仕事が遅い原因4つと改善方法【自分・相手編】

2016年11月29日2020年3月31日業務効率

仕事が遅い人の共通点をまず知ろう

ひとくちに仕事が遅い、レスポンスが遅いと言っても、さまざまなレスポンスがあります。

俗に「レスポンスが遅い」と言われている人々は、普段どのような行動をとっているのでしょうか？

そのようなレスポンス・反応が遅い人はどうすればレスポンスを早くすることができるのでしょうか？改善を考えるうえで、まずは仕事が遅い・反応が遅い人の共通点を見ていきます。

メールの返信や電話の折り返しが遅い

仕事が遅い・反応が遅い人の行動の基本は、「期限を守ろうという意識がない」といえ、それにたいして改善策を講じる素振りもありません。そのため、当然メールの確認をしても返信が遅くなり、電話の折り返しも後回しにされてしまいがちなのです。レスポンスを早くするには、かなりの意識改革は必要といえそうです。

作業に取り掛かるのが遅い

仕事が遅い人・反応が遅い人は、上司から何か仕事を頼まれたり、やらなければならないと決まっている作業に手を付けること自体が、とても遅いという共通点があります。頼まれた仕事を受ける際に「いつまでに仕上げるべきか」という期限を聞かない、または期日に余裕を持たせてしまうと、いつまでも棚上げするか、最悪の場合は期限ぎりぎりまで放置してしまいます。

そのため、進捗状況を聞かれて答えられないという結果になってしまいがちという共通点がありレスポンスが遅い原因ともいえます。

すぐに確認をしない

仕事が遅い人やレスポンスが遅い、または反応が遅い人は、仕事を任された際に、分からない点があっても、その場で聞くのを後回しにして、分かる部分から手をつけてしまいます。

そのため、いざ作業の詰めを迎えても、分からなかった部分が障害となり手が止まって、そのまま時間が経過してしまうのです。そうすると、結果的に仕事が進まないか棚上げ状態になり、進捗を聞かれても答えられない、期日に仕上がっていない、という仕事のやり方に繋がる悪循環を引き起こします。

仕事が遅くなる原因とは？

ここまでは、仕事が遅い人、反応が遅い人の特徴や行動パターンについて見てきました。果たしてレスポンスが遅いなどといった仕事が遅い人は、一体何に原因があるのでしょうか。共通点と原因を把握すれば、「レスポンスを早くする」などにむけた、改善する方法もわかるはずです。

仕事が遅い人の原因①時間管理ができない

反応が遅い人・レスポンスが遅い人といった仕事が遅い人は、仕事における時間感覚が欠如しているケースが多いです。何か物事を組み立てる際、その作業にトータルでどれだけの時間がかかるのかが想像できないのです。

仕事は自分だけでできるものばかりではありません。時には取引先の担当者の確認待ちや、関係部署との連携の手配や打ち合わせなど、様々な人が絡む場合があります。そうなると、時間を管理するスキルが必要になりますが、時間感覚がないレスポンスが遅い人には、これができないのです。この原因は、レスポンスを早くするためにもしっかりと、直していかなければいけません。

仕事が遅い人の原因②仕事の優先順位がつけられない

反応が遅い人・レスポンスが遅い人といった仕事が遅い人は、仕事が複数で同時並行している際に、何から優先して手をつけるべきか分かっていない可能性が高いです。仕事の優先順位は機械的に決められるものではありません。さまざまなしがらみや得意・不得意、そして誰あてのものなのかなども影響してきます。

ですが、レスポンスが遅い人は、本質の部分である仕事の複雑な要因を想像できず、周りの影響も考えられません。 そのため、急ぐべき仕事を棚上げにして、いつでもいい仕事にかかりきりとなる共通点があります。こちらの原因についても、レスポンスを早くするためには絶対に改善していかなければいけません。

仕事が遅い人の原因③コミュニケーション能力が低い

反応が遅い人・レスポンスが遅い人といった仕事が遅い人の共通点にもありましたが、「不明な点や知らないものを人に聞く」「困っている時にすぐ助けを求めるのが苦手」、こういった人もレスポンスが遅くなってしまいがちです。

人を頼ればすぐに解決できるのに、自分の力だけでなんとかしようと頑張るため、仕事の手が止まってしまいます。

仕事が遅い人の原因④怠惰で自分本位な性格

身もふたもない理由ですが、仕事が遅い原因として、もともとそういう性格だから、というケースも考えられます。相手の都合にまで意識が及ばず、自分本位で行動する人物の場合です。

そういう人は基本的に自分の都合のみで動いているので、相手が困ろうが怒ろうが、ほとんどは自らを省みようとしないのです。

仕事が遅い人の改善方法

仕事が遅いのか、反応が遅い人なのかについて、共通点と原因については答えが見つかりました。何かにつけて返事や反応が遅い人というのは、自分が担当している作業の全体を把握できていない、時間感覚がない、相手の都合を思いやれないなど、いろいろあるでしょう。

それでは最後に、そういった「仕事が遅い」「反応が遅い」「レスポンスが遅い」のを克服するにはどうすればいいのか、自分が「仕事が遅い人」場合と、他人の「仕事が遅い」部分を直させたい場合の、それぞれの改善する方法について見ていきましょう。

自分が「仕事が遅い人間」である場合

■仕事が遅い人の改善ポイント①合理的な仕事の進め方を理解する

メールの確認や返信、電話の折り返しは、相手から来た段階ですぐに確認し、すぐに対応してしまった方が合理的です。大変な作業ではありませんから、「見た」「知った」と感じたら即座に対応するクセをつけて改善しましょう。

■仕事が遅い人の改善ポイント②「仕事の期限」を常に意識する

仕事が遅いのであれば、周りから何か頼まれたら、真っ先に「いつまでに仕上げればいいでしょうか」と聞くクセをつけましょう。

そして期限を確認したら、期日から逆算して自分が作業に使える時間を決めます。結果的に、進捗状況を聞かれた際にも正確に答えられるので、改善に繋がります。

他人が「仕事が遅い人間」である場合

■仕事が遅い人の改善ポイント①頼む際に期限を明示する

仕事の反応が悪い人に何か仕事を頼む際には、必ず「○○日の○時までに」と期限を切ってしまいましょう。反応が遅い人が自分から聞いてくるのを待っていても、期待はずれに終わる場合が多いですし、期限を切っても守らない人がいますが、要は意識づけとして有効なのです。

■仕事が遅い人の改善策ポイント②しつこく問い合わせる

仕事の反応が遅い人に、何か問い合わせや催促をしなければならない場合は、何度も問い合わせの連絡を入れるしかありません。一度聞いて返事を待つスタンスでは、後回しにされたままです。何度もしつこく連絡して「この案件は緊急なのかも」と思わせるのです。

仕事が遅い人・反応が遅い人でも原因と改善策を守ればレスポンスが遅いのも改善できる

今回は仕事が遅い人・反応が遅い人の共通点と改善方法について見てきましたが、いかがでしたでしょうか？

レスポンスが遅いなど、仕事の反応が遅い人の原因と共通点は、「時間」や「仕事の優先度」を考えず、ただ目の前の業務に追われているという点です。改善方法として「期限」を常に意識するようにしましょう。

また、周りの人を改善させたいのであれば、とにかくしつこく同じことでも聞くようにして、同じように意識づけするのが、レスポンスを早くするための得策といえます。