Webセミナー・Web説明会をキャンセルしたいときの連絡マナー

2016年11月25日2020年3月31日選考対策

Webセミナー・Web説明会のキャンセルはまず担当者へ

予約や事前の申し込みが必要はWebセミナー・Web説明会をキャンセルするときは、キャンセルが決まった時点でその旨を企業の担当者に連絡しましょう。Webセミナー・Web説明会によっては、キャンセル待ちをしている就活生もいるので、その人たちのためにも早めの連絡をしてあげましょう。

連絡手段はメールか電話で

キャンセルはメールか電話でしましょう。どちらの手段をとるかは、キャンセルが決まったタイミングによります。Webセミナー・Web説明会の前日までにキャンセルが決まったときにはメールで、当日キャンセルをするときには電話しましょう。当日キャンセルをメールでしないのは、メールだとWebセミナー・Web説明会開始までに担当者にキャンセルの旨が伝わるかが不明だからです。

キャンセル連絡をメールでするときは用件が件名でわかるように

Webセミナー・Web説明会の前日までにキャンセルが決まったときには、メールでその旨を伝えます。メールを書くときのポイントは、まず、用件が件名で分かるように書くことです。キャンセルするセミナーの名前、あなたの氏名・大学名は件名に書きます。本文の書き方のポイントは、企業名やセミナー名を省略しないことと、キャンセルの理由をちゃんと書くことです。

キャンセル理由は意志を明確に

キャンセルの理由を書くときには、「○○という理由でこの度はキャンセルさせていただきます」とし、もし次回のセミナーに参加する意志があるときには、「次回のセミナーには参加させていただきます」と書いておきましょう。入社意欲が低いためにキャンセルするわけではないということを、アピールしておくことが大切です。本文の最後には、あなたの署名を貼りつけます。署名には、氏名・大学名の他に、電話番号やメールアドレスなどの連絡先も必ず入れておきましょう。

キャンセルの連絡を電話でするときは用件を簡潔に

Webセミナー・Web説明会当日にキャンセルが決まったときには、電話でキャンセルの連絡をします。このとき気をつけることは、電話の最初にまず名乗ること、そして用件を簡潔にはっきりと述べることです。Webセミナー・Web説明会当日は企業の担当者もセミナーの準備に忙しいです。相手の状況を考え最小限迷惑がかからないよう心がけましょう。

キャンセルでも細かい心遣い・配慮を忘れずに

Webセミナー・Web説明会当日は、あなたと同様にキャンセルの連絡をする参加者が何人もいるかもしれません。電話で連絡するときはなるべく短時間で用件を済ませる他、電話で名乗った後に「今、お時間よろしいでしょうか」と尋ねるのもよいです。Webセミナー・Web説明会のキャンセルを携帯電話やスマートフォンで連絡するときには、途中で通話が切れないように電波状況に注意します。相手に、かけ直させることがないようにしましょう。

Webセミナー・Web説明会のキャンセルは簡潔に伝えるのがマナー

冒頭でお伝えした通りWebセミナー・Web説明会で無断欠席は禁物です。事前に予約や申し込みをしたWebセミナー・Web説明会を欠席するときは、必ずキャンセルの連絡をしましょう。またメールも電話も意思を明確に簡潔に伝えることと、相手への配慮が大切です。キャンセルの連絡をするときは、相手に迷惑をかけないように、連絡手段や連絡するタイミングに気を使うことも大切です。