上司に電話で取次する際の注意点

2016年12月26日2020年3月31日上司, 電話応対

電話を取次ぐ際の基本は名前をきちんと聞いておくこと

電話の基本的な受け方から、再度見直しておきましょう。

まず、電話を取次ぐ際は、相手の社名と名前を聞いておきましょう。聞き取れなかった場合は、お電話が遠いようで、恐れ入りますがもう一度お願いいたします」と訊ね、聞き間違いがないようにしましょう。電話が繋がっているうちに確認をしないと、あとから相手に聞き返すことはできませんので注意が必要です。また、取次ぐときは電話を保留状態にします。30秒以内に取次げるように急ぎましょう。

上司に取り次ぐ際のマナー

次に、上司に実際取り次ぐ際には、どのように行ったらいいのかを、パターン別に考えてみます。

電話を受けた時に上司が外出していたリ、離席していた場合の取次ぎはどのようにおこなえば良いのでしょうか。まず、上司がすぐに電話に出られないという場合は、「お待たせして申し訳ありません」とお詫びして「折り返しこちらからお電話させていただきます」と断ってから電話を切りましょう。その際には相手の電話番号を必ず聞いておきます。

また、上司が別の電話に出ていた場合は、「ただいま別の電話に出ておりますので、終わり次第こちらからご連絡いたします」と伝えましょう。上司がトイレに行っている場合はその事実を述べる必要はありませんので、「あいにく席を外しておりますが、間もなく戻ると思いますのでこちらから連絡させていただきます」と伝えましょう。

上司にセールスなどの電話がかかってきてしまった場合について

職場にかかってくる電話が全て、仕事関係のものとは限りません。中には、上司も日ごろから迷惑に考えているセールスの電話もあります。上司に事前に会社名などを確認しておいたうえで、下記のような対応をとることも必要です。

まず、きっぱり「電話でのセールスは一切お断りしております」と伝える方法です。セールスの電話は強く断らなければ、食い下がってくる場合もあります。また、「担当者が不在ですので、折り返しお電話します。電話番号をお聞きしてもよろしいでしょうか」という一言もおすすめです。悪質なセールスの電話だった場合、電話番号を知られたくないのですぐに切ってくれるでしょう。また、電話番号を一旦聞いてから切ってしまえば、折り返し電話をかけるかかけないかはこちらで判断することができます。早く話を切り上げる方法として有効です。

上司に電話を取次ぐ際には相手の名前と電話番号を忘れずに聞こう

上司に電話で取次ぐ際の注意点について紹介しました。社会人として、電話の基本的な受け方を知っておきましょう。上司に取次ぐ際には、相手の会社の名前と氏名を必ず聞きます。上司が席をはずしている際は折り返し連絡する旨を伝えて、電話番号を必ず聞きましょう。また、会社にセールスの電話がかかってくる場合もあります。そうした場合はきっぱり断って、それでも食い下がってくる場合は電話番号を訊ねて後でかけ直すと伝えましょう。そうすることで、早く電話を切り上げ、上司に判断してもらうこともできます。電話を取次ぐ方法を知って、スムーズにやり取りを終えましょう。