お断りメールの例文3選と状況ごとに使えるフレーズ一覧

2017年7月6日お断り

お断りの定型的なフレーズ・常套句・言い回しとは?

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この記事では、ビジネスメールで使えるお断りのビジネスフレーズと文例について紹介します。まずは、仕事で断りを入れる際の、短めのお決まりフレーズ・常套句・言い回しをまとめましたので、是非参考にしてみてください。

お決まりのフレーズ・常套句・言い回し一覧

お決まりのフレーズ・常套句・言い回し一覧

  • 遠慮しておきます。 →辞退します、ご遠慮申し上げます、お気持ちだけ頂戴します。
  • 認められません。 →納得できません、承服いたしかねます。
  • お断りしてすみません。 →せっかくですが、あいにく、願ってもない機会ですが。
  • いまのところ必要ございません。 →せっかくのお申し出ではございますが、今のところ必要ございません。
  • 結構でございます。 →ご出席のお返事は送らなくとも結構でございます。
  • お申し出はお受けいたしかねます。 →直接ご来社頂いてのお申し出はお受けいたしかねます。
  • お断りせざるを得ない状況です。 →今回は残念ながら条件が合いませんので、お断りせざるを得ない状況です。
  • ご要望には添いかねます。 →今回のご要望には添いかねますので、あしからずご了承ください。
  • ご遠慮申し上げます。 →良いお話ではありますが、ご遠慮申し上げます。
  • お気持ちだけ頂戴します。 →せっかくのお申し出ですが、お気持ちだけありがたく頂戴します。
  • 謹んでご辞退させていただきたく思います。 →今回は、謹んでご辞退させていただきたく思います。
  • せっかくのご依頼ではございますが。 → せ っかくのご依頼ではございますが、お引き受けする事ができません。
  • せっかくお頼り下さいましたのに。 →せっかくお頼り下さいましたのに、お引き受けすることができません。
  • お力になれなくて。 →お力になれなくて申しわけなく思っております。
  • お役に立てなくて。 →お役に立てなくて申し訳ありません。
  • ご協力できなくて。 →せっかくですが、ご協力できなくて申し訳ありません。

お断りしたい依頼・誘いを綺麗に断る方法とは?

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「仕事での断りたい依頼を綺麗に断る」際のビジネスメールについて、紹介していきます。仕事は、ただ断ればよいというものではありません。相手は取引先や客先で非常に強い立場をもっています。もし、あなたの断り方が相手を怒らせれば、社内での立場は台無しになり、上司からの評価も落ちてしまうでしょう。お断りのメールで必要なのが「綺麗に断る」という技術です。断っても相手から不満が出ないような配慮をすれば、綺麗に断るビジネスメールを書くことができるでしょう。

相手に促すような理由で仕事を断るのが無難

仕事を断る理由は非常に大事ですし、ビジネスマナーもあるので、そこに関してみていきましょう。基本的に断る側が、自分の理由で断わるのはNGです。仕事を断るなら、相手の理由を使うのがベターになります。

相手を納得させるには「デメリット」や「リスク」を伝える

ポイント

  • • 相手にも面倒な作業が発生する事実・デメリットを伝え、相手が「あきらめようか」と相手側に考えさせる
  • • 法令違反などのコンプライアンス面で問題がある面・リスクを伝え、相手が「それは危険だから、避けよう」と考えさせる
  • • 相手に「もっと簡単でメリットある代替策」がある提案し、相手が「別の案のほうが得策」と依頼を取り下げさせる

上記のように、あなたの理由で一方的に断るのではなく、デメリットやリスクを伝え、相手に促すような理由でお断りのメールを入れるのであれば、うまく断ることもできます。

ビジネスにおけるお断りのメール例文を紹介

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では、ビジネス上でのお断りのメールをここで紹介していきます。依頼や誘いを断るには勇気がいりますが、断ることで相手との関係がまずくならないように、言葉遣いには注意が必要です。それでは、お断りのメールの例文を3つ紹介していきますね。

お断りのメール例文①:お食事を断る場合

お食事を断る場合

  • 件名:お食事の件
  • ○○株式会社
  • 営業部 事業部長 ○○様
  • お世話になっております。
  • ○○株式会社・営業部の○○です。
  • この度は、お食事のお誘いをいただき
  • 誠にありがとうございます。
  • せっかくの機会ですので
  • ご一緒させていただきたかったのですが、
  • 私事で恐縮ではございますが
  • 現在業務が立て込んでおりまして、
  • 今回は謹んで辞退させていただきたく存じます。
  • 恐れ入りますが、また改めてこちらからお誘いさせて頂きたく存じます。
  • どうぞ、今 後ともよろしくお願いいたします。

お断りのメール例文①:接待を断る場合

接待を断る場合

  • 件名:ご会食の件
  • ○○株式会社
  • 営業部 課長 ○○様
  • お世話になっております。
  • ○○株式会社・営業部の○○です。
  • この度は、お声を掛けていただき、
  • 誠にありがとうございます。
  • ご一緒させて頂きたいのは山々ではございますが、
  • あいにく当日に他に予定が入っておりまして、
  • 日程調整が困難な状況です。
  • せっかくお誘い頂いたにもかかわらず、
  • 都合がつかず申し訳ございません。
  • またの機会にお誘い頂ければ幸いでございます。。
  • 取り急ぎ、お詫びかたがたご連絡申し上げます。

お断りのメール例文③:提案を断る場合

提案を断る場合

  • 件名:新商品のキャンペーンについて
  • ○○株式会社
  • 営業部 ○○様
  • いつも大変お世話になっております。
  • ○○株式会社・営業部の●●です。
  • 新商品の販促企画の件で新しい提案を
  • お願いしておりましたが、弊社の都合でキャンペーンの実施が
  • 困難な状況になっております。
  • こちらから提案したにもかかわらず、大変恐縮ではございますが、
  • 今回の件は白紙に戻させて頂きたく存じます。
  • こちらの都合で誠に申し訳ございませんが、
  • ご理解とご了承のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
  • 後日、改めて詳しい説明にお伺いさせて頂きます。
  • 取り急ぎ書面にて連絡をさせて頂きました。

上手な断り方にできるかはメール次第

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断りを伝える際には「ありがとうございます」などの感謝の言葉を書き記すことで、断りに対する印象を和らげます。また、断りの理由は差し障りのないものでも構いませんが、断る意思表示はあいまいにせず、はっきりと相手側に伝えることが大切です。

ビジネスメールにおけるお断りのフレーズは相手の納得を得られるものを使おう

こういったビジネスメールで相手の希望や依頼を断るケースは、ビジネスシーンでは多いです。それだけに、お断りのメールの、こういったマナーやポイントをしっかりとおさえて、相手に良い印象を与えて断るのもビジネスシーンでは大切です。今後のお付き合いの事を考えて、ぜひよい印象で切り抜けて下さい。

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2017年7月6日ビジネス

Posted by BiZPARK