見積書作成のポイントとトラブルや注意点

見積書

見積書は商品やサービスの価格を前もって算出した書類

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見積書は商品やサービスの価格を前もって算出した、いわゆる概算額です。企業同士の取引で良く用いられる他、フリーランスでは個人でも作成します。また、仕事以外の場でもリフォームや引っ越し、自動車購入の際に提示されるので、普段生活をされている皆さんも馴染み深い書類ではないでしょうか。見積書があると以下のような点でメリットがあります。

①購入しようとしている商品・サービスの価格を事前に把握できる

②トラブルが発生した場合の証拠として使える

③取引先が信頼できるか判断できる

①と③は見積もりを依頼した側、②は依頼された側が恩恵を受けられる部分ですね。このように、どちらの側に立ってもメリットのある見積書ですが、どのような点に注意すべきか、まずは基本的なルールから確かめましょう。

見積書は作成日や商品点数などの明示が求められる

では、実際に見積書を作る際はどのような点に注意すべきでしょうか。まずは記載しなければならない項目を確かめます。以下の項目は必ず入れておいたほうが良いでしょう。

①依頼主・発行者名

②発行日

③見積書番号

④商品名と単価

⑤予定商品点数

⑥各品合計金額

⑦備考欄

見積書にまつわるトラブルは請求額との差額が大きい

このように、しっかりとしたフォーマットさえ作成すれば見積書のトラブルを防ぐことができますが、どうしても発生してしまうケースも少なくありません。見積書のトラブルは主に見積書の金額と請求金額が違ってしまうことから起きます。見積を出す側ではお客様都合などの理由で追加料金を請求しなければならない場合もある一方で、お客様側はその額通りに実行されるものだと思っていることから、見積より高い金額が請求されると納得できずもめてしまいます。

見積書の提出遅れでもトラブルにつながる

また、見積書の提出が遅れることもトラブルにつながるでしょう。依頼を出す側にとって、少しでも早く見積もりを出してもらわなければ今後の予算や家計のやりくりを計画できません。そのため、提出されないと契約破棄を言い出すリスクも高まります。依頼される側にとって契約破棄されるのは大きな損失なので、なるべく早めに作成するよう配慮しなければなりません。

見積書トラブルを防ぐためには備考欄を活用する

では、見積書にまつわるトラブルを起こさないためにはどうすればいいでしょうか。まず、提出トラブルを避けるなら、発行日や見積書番号を必ず明記しましょう。トラブル発生時にいつ作成したかが明確になる文書なので、リスク防止のために設けておくのをおすすめします。また、見積額と請求額との差額が出てしまう場合には、備考欄に見積が有効な期限や、実際の請求額が異なる旨を明記した注意事項も組み込んでおくと、もし実際にトラブルになった際の依頼された側の証拠として活かせるでしょう。

見積書作成時に請求との差額などのトラブルを防ぐため備考欄を有効に使おう

見積書作成時には、相手にわかりやすい見積書の作成を心がけること、諸経費のことも考えてトラブルを回避する意識を始めから持っておくことが大切です。そのためにも、備考欄や作成日など、トラブルになりそうな部分をしっかり明記し、早め早めに依頼主に提出したほうが良いでしょう。

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2016年12月16日ビジネス