仕事を効率よくこなすコツと習慣を身に付ける方法

2016年12月19日2022年6月10日仕事術

賢い人は仕事を効率よくこなしている

仕事を効率よくこなしたい！そう思っている人は多いでしょう。ただ、実際問題それがうまくいく人はそう多くはありません。そのぶん、効率よく仕事をこないしている人は時間の有効活用が出来ている賢い人といえます。日本のような社会形態だと、どうしても無理に頑張って高い評価を得たいと努力しがちですが、実際はそれよりも効率よく動くほうが自分にとってはもちろん、会社にとってもメリットがあります。

仕事を効率よくこなすためのコツをピックアップ

では実際に仕事を効率よく進めるコツにはどのようなものがあるでしょうか。最初のうちはコツを掴めずなかなか苦労するかもしれませんが、だんだんとコツが身についてくると効率よく働けるだけでなく、無駄な残業や自宅での業務処理をする必要がなくなります。ワークライフバランスを考慮すると、なるべく自宅で過ごす時間は多い方が、体だけでなく気持ちの面でも落ち着くでしょうから、この機会にぜひ知識として覚えておきましょう。

仕事を効率よくするためのコツ①：身の回りの環境を整える

仕事を効率よくするためのコツとして、まず最初に挙げられるのが身の回りの環境を整えることです。特にデスクワークによる仕事をしていると、机に置いてある書類や荷物などが整理できないまま積みあがっていたり、メモや道具などが散乱しているケースも少なくありません。また、スマートフォンの普及に伴って、業務中についつい手を出してしまうこともあるでしょう。そうなると集中力が途切れてしまい、せっかく効率よく行おうとした仕事がぐだぐだになってしまいます。なるべくスマートフォンの使用を避け、机の周りも整理整頓すると、それだけで仕事が効率よく進むようになるでしょう。

仕事を効率よくするためのコツ②：その日に取り組む業務をリストアップする

仕事を効率よくするために、他にもコツがあるので確かめましょう。業務を始める前に、その日のうちに取り組む仕事をリストアップするようにしてください。例えば定時での退勤を目標とした場合、自分に任せられている業務を何でもかんでも行っていてはらちがあきません。そのため、まずはその日にやっておくべき仕事や、なるべくやっておいた方があとあと苦にならない業務をリストアップしましょう。そうすると、その業務をしっかりこなして退勤しようとの認識が出来上がるので、効率よく時間配分ができるようになります。もちろん仕事量を抑えすぎると今後の仕事配分を非効率化させるので、ある程度ペースアップしないと定時に終わらないくらいの仕事量を自分に課すよう心掛けましょう。

仕事を効率よくするためのコツ③：自分の得意な仕事を優先させる

その日に取り組むことをリストアップして仕事をするだけでもかなり効率的な業務が可能となりますが、それをさらに補完させるコツもあります。それは、自分の得意な仕事を優先させることです。その日に取り組もうとする業務の中には得意、不得意があるでしょう。不得意なものから仕事を行うと、そればかりに時間を費やしてしまい、せっかくリストアップした当日の業務内容ができないままズルズルと残業しかねません。それよりは、自分が得意な仕事を先に済ませ、あとからゆっくり時間をかけて不得意な業務に取り組んだ方が、効率よく仕事を進められるでしょう。

仕事を効率よくするためのコツ④：周りの協力も借りて業務を行う

仕事を効率よくするためのコツは何も自分自身の努力だけではありません。周りの協力も借りて業務を行うといいでしょう。コツ②にもある通り、自分に任された仕事だからといって、なんでもかんでも自分でその日のうちに取り組もうとするのは非効率的です。また、ほとんどが不得意業務であればますます非効率のスパイラルに陥ってしまいます。そんな時は、周りにいる同僚などの協力を得てください。同僚の中にはあなたが不得意な分野を得意とする人も少なくありません。そして、逆にあなたが得意なことを同僚は不得意にしているケースもあります。お互いの得意な仕事をそれぞれが補完しあうことで、効率の良い仕事がよりできるようになり、さらに円滑なコミュニケーションを取れるようになるでしょう。

効率の良い仕事が出来る習慣を身に付けるには普段の生活にも気を遣う

どんな方法で仕事の効率をあげるにしても、共通して習慣づけると有効な方法もあります。時間の管理をしっかりとすると自然と効率も良くなってきます。ただ、それらを身につけるためには普段の生活の過ごし方にも気を遣わなければなりません。例えばその日が1日オフだった場合、疲れが溜まっているからと、朝を過ぎて昼ごろまでベッドや布団でゴロゴロ過ごす人もいるでしょう。しかしそれではせっかく職場で身につけた効率の良い仕事の仕方をリセットすることにつながります。休日にそのサイクルを続けると、仕事に戻ったときにそのサイクルが影響してしまって、ついつい居眠りをしたり、仕事とは関係のないことばかりをやってしまう可能性が考えられます。そのため、たとえ休日であってもある程度その日にやること、やりたいことをリストアップし、優先順位をつけて取り組んでください。そうすれば、休日明けの仕事も効率よく働けるようになるでしょう。

効率よく仕事をするぶん休憩もしっかりとる

効率よく仕事ができるようになると、これまで取り組みきれなかった業務量の仕事をこなそうとします。しかしそれでは体に余計な負担を掛けさせるだけです。効率よく仕事ができるコツが身についたら、その分休憩をしっかりとるよう心掛けましょう。集中力はなかなか持続しませんし、昼食休憩以外の時間全てを仕事に充てていると身体的な負担はかなり大きなものとなります。例えば1時間で終わる業務を50分で済ませたら、すぐ次の仕事に移るのではなく、10分間を休憩に充てましょう。仕事を連続するとしても、2時間に1回程度は休憩を入れてください。サボるのは論外ですが、適度に休憩をとるのも効率の良い仕事の仕方ですので覚えておきましょう。

効率の良い仕事の仕方のコツは「環境作り・リストアップ・優先順位・協力」が考えられる

仕事を効率良くこなすコツについて見てきました。環境を整え、当日取り組む業務をリストアップし、その中で優先順位をつけて取り組み、不得意な業務は同僚などの協力を得ながらおこなうのがおすすめです。効率よく仕事ができれば定時での退勤も増えますし、残業したとしてもその時間を大幅に短縮できます。ただし、仕事の効率が良くなったからといって、業務量を増やしてはいけません。身体的な疲れは溜まっていますので、適宜休憩をとり、しっかり調子を整え直しながら仕事に取り組みましょう。