ダブルブッキングの対処法3つと謝罪メールの例文

2016年11月29日2020年3月31日ダブルブッキング

ダブルブッキングをしてしまった際の上手な対処と断り方

ビジネスで予定を管理できずダブルブッキングになってしまうと、商談が破棄されてしまったり、信頼関係が崩れてしまったりなど、会社に不利益をもたらしてしまうかもしれません。万が一起こってしまった場合には、当然社会人としてビジネスマナーを守った対処をしないといけませんね。断り方も大切ですので、まずはじめにダブルブッキングをしてしまった際の対処のしかた・断り方の基本的ルールについて見てみましょう。

ダブルブッキングした時の対処①：断りの連絡をする前に熟考

ダブルブッキングはどちらかを断らなければなりません。断り・再調整のお願いをするときはなるべくダメージが少なくほうを選びましょう。対処・断り方のコツは、よく考えた上でお詫びの文章とともに再調整のお願いをする事です。

ダブルブッキングした時の対処②：立場や関わりを考慮して決断

立場や関わりを考慮ながらの対処・断り方のポイントをまとめてみます。

●ダブルブッキング相手との仲の良さ

→スケジュールの再調整は避けなければいけないことなので、仲の良いお客さまの方が、スケジュールの再調整を依頼しやすいです。

●ダブルブッキング相手の役職

→役職に就いていらっしゃる方は、スケジュールがタイトな場合が多いので、スケジュールの再調整を依頼するのは避けた方がいいと思います。

●ダブルブッキング相手の人数

→少人数であれば再調整しやすいので、人数の多い約束を優先しましょう。

●面談内容の重要性

→ダブルブッキングで謝罪や依頼など、こちらから頭を下げなければいけない約束を優先すべきでしょう。

ダブルブッキングした時の対処③：反省と謝罪を伝える

ダブルブッキングはする側もされる側も嫌です。しかし実際にダブルブッキングが起きてしまったら、どのように振る舞うべきでしょうか。答えは簡単です。断り方の基本は、相手に謝罪と反省を伝える事です。これが最も根本的な対処の方法・原則です。その時に、今後一切ダブルブッキングを繰り返さない対策を相手に伝えるのもビジネスマナーです。

ダブルブッキングしないための事前の対処

ダブルブッキングは起こってしまいがちですが、出来れば避けたいものです。ダブルブッキングでミスをすると、予定管理ができないという悪印象を与えてしまうので注意が必要ですね。ダブルブッキングしてしまった場合は断り方も大事ですが、同じくらい事前の予防策も重要です。それでは、ブッキングで失敗しないための、事前の対処方法について確認しましょう。

事前の対処①：予定を入れる時に再度確認する

相手方との約束を入れる時は、しっかりと確認してから対応しましょう。こうする事でダブルブッキングをしてしまう可能性はぐっと下がります。当たり前の事のようですが、意外と徹底できていない人も多いみたいですので是非参考にしてください。

事前の対処②：リマインドメールを送る

これは、自分自身のダブルブッキングを防げるのはもちろん、相手方がダブルブッキングする事も防げます。打ち合わせや商談の数日前に送ることで、うっかりミスを防げます。万が一ダブルブッキングに気づいても、直前に伝えられるよりは対応が楽になりますね。

事前の対処③：予定管理ツールを活用する

予定管理のためにどんなツールを使っていますか？今では、予定管理のための様々なアプリもありますよね。従来の手帳はもちろんですが、二重三重に予定をチェックする事で、ダブルブッキングを予防できます。また、効率的に予定管理ツールを活用すれば、あまり手間をかけずに予定が組めるというメリットもあります。

ダブルブッキングの断り方と謝罪・再調整のメール

ここまでダブルブッキングをした時の対処と断り方のビジネスマナーを見てきましたが、次は、ダブルブッキングしている事と日程の再調整をするという点に関してのメールの例文についてまとめてみました。ダブルブッキングをしてしまった時には確実に、再調整のメールを送りますので、この機会に断り方と合わせてポイントをしっかりとおさえておきましょう。

ダブルブッキングの謝罪と再調整のメールの例文

件名:（本日のお詫び）

●●●●株式会社

●●●●●様

いつも大変お世話になっております。

株式会社XXXの○○です。

本日は、ご多忙中に貴重な時間を空けていただいたにも関わらず、私どもの不手際でご訪問日を変更させていただきましたこと、深くお詫び申し上げます。

また、お時間をご工面していただいて、ご面談いただき、誠に申し訳ございませんでした。

この度のことは、弊社の不手際によるダブルブッキングが原因であり、弁解の余地も一切ございません。

つきましては、以後二度とこのような不手際がないよう肝に銘じてまいりますので、どうかご寛容賜りますようお願い申し上げます。

取り急ぎ、ご訪問で時間に遅れましたお詫びまで申し上げます。

後日改めて日程の再調整を提案させていただきます。

引き続きよろしくお願いいたします。

ビジネスマナーとしてダブルブッキングに関するメールは迅速に

上記がダブルブッキングをしてしまった時の例文になりますので、この機会にしっかりと例文のポイントをおさえておきましょう。ビジネスマナーとして、あまり長文になりすぎてもかえって失礼になりますので、端的にかつ反省の気持ちや謝罪の気持ちをしっかりと誠意をもって伝え、その後の対応なども分かりやすく伝わるようにしましょう。

謝罪のメール送信後に必ず電話するのがビジネスマナー

ダブルブッキングであったことを謝罪して再調整の依頼をメールで送った後、そのまま放置しておく事が絶対に無いようにしてください。メールを送った後は、さらに、電話で直ぐに相手にコンタクトを取り、ダブルブッキングであった事を謝罪して日程の再調整をするのがビジネスマナーです。ダブルブッキングに限らず、失敗したときは、できるだけ迅速に対応するのが基本中の基本です。これができないと深く傷を負う事にもなりかねませんので、気は重いかもしませんが電話をしましょう。

迅速・まめがカギ！ダブルブッキングの対処と断り方は優先順位を考えて行う事

ダブルブッキングをしてしまった際の対処と断り方、お詫びと再調整の方法についてまとめましたが、いかがでしたか。ビジネスシーンにおいてまずはダブルブッキングを起こさないように予定の管理は慎重に行う事が大切です。万が一ダブルブッキングを起こしてしまった時には、ビジネスマナーとして早急に謝罪しリスケジュールを立てる必要があります。 ダブルブッキングをしてしまった際のビジネスマナーを守った断り方をマスターして取引先に不快感を与えないようにしていきましょう。