検収報告書(検収書)を督促するメールの書き方と例文

検収報告書, 督促

検収報告書(検収書)とは?

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検収報告書(検収書)とは、発注先の企業から納品された品物の品名や種類、数量、内容などに問題が無かったと発注者が点検したことを証明する文書のことです。

一度検収通知を出してしまうと、例外を除いて、それ以降の品物に関するクレームはつけられません。

検収報告書とは基準を明記したトラブルを防ぐための書類

納品書をもらって一安心していたら、後から数量不足でクレームが来た……納品書だけだとそんなトラブルもあります。納品書は納品が済んだという意味ですから、その内容を相手が確認したということではないのです。納品通知書の後に検収書をもらえば、数量や内容についてのクレームはほぼ考えなくて良くなります。契約の段階から検収の期間や内容を定め、トラブルなく検収してもらえるようにしましょう。

検収にまつわるトラブルを回避するためにも、契約書に検収基準を明記しておくことが重要です。プロジェクトに関わる際は、この検収基準について注意を払いましょう。

期間を過ぎても検収報告書(検収書)が来ないなら督促メールを

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契約で定められた検収期間または、納品からある程度の日数を置いても検収報告書が来ない場合は、検収報告書を出してくれるようにメールで督促します。

ここでは検収通知書送付を催促するメールの文例を集めてみました。参考にしてみてください。

検収報告書(検収書)の督促メールの例文①

早速ですが、貴社注文書番号(No.□□□□□□)の納品がΟ月Ο日に完了致しましたので、検収報告書をご送付いただきたく、ご連絡致しました。

検収報告書(検収書)の督促メールの例文②

さて、Ο月Ο日に貴社注文書番号(No. □□□□□□)の納品が完了し、検収報告書のご送付をお願いして致しておりましたが、未だ受け取れておりません。何か行き違いがあったのではないかと案じております。

検収報告書(検収書)の督促メールの例文③

さて、貴社注文番号(No. □□□□□□)での注文品をご指定いただきました株式会社ОΟОΟ様に納品完了致しましたので、貴社における検収の実施をお願い致します。問題がないようでしたら、検収報告書をご送付いただきますよう併せてお願い致します。

検収報告書は強い言葉で督促しないよう注意

検収報告書が送られてこないからと、強い言葉で督促しては信頼関係が台無しです。

「送付のお願い」や「どうなっていますか」という問い合わせの形を取ったり、「検収期間を短縮して下さい」などの文を手紙やメールで出しましょう。

「検収報告書ご送付のお願い」メールの例文

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さて、貴社注文書番号(No.□□□□□□)の納品がΟ月Ο日に完了致しましたので、貴社側でのご検収を期日までにお願い致したくご連絡させていただきました。ご確認いただけましたら、検収報告書に記名・押印の上ご返送ください。

「検収期間短縮のお願い」メールの例文

さて、一方的なお願いで大変恐縮ではございますが、当社納品に対する貴社の検収期間を何としてもご短縮いただきたく、ご配慮いただけないでしょうか。宜しくお願い致します。

例文を参考に!検収報告書を督促するメールはあくまでお願いする姿勢で送ろう

検収報告書(検収書)を督促するメールを送る際の注意点を、例文を参考に見てきました。納品書を受け取っても検収報告書がなければ、納品物の品質について後でクレームになる場合もあります。

できるだけ納品書と併せて、検収通知ももらうようにしましょう。検収通知を督促するメールを送る際は、あくまでも「お願い」する謙虚な姿勢が大切です。取引先との関係が悪化しないようにおさえておきたいビジネススキルですね。

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2016年11月29日ビジネス