求人票の送付状を出す理由【使える例文付き】

2016年11月29日2020年3月31日送付状

送付状とは封筒の中身について説明するもの

送付状とは、郵便物などを送る際に、その封筒の中にどういった書類が入っているのかなどを書くものになります。「添え状」とも呼ばれます。書く内容としては、一般的に、送付者の宛先や、入っている書類の枚数などです。それに対した、時候の挨拶などを入れるのが基本となります。求人票を送る際にも、この送付状を付けておくつ必要があります。

送付状は相手に中身を伝えるための礼儀

ただ書類のみを送付してしまうと、相手に対して失礼にあたります。また、どういった書類が何枚入っているのかを改めて確認する意味でも、大事な役割を果たしています。たとえば、送付状に書類が3枚と書いてあるのに、実際には2枚しか入っていなかった場合、相手が1枚足りないことに気付くことができます。この送付状がなければ、もともと2枚しか入っていないものだと思い、気付くこともできないでしょう。相手に対する必要な礼儀だといえます。

求人票を送る時の送付状の例として感謝の気持ちが伝わる内容に

求人票を送る時には、どういった送付状を送れば良いのでしょうか？これは、前年度も求人票を送っていたかどうかによって変わりますし、さらにはその求人に対して学生からの反応があったかどうかによっても変わります。

何に対しての感謝の気持ちかを明確に

もし、求人票の送付状を毎年送っているのであれば、毎年ありがとうございます、という感謝の気持ちを伝えるところから始めた方が良いでしょう。自分がどの部分に対して感謝しているのかが伝わるように、強調するのもよいでしょう。

求人票の送付状の例文は挨拶から入り連絡先も記載する

求人票の送付状を送る際の文例を一部ご紹介しましょう。まずは、挨拶の一文を入れます。その後、もし毎年送っているのであれば、「毎年、弊社の求人依頼に、学生の皆さまからのご応募をいただき、心より感謝申し上げます。」といった一言を添えると良いでしょう。以下に、例文を記載します。

求人票の送付状の例文

では、求人票の送付状におけるスタンダードな例文をご紹介します。文章の最後には連絡先も忘れずに記載しましょう。

毎年、弊社の求人依頼に、学生の皆さまからのご応募をいただき、心より感謝申し上げます。

今年度も新卒者採用にあたって求人票を送付いたしますので、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。

ご質問やご連絡については担当者の○○（電話番号）までお願いいたします。

求人票の送付状を送るときは例文の丸写しにならないよう注意

送付状を送る時に、毎年全く同じ文章で送ったり、明らかに例文のテンプレートをそのまま使ったような文章で送ったりしてしまうのは、あまり好ましくありません。送付状は、ただ要件を伝えるために送るだけの書類ではなく、相手に感謝の意を述べるという意味合いも含まれていますので、例えば言葉一つとっても「ご協力いただきありがとうございます」、という思いを込めて送るようにしましょう。

求人票の送付状は封筒の中身を伝えるという目的を忘れずに

送付状を送る時に気を付けたいのは、その封筒の中に何が入っており、どういった目的で送ったのかが明確にわかるようになっていることです。形式だけ合わせて送ったとしても、それが何なのかが相手に伝わらなければ意味がありません。どうしてその書類を送ったのかが相手に伝わるよう、書き終わった後に何度も読み直してみるようにしましょう。

求人票の送付状は例文を参考に封筒の中身と相手への感謝の気持ちを伝えるために出す

求人票の送付状は、絶対になければいけないというものではありません。しかし、ミスを防いだり、相手に感謝の気持ちを述べたりと、コミュニケーションをとる手段としても有効に活用できるものとなります。わからなければ例文を参考にするのも良いでしょう。その場合は、例文の丸写しでではいけません。相手への感謝の気持ちを自分なりの方法で伝えることが大事なのです。相手が気持ちよくその書類を受け取ることができ、また、どういったものであるかをしっかり把握できるようにするためにも、求人票を送る際には必ず送付状を付けるようにしましょう。