【例文あり】個別セミナーをキャンセルする際に送るメールの仕方と注意点

2017年7月7日2020年3月31日個別セミナー

個別セミナーをキャンセルしなければならないこともある

近年の就職活動において、個別セミナーを開催してもらうケースは珍しくありません。「グループセミナーの日に参加できない」「個人的にセミナーを受けたい」などの理由で、企業に申し込む方も少なくないのです。しかし、どうしても外せない予定などが入ってしまった際に、その個別セミナーをキャンセルしなければならなくなることもあります。

企業が開催してくれる個別セミナーをキャンセルする場合は、その旨と謝罪を伝えなければいけません。これは社会人でなくても、ビジネスマナーとしてわきまえておくべきでしょう。そしてその際に、電話をするにも時間帯が合わずに、メールで送るケースもあります。そこで本ページでは、個別セミナーをキャンセルする際に送るメールの仕方と注意点を見ていきます。

「書くべき内容」を押さえてメールを作成する

個別セミナーをキャンセルする際のメールの仕方を見ていきましょう。こういったケースのメールでは、いくつかの「書くべき内容」を押さえておかなければいけません。しかし、その内容さえ押さえていれば、キャンセルするメールは簡単に作成することができます。以下で詳しく見ていきましょう。

タイトル：説明会の日程・要件・自分の大学名と氏名

①相手企業の名前・部署・担当者名

②挨拶・自己紹介

③簡潔なメールの内容（キャンセルする旨）

④個別セミナーの開催日・キャンセルの理由

⑤謝罪文

⑥今後の機会に対する前向きな姿勢

⑦相手を気遣った終わりの文章

上記の書くべき内容を押さえてメールを作成すれば、個別セミナーをキャンセルする旨をスムーズに伝えられるでしょう。最後には署名をつけて、再度自分の連絡先などを記載しておくと相手も覚えてくれます。今後の就職活動で企業との仲が悪くならないよう、十分に注意をして丁寧なメールを作成してください。

個別セミナーをキャンセルするメールの例

では、実際にキャンセルするメールの例文をご紹介します。キャンセルのメールは普段送り慣れているものでもないので、実際に例文を見なければピンとこないという人は意外と多いです。やむを得ない理由で個別セミナーをキャンセルする際は、以下の例文を参考に作成してみてください。

キャンセルメールを送る際は時間帯に注意

最後に、個別セミナーのキャンセルメールを送る際の注意点を見ていきましょう。キャンセルのメールを送る際に何よりも気を付けたいのが、「時間帯」です。送る時間帯を間違えば、その企業に対して迷惑をかけてしまうので注意が必要となります。

あくまでも送る相手は働く社会人であり、常に暇なわけではありません。ですので、すぐに送ったメールを確認できるわけではないのです。また、忙しい時間帯に送ってしまえば、マナー違反のうえに気付いてもらえない可能性もあります。特に終業時間外とお昼休みのメールは常識がないと見られるため、十分に注意しておきましょう。

しかし、相手によっては「メールは都合に合わせて確認できるのでいつでも良い」という方がいます。そういった部分に関しては、メールでのやり取りの中で判断していくと良いでしょう。相手が夜中にも返信をしてくるタイプなら、こちらも多少遅い時間に送っても問題ないのです。

個別セミナーをキャンセルする際は例文を基に時間帯に注意してメールを作成しよう

就職活動において、やむを得ない理由により個別セミナーをキャンセルしなければならなくなる場合もあるでしょう。そういった際には、メールの仕方や注意点をしっかりと把握しておくべきです。もし間違った内容のメールを送ってしまえば、企業の方に対して大変失礼な行為をしてしまうことになります。予定のキャンセルという時点で、企業の方に何らかの手間をかけているのは明らかでしょう。そこでさらに失礼な行為を重ねないためにも、しっかりとマナーを理解して、例文を基にメールを作成してください。