休暇を知らせるビジネスメールの書き方と例文【ケース別】

2016年11月29日2020年3月31日休暇, 連絡

ビジネスメールの基本の書き方①：件名は用件が分かるように具体的に書く

ビジネスメールの基本の書き方一つ目は、「メールの用件が分かるような件名をつけること」です。多くのビジネスマンは、件名を見て、急ぎの用件か、すぐに返信をしなければならないのかを判断します。用件が分からない件名をつけてしまうと、受け取った相手はいちいちメールを開いて用件を確認しなければいけません。

連絡内容がどうでもよい用件だと相手が忙しいとき不興を買う

反対に急ぎの用件なのに、件名で急ぎの用件を伝えなかったために、後回しにされてしまうということもあります。なので、メールの件名は用件が分かるようにつけるのがビジネスメールの基本です。

急ぎの用件はメールだけでなく電話でも連絡する

ビジネスにおける連絡手段として、残念ながらメールが万能なわけではありませんよね。ビジネスメールの補足マナーとして「連絡方法がメールが最適な場合のみ、メールを使用する」という事が挙げられます。ビジネスメールのマナーのなかでも、これは最も大切なマナーで、たとえば急を要する用件の場合には、メールよりも電話で連絡をとった方が早く・確実に相手に用件を伝えることができるメリットがあります。

したがって、とても重要な用件を伝える場合には、単にビジネスメールで送るだけでなく、電話で「これから例の用件のメールを送ります」と先方にひとこと言っておくことをおすすめします。そうする事で、送信ミスや確認の遅れを防ぐことができるからです。ビジネスメールを作成するとき、途中で長文になりすぎてしまったときには、電話とメールを併用する、あるいは直接会って用件を伝えるようにするなど、臨機応変な対応を心がけましょう。

休みを取るなら【欠勤】や【休暇】と記そう

例えば会社で休みを取るとします。その場合には、件名に「休みを取る」旨を分かりやすく簡潔に入れなくてはいけません。なので、休みを取るときは

【休暇】～～／○○

のような件名にしましょう。

ただし、件名のフォーマットは社内で決まっている企業もあるかと思います。その時はこの限りではないので、社内規定（ルール）を順守してください。また逆に、社内のメールだったら件名も適当でいいのでは？と感じる人もいるかもしれませんが、社内メールも立派なビジネスメールです。休暇の申請をしたい、休みを取る、といった場合にはきちんとしたフォーマットで送信しましょう。

ビジネスメールの基本の書き方②：宛先を忘れずに書く

ビジネスメールの基本では手紙のような丁寧な時候の挨拶は必要ありません。「いつもお世話になっております」という書き出しで十分です。ビジネスメールの基本の二つ目は、本文の最初には宛先を書くことです。宛先を書いた後に、簡単な挨拶とメールの用件へと入っていきます。

誰に送っているメールなのかを明示するのがマナー

社会人のビジネスメールのマナーとして「相手が読みやすいメールを作成する」というのも挙げられます。本文が長すぎるメールは、それだけで相手の負担になってしまいますから、ビジネスメールでは、時候の挨拶や長い前置きは必要ないでしょう。その代わりに、誰に向けて送っているメールなのかを明示する必要があります。いきなり本題に入ったのでは、唐突過ぎて不親切です。なるべく分かりやすく・簡潔な用件をおさえた内容が、社会人のビジネスメールとして適切です。本文では、用件のターゲットをわかりやすくするために、必ず宛先を入れるように心がけましょう。

メールの宛先は2～3行程度で左揃えにする

たとえば、

○○会社

営業部営業課

田中太郎様

日頃はお世話になっております。

××会社営業部営業課の山田花子です。

という書き方にします。宛先は2～3行程度で左揃えで書きます。宛先と挨拶の間には空行を作っておきましょう。メールの最後に署名を貼りつけますが、メールの本文中でも名乗ります。メールでは最後に署名を貼りつけるのが、ビジネスメールの基本の書き方です。最後の署名には、氏名の他に会社名、部署名、メールアドレスや電話番号などの連絡先を入れておきましょう。

ビジネスメールの基本の書き方③：本文は段落と空行・箇条書きで分かりやすく書く

ビジネスメールの基本は、文章でだらだらと書くのではなく、段落や空行、箇条書きを効果的に使ってわかりやすい書き方にしましょう。ビジネスメールの基本は、メールを一目見たときに、本文を読む前に、視覚的に用件がどこにあるのかが分かるようなメールの書き方にすることです。

書き方の基本は、要件がどこにあるかパッと分かること

一つのメールにいくつかの用件があるときには、一つ目の用件と二つ目の用件の間に、空行を挟む書き方にしましょう。用件が変わったことが相手に伝わります。ビジネスメールの基本の書き方五つ目は「改行」です。文章の終わりや句読点、意味の区切れで短めに改行するようにしましょう。

ビジネスメールでは5W1Hを効果的に使用

ビジネスメールで用件をかくときには「5W1H」を意識して書くようにしましょう。ほとんどの人がご存知かとは思いますが、5W1Hとは「誰が、いつ、どこで、何を、どうして、どうやって」を意味する言葉です。社会人になると、ビジネスメールのマナーとして、一文をあまり長くしてはいけない、というのがありますよね。ですから、5W1Hを効果的に使用すれば、用件を分かりやすく際立たせる事ができるのです。

休暇メールならば「いつ」を特に分かりやすく！

もしも自分が休みを取る、休暇を貰うといった場合には、5W1Hのなかでも特に「When（いつ）」に注意しなければなりません。いつからいつまで休みを取るのかを示さなければ、相手も「はい…」としか言えないでしょう。休暇メールでは、いつからいつまで休みを取るのかを明示しましょう。

さらに質を上げたいのならば、5W1Hの他の要素も入れるといいでしょう。たとえば休暇の間の代理は「Who（誰）」がやるのか、休む理由は「Why（なぜ）」なのか、といった部分も記せる範囲で伝えれば、丁寧な対応と言えるでしょう。

休みを取るメールの例文をご紹介！

ここまで、分かりやすいビジネスメールの作り方・連絡の基本ルールを見てきましたが、例文も見ておいた方がイメージがわきやすいでしょう。ビジネスメールで連絡する機会というのは様々な原因が考えられますが、今回は休みを取る・休暇メールの例文で、その作り方を確かめてみましょう。

体調不良で休みを取る場合の例文

各位

おはようございます。

○○部（課）の△△です。

大変申し訳ありませんが、昨日の夜から体調がひどく、

本日の朝になってもあまり状況が改善しておりません。

また、喉が腫れていて声もでない状態ですので、本日は

通院含め静養したく、お休みさせていただきたく存じます。

最低限の連携はメールでできれば、と考えております。 　

なお、本日の○○に関する△△の件はTさんに別途、依頼

のメッセージを送らせていただきます。

大変ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、何卒

よろしくお願いいたします。

署名

私用による休暇を取る場合の例文

件名：【休暇】／○月○日(ｘ)

各位

お疲れ様です。○○です。

表題の件に関しまして、私用のため先日ご相談した日程において

年次有給休暇にてお休みをさせていただきたいと思います。

●●さんにはお伝えしてありますが、

担当業務に支障がないように引き継ぎいたします。

ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、

何卒よろしくお願いします。

署名

休みを取ることを事前に知らせる場合のメール例文

件名：有給申請【○○】

（To　総務課の皆様　　From　総務課映像センター ○○）

各位

お疲れ様です。○○です。

私儀、下記の日程にて有給休暇を取らせていただきたいと思います。

有休申請期間：○月○日（×）

不在の間は大変ご不便をおかけしますが、期間中の

メンテナンス等のご用命は、××さんまたは△△さんまで

お願いいたします。

署名

ビジネスメールによる連絡は基本的に短く分かりやすい書き方で済ませよう！

以上が、ビジネスメールによる連絡の基本と、書き方のポイントについてです。ビジネスメールを作成するときには、まず上記の用件の書き方の基本をおさえておきましょう。そのうえで、読みやすいメールになるように心がけます。送信する前に、誤字脱字、送信先のミスがないかを確認してください。

また社内宛に、休みを取る・休暇メールを送る際にも、連絡の際の注意点を守りましょう。そういった社内におけるビジネスメールから慣れていけば、正確な連絡が取れるようになります。連絡は相手に伝わって初めて目的達成となりますから、しっかり意識しましょう。