙げたいと思います。当たり前のことも含まれていますが、おさらいの意味も込めて改めて確認しましょう。ここでのポイントは、英文で資料請求する以外の場面でも活用できますのでぜひ押さえておきましょう。

基本1)英文ビジネスメールは手短に分かりやすく

ビジネスのメールは手紙とは異なり、より簡潔であることが求められます。相手は1日何十件、何百件というメールに目を通している可能性もあります。忙しいビジネスマンにとって要領を得ない長文メールほど迷惑なものはありません。用件は「手短に分かりやすく」を心がけてください。

基本2)英文ビジネスメールは長文にしない

英文ビジネスメールで資料請求をする際の、本文の書き方のポイントです。他の英文メールでも応用できます。

まず「長文にしない」ということです。時間をかけず分かりやすく読めるように配慮します。なるべく要点を簡潔にまとめましょう。

基本3)上手く改行を加えた英文メールにする

次の基本は、改行を活用する事です。正確に分かりやすく要件を伝えるためには、全体のボリュームもそうですが、1つの文も長々しくしないようにしましょう。改行を入れたり、重要な部分は箇条書きにし、読みやすさを心がけてください。

基本4)日本の礼儀は不要

そして「日本語の儀礼は通用しない」ということです。「平素より大変お世話になっております」などの日本語でのビジネスメールで使用する儀礼的な挨拶は不要です。とにかく簡潔さと分かりやすさを心がけてください。

英文ビジネスメールは≪件名&頭語≫で始める

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ビジネスの場面で資料請求のメールを英文で書く際の具体的なポイントです。件名と頭語の2つにわけて例文を見ていきましょう。

◆件名:必須です。資料請求であることを分かりやすく記載します。

【例1】

Request for the information on your new products (貴社新製品に関する資料請求の件)

【例2】

Information request (資料請求の件)

◆頭語:日本語で「拝啓」「前略」に該当する部分です。

【例1】

Dear Mr. ○○: (○○は姓。改まった間柄の相手の場合)

【例2】

Dear Sir or Madam: (相手の名前や性別が分からない場合)

【例3】

Dear △△: (△△は名前。親しい間柄の場合)

資料請求をする英文ビジネスメールの本文例

それではビジネスの場面で使える、資料請求を英文ビジネスメールで依頼する場合の例を見ていきます。参考にしましょう。

【例1】

We saw your advertisement in ○○. We are very interested in △△. Could you please send us the product catalog?

【例2】

I read an article about your product in the December 17, ○○. We’d like to know more details about △△. Please send us your catalog.

英文ビジネスメールは≪結び&結語≫で締めくくる

最後に「結び」で英文ビジネスメールを締めくくりましょう。英文ビジネスメールを送る場合、「書き出し」「本文」「結び」の3つを意識すると簡潔で分かりやすい内容を構成しやすいでしょう。資料請求のメールの場合のよく使われる「結び」の部分の例文を以下に挙げます。

【例1】

We look forward to your reply.(ご回答をお待ちしております。)

【例2】

Thank you very much for your attention. We look forward to hearing from you soon.(以上よろしくお願いします。迅速なご返事をお待ちしております。)

結語は送る相手によって変える

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結語は日本語では「敬具」「草々」に当たる部分です。英文ビジネスメールを書く場合は必ず入れてください。フォーマル度は頭語と合わせます。こちらも頭語と同様に資料請求のメール以外でも活用できますので覚えておくと便利です。

◆改まった間柄の相手に使う結語

Respectfully yours.

Faithfully yours.

Truly yours.

Sincerely yours.

Sincerely.

Best regards.

◆親しい間柄の相手に使う結語

All the best!

Keep in touch.

Take care!

Talk to you later.

Thanks.

英文ビジネスメールで資料請求をする際は例を参考に見やすい内容を心がけよう!

日常のビジネスの場面で英文ビジネスメールを送る機会はそれほど頻繁にはないかも知れません。突然英文で資料請求のメールを送ることになった場合、焦る人も多いのではないでしょうか。しかしビジネスで英文ビジネスメールを書く際の最低限のルールにのっとって「書き出し」「本文」「結び」3つの構成を意識すればそれほど難しいことではありません。簡単な文章で乗り切りましょう。

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2016年11月29日ビジネス