入社後いちばんの不安は電話応対！上達するためのコツと考え方

2016年11月25日2020年3月31日電話応対

入社後すぐに電話応対が上達するコツ①声のトーン

電話応対をしていると、相手の顔が見えません。声だけのコミュニケーションとなりますが、それでも立派なビジネスの場面です。こういった電話対応においては、声のトーンをどうするかも電話応対を上達させるコツです。

明るく元気な声で行うのがコツ！

電話対応をするときには、明るく元気な声を心がけるようにするのがコツです。普段より高いトーンで話すのもOKです。電話応対時と普段の話し方が違うと恥ずかしい、と新人は思ってしまいますが、それが社会人では当たり前でもあります。逆に、電話の声のトーンが暗いと、「あの人は対応が暗い」と、相手方に思われてしまったりするのです。

入社後すぐに電話応対が上達するコツ②聞き違いを防ぐ

電話での会話は、だれでも小さいころからやっています。が、会社での電話応対が難しいのは、その内容が仕事に関わるものであることです。重要な内容を含む電話も多くありますので、聞き違いや、ミスコミュニケーションは避ける必要があります。

聞き間違いをしない配慮をするのがコツ！

こういった聞き間違いというのは、お互いの注意で防ぐ事ができます。たとえば、数字は復唱をする、というのも一つの工夫です。また、聞き間違いやすい言葉や名前などは、ゆっくりと発音するようにしましょう。日付なども、たとえば、八日、四日、二十日などは、聞き取りづらかったりしますが、重要な情報となりますので注意したいところです。こういったところも、ビジネスでは必要な気遣いとなります。

入社後すぐに電話応対が上達するコツ③怖がらず聞き返す

新人の電話応対で、一番の失敗は、相手の言っている内容がわからないまま、電話を切ってしまうことです。聞き返すことを恐れず、わかるまで確認することが必要です。

失礼にならない聞き返し方

ビジネスの相手に何度も聞き返すというのは、どうしても気が引けるものです。そういったときには、上手に言葉を足してみましょう。「恐れ入りますが」という一言を入れれば、ぐっと丁寧になります。逆に、「聞こえません」というような直接的な言葉は避けるようにし、「申し訳ありませんが、電話が遠いようで、再度確認をさせていただけますでしょうか？」などと言うようにします。

入社すぐの電話応対上達のコツは、はっきりと、慎重に、責任をもつこと

電話応対は、決して形だけのパフォーマンスではありません。相手の言っている事がわかないときには、聞き返せばよいのです。しかし入社したての頃は、それを失礼かと思って、判ったふりをして電話を終えてしまう、という新人も中にはいます。しかし、それは、一番の失敗ともいえます。きちんと責任をもって内容を確認することが、一番の上達のコツといえます。