連絡事項の適切な伝え方とそのタイミング

連絡

連絡事項を伝える際は「報・連・相」が重要になる

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ビジネスシーンにおいて、さまざまな連絡事項を伝える際に重要となる要素が「報・連・相」です。この「報・連・相」は以下の言葉を省略して表したものです。

「報」:報告(上司の指示行為に対する現状を伝える)

「連」:連絡(さまざまな業務や共有事項などを上司部下関係なく知らせる)

「相」:相談(指示された業務などについてアドバイスをもらう)

連絡事項の内容や状況に応じて、報告・連絡・相談を使い分けるとよりスムーズにコミュニケーションが図れるようになるでしょう。では、連絡事項を円滑に伝えるためにはどのような点に注意を払えばいいのでしょうか。

重要な連絡の時はすぐに伝える

連絡事項が非常に重要な内容な場合は、なるべくすぐに上司や同僚に報告しましょう。内容によっては早め早めに処理をしておかないと取り返しのつかない結果を招きかねません。そうなってしまうと職場にいる同僚だけでなく、会社全体の損失につながる恐れがあります。そのため、上司が動く必要がある重要な情報が入ったときはすぐ上司に連絡を取りましょう。不在の場合でもなるべく電話などを通じて連絡してください。メールなどでは見逃すことが多いため、直接声で伝えましょう。

複雑な内容の際には資料と併せて説明する

連絡事項を伝える際、緊急時であっても内容が非常に多い場合は、電話で大体の概要を伝え、詳しい内容は対象の資料をプリントアウトしたり、手書きで要点をまとめて提示したほうが良いでしょう。口頭で説明すると齟齬が生まれるかもしれません。確実に、しっかりと伝えたい場合は、口頭と資料2つの連絡で相手がしっかりと連絡事項を飲み込めるような状態にしてください。

連絡事項を正しく伝えるには内容を簡潔で正確に述べること

上記の通り、基本的に連絡事項は口頭や資料による説明がベターなのですが、その際に、きちんと伝えるべきポイントを抑えておきましょう。最も大事になるのが、内容を簡潔に、さらに正確に述べることです。この部分がしっかりできていなければ「報・連・相」もしっかりできません。

要点が見えず不確実性のある連絡だと理解されづらい

例えば会議が●月●日に予定通り開催されるとの連絡をする際、以下の内容ではわかりづらいです。

「先日お話ししていた会議ですが、上層部による会議の結果、一応開催されることになったみたいです。●月●日だといってたはずですので確認お願いします。」

この中の「上層部の~」は必要ありませんし、「一応」や「いってたはず」など、不確実性を伴う言葉は「本当に開催されるのか?」と疑ってしまい、相手が再度確認する余計な手間を掛けさせることになるでしょう。この場合は、以下のように表現すればわかりやすくなるでしょう。

「●月●日に実施予定の会議ですが、当初提示していた期日通りに開催されるとの連絡がありました。」

これならまず、いつ開催の会議か、そして予定通り開催される旨が早い段階で把握できるでしょう。

適切なタイミングで伝えるために連絡事項の優先順位などを定める

最初にも言いましたが重要な連絡である場合は早急に伝えるべきです。しかしあまり重要性のない連絡事項というのも時には存在するでしょう。もちろん連絡事項を伝えてもらうのは上司や同僚にとってもありがたいことなのですが、あれもこれも伝えてしまっては、どれが一番重要な情報なのか、判断しかねます。ただし、どのような連絡でも報告しなくていいという事にはなりませんので、以下の要点をしっかりと把握したうえで連絡事項を伝えましょう。

・情報の優先順位

・連絡する手段や相手

・感想ではなく、現状を伝える

特に感想ではなく現状を伝える点は非常に重要です。仕事において一番重要なのは結果です。結果が個人の感想だけではその業務がどうなったかの全体像を全くつかめません。そのため、どの部分を工夫した結果、どうなったのか、計かも含めて堪えましょう

まとめ

連絡は伝え方とタイミングがとても重要です。その伝え方を一つでも誤ると混乱が生じ、多くの人たちを困惑させてしまいます。そのためには「報・連・相」の3つの要素を重視し、伝えたい内容を事細かに、時には資料を交えながら要点をしっかり伝えるよう心掛けましょう

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2016年12月19日ビジネス