上司への電話の基本的なかけ方マナー3つ

2017年9月22日2020年3月31日上司, 電話応対

マナー①上司に電話をかける前に内容を整理

目上の人に電話をかける際、上司に時間を割いてもらう事を念頭に置いて、要件はわかりやすく簡潔に伝える工夫をしておくのが電話のかけ方のマナーです。上司に電話をする際には、あらかじめ伝える内容はまとめておき、会話のシミュレーションをしておくと、実際に電話をかけた時もスムーズに会話を進められます。

必要な資料は手元に置いておく

電話で話す時に必要となる資料は、すぐ見られるように手元に置いておきましょう。必ずしも見るとは限らなくても、参考になりそうな資料なども準備しておくと電話をかけるときにも安心です。

上司に伝える内容や確認事項、質問されそうな事の回答など、念には念を入れておくのもマナーですよ。

話す事柄が複数ある場合は優先順位を

上司に話しておきたい内容が複数ある場合は、何が一番重要なのか優先順位をつけておくと良いでしょう。

場合によっては、上司の都合で時間が足りず全部伝えきれない可能性があります。そのため、時間が短かった時は優先順位の高いものだけにしておくといった対応が必要になってくるでしょう。

マナー②電話をかける際は時間があるかを確認する

上司が、電話がかかってくる事を把握していれば良いですが、何も知れせずに連絡する場合は相手の都合を確認することが第一です。相手の貴重な時間に割り込んで対応してもらうのですから、まずは時間があるかどうかを聞いてから要件を切り出すようにするのが電話のかけ方のマナーです。

緊急の場合はその旨を上司に伝える

緊急の連絡事項の場合は、「至急対応が必要なのですが、少しお時間よろしいでしょうか？」と緊急事態である旨を初めに上司に伝えるようにしましょう。

上司も、急ぐのなら、とそれだけで時間を割くべきか否かの判断ができます。

所要時間を伝えると親切

その電話にどのくらい時間を要するかが予め分かるようなら、上司に電話をかけたらまず始めに所要時間を伝えると、さらに親切な対応となります。

「○○の件でお電話しました。今10分ほどお時間いただけますでしょうか？」

といった感じのかけ方が良いでしょう。

このように伝えれば上司も理解しやすく、スムーズに返答する事ができます。

マナー③上司との電話では元気よくはっきりと！

上司と電話で話すとき、声が小さかったり、口ごもっていたりしては聞き取りにくく、余計な時間を費やしてしまう可能性があり、上司に対しても迷惑をかけてしまうことになります。

上司から聞き返されるような事があってはマナーとしてもいけません。何度も聞き返されるようでは上司からの印象を悪くしてしまう恐れもあります。

上司との電話では元気よくはっきりと話すようなかけ方を心掛けましょう。

最初に名前をしっかり名乗る

電話のかけ方として当然ではありますが、電話をかけたら名前を名乗る事を忘れてはいけません。誰からの電話か分かるだけで上司もある程度どういった内容か予想がついたりするため、早く対処できる場合があります。

また、相手が誰かを認識できると、不思議と話していることが理解しやすくなったりします。

挨拶は簡潔されている事も重要

メールや手紙だと、相手の都合で読まれるため特に時間を気にする必要はありませんが、電話の場合は相手が忙しい中で話を聞いてもらっている事があります。目上の人に電話する際には、挨拶は出来るだけ簡単にして、すぐに本題に入る事が大切です。

電話のかけ方として、朝なら「おはようございます」、昼以降なら「お疲れ様です」程度でOKです。

電話のかけ方として上司に要件を伝える際は簡潔な内容にするのがマナー

上司への電話のかけ方でのマナーについて紹介してきました。電話のかけ方のマナーは参考になりましたか？

上司相手ですので緊張するのは重々承知ですが、下準備さえしっかりして基本的なマナーを守っておけば、上司に電話をかけるときでも何も問題はありません。

上司など目上の人への電話は、丁寧に対応すれば上司も邪険にはしないはずなので、頑張ってその山を乗り越えてください！