代休を申請する際のメールのマナー

2016年11月29日2020年3月31日代休親戚

代休と振替休日の違いとは

よく代休と振替休日は同じようなものだと勘違いをされる方もいらっしゃいるようですが、代休と振替休日では意味合いが違ってきます。

まずは、代休と振替休日の違いについて見ていきます。

振替休日は代わりの休みの日を指定され、代休は自分で休む日を選べる

振替休日は、事前に休日にも仕事をしなければならないので、変わりのお休みを貰うと言うものになります。

つまり、これの場合は会社からの休日出勤の申し入れがあり、代わりの休みを与えられます。

しかし代休の場合、休日に出勤する予定では無かったものの、やむを得ず休日出勤をしなければならなくなった時に、代わりの休みを取って下さいと言うものです。

また代休は、休日出勤として会社が取り扱い、給料の割増料金で支払います。そして、それにプラスして休みを貰える制度です。

そのため振替休日と違い、代休は休めない場合、会社は、割増料金を支払うのが基本となります。これを理解しておく事で、代休を取れなかった場合は休日出勤の代休申請が出来ます。

代休の申請方法とは

では、代休を申請する場合どのように申請をすれば良いでしょうか？

次に、代休の申請方法についてご紹介します。

代休を申請する日を予め上司や同僚に確認する

仕事のスケジュールを把握し、休む事に支障が無いと判断出来た日を有給申請と同様にして、申請を出しますが、それもあなたのスケジュールが問題なくとも、会社のスケジュールも確認した上で行って下さい。

申請は書類をいきなり「代休を取りたいので」と出しても、会社には迷惑になります。上司や同僚に「代休をこの日に取るが、大丈夫ですよね」と確認が取れて、初めて書類申請が出来ます。申請には、出来れば「○月ｘ日、休日出勤の為の代休取得」と書くのがベスト。

勿論、会社によっては「私用の為」でも「代休消化の為」でも理由の書き方は違う事もありますので、申請書を出す場合に、上司に確認すると良いでしょう。

しっかりと会社の中のルールを守った上で、代休の申請を行って下さい。

それでは「代休届」と「代休願」の書き方を紹介します。

代休届の申請メールの書き方

代休をメールで送る場合、例文を参考に、代休届をメールで送りましょう！

件名：「代休届」

△△様

この度下記の通り、代休を取得致しますので、ここにお届けいたします。

1.休日勤務

平成△△年△△月△△日

午前△時△分から午後△時△分まで勤務しました。

2.代休希望日

平成△△年△△月△△日

3.備考

以上、宜しくお願い致します。

代休願の申請メールの書き方

次に、代休願の申請メール例文をご紹介します。例文を参考に、代休願をメールで送りましょう！

件名：「代休届」

△△様

この度下記の通り代休を取得致したく、ご承認をお願い致します。

1.休日勤務

平成△△年△△月△△日

午前△時△分から午後△時△分まで勤務しました。

2.代休希望日

平成△△年△△月△△日

3.備考

〇〇〇〇〇〇

以上、宜しくお願い致します。

代休申請が通り、代休を取得したら？

代休が取れたらあなたはお休みになりますが、会社は休みでありません。

部署の同僚は出勤をし、あなたの仕事の代行を行います。その為、あなた一人が資料やファイルの場所を理解しているだけでは問題です。

お休み前日には、周囲の人達にも解り易い様に、仕事に関する資料やファイルをデスクの上にでも置いておくと、あなたの代行で対応する同僚達も困る事はありません。

周囲への配慮を忘れずに

普段は、担当はあなたが行っていても、あなたが休めばその代わりの人間が、あなたの仕事を行うのです。

代休とは言え、これはあなたの申請で行う「有給」消化と同じようにも取られるので、あなたがお休みをする事に寄って何か問題発生があったとしても、他の人達で対応出来るようにしておく配慮も忘れずに。

代休を申請する際はメールの例文を参考に、取得後も周囲への配慮を忘れずに！

代休を申請する際のメールの書き方とマナーについて見ていきました。

代休を申請する際に、メールで伝えるのは本来はマナーが悪いです。

本来であれば、口頭で上司などに直接伝え、確認をすべきなのです。

しかし、代休をメールで伝達されているのであれば、上司に伺いをたてて、その後に同僚に伝えればいいとされています。

メールの例文を参考に、会社それぞれのルールを守ったメールを送りましょう！