在宅勤務中の方必見！ ビジネスチャットで使える便利テクニック

2020年4月14日ビジネスチャット, 在宅勤務

コミュニケーションを円滑に

新型コロナウイルスの感染拡大を受け、企業には在宅勤務の実施が求められています。それに伴い、社内連絡ツールとして注目を集めているのが、SlackやChatworkといった“ビジネスチャットツール”です。「最近会社で導入されたばかり」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

SNSのように気軽なやり取りを行えるだけでなく、ツールによっては、タスク管理やビデオ通話などの機能も利用可能。「気軽に使える」「メールよりも便利」などと、人気を集めています。

一方で、「まだ慣れない」「難しい……」などと、悩みを抱えている方も多いでしょう。そこで今回は、ビジネスチャットでのやり取りに役立つ機能を、まとめてご紹介しましょう。

メンション機能を活用する

取引先／上司／同僚etc. メッセージをすぐに確認してもらいたいときは、「メンション」機能を活用するのがおすすめです。メンションを付けて送信すると、相手のPCやスマホに通知が届くようになります。メッセージを見逃したり、他の連絡に埋もれてしまったりといった問題を防げるでしょう。

使い方は、Twitter／LINE／FacebookといったSNSとほぼ同じ。ユーザー名の前に「＠（アットマーク）」や「To」を付けるだけでOK。

また、多くのビジネスチャットツールでは、グループチャットの全員にまとめて通知を送る機能も備わっています。チーム全体に重要な連絡を伝えるときには、こちらを活用するとスムーズです。ただし、メッセージの内容に関係がない人へ通知が届くと、作業の邪魔になってしまうことも。やみくもに全員へ通知を送ることは避けた方がいいでしょう。

リアクション機能を活用する

挨拶や簡単な報告etc. わざわざ返事をするほとでもないけど、そのままスルーするのも味気ない……。そんなメッセージには、気軽に使える“絵文字で”レスポンスしてみましょう。

メッセージに対して絵文字で反応できる「リアクション」機能を利用すると、「了解」「ありがとう」といったメッセージを、絵文字で簡単に伝えられます。「メッセージをきちんと確認しました」という意味合いでも利用できるでしょう。

お互いの顔が見えない在宅勤務では、メッセージへの反応がないと、いつも以上に不安な気持ちになりがちです。だからこそ、気遣いを忘れないことが重要といえます。

検索しやすいワードを入れる

多くのやり取りが飛び交うグループチャットでは、大事な情報が他のメッセージに埋もれてしまうこともありますよね。過去の話題を見返したいとき、画面を何度もスクロールするのはとても面倒です。

多くのビジネスチャットツールでは、トークルーム内をキーワード検索できます。その際に調べやすくするため、メッセージには検索しやすいワードを含めるように心がけましょう。具体的には、「主語や目的語を抜かない」「会社名やプロジェクト名など、固有名詞を正しく書く」といった対策が有効です。

プライベートタイムは通知機能をオフに

在宅勤務では、プライベートと仕事の切り替えが難しくなることもしばしば。勤務時間外でも通知に反応してしまい、頭の中は常に仕事のことばかり……といった状況を防ぐには、通知制限機能が効果的です。

ほとんどのビジネスチャットツールでは、曜日や時間帯を指定してプッシュ通知をオフに設定可能。「20時から明日の9時までオフ」「土日は通知オフ」などと設定しておけば、夜間のプライベートタイムをしっかり確保できるでしょう。