引き継ぎが下手な人でもＯＫ！新人に仕事を教える手順とコツ

2016年12月5日2020年3月31日引継ぎ, 教育法

まずは引き継ぎをするために資料作成をしよう

仕事の引き継ぎは、自分が受け持っていた仕事を新人などに教えていかなければいけない為、かなり難易度の高い業務と言っていいでしょう。この引き継ぎは、自分は教えるのが下手だからやりませんではすまされません。

引き継ぎが下手で新人が理解せず、そのままの状態になってしまうと、その後の業務遂行の障害になってしまい、引き継ぎのやり直しやトラブルとなる可能性もあり得る話です。ですからしっかりと新人に仕事の引き継ぎを行えるうように注意深く資料作成をしましょう。

引き継ぐ内容は漏れのないように

業務内容の引き継ぎ資料を作成する際には、わかりやすさと同時に、漏れのない資料にしなくてはいけないという部分に注意しましょう。わかりやすさは引き継ぎ作業時に丁寧に説明すれば補えますが、漏れについてはそのまま気づかずに引き継ぎを終了してしまうケースがあります。

客観的に見やすいかどうかを意識して作成

引き継ぎの下手な人は、資料を見ても1ページ内に文字が詰まりすぎていたり、話にまとまりがなく、何に対してどのようなことをいっているのかがわかりません。必ず、客観的に見やすいかどうかを意識しながら作成してください。

引き継ぎ資料作成のコツ

それでは、新人へ引き継ぎ資料を作成するときのコツについて紹介します。ここでのコツをおさえれば、難しいことはありません。特に自分は引き継ぎが下手、引き継ぎ資料は難しいから作成できないと悩んでいる人は参考としてください。

マニュアルは「年間・月間・日々」といった時系列順に並べる

業務内容や、仕事の手順といったマニュアルの一般的な書き方では、まず年間・月間・日々という3つの時系列順に並べましょう。 特に年間と月間の流れは重要です。

大抵の仕事は1年というサイクルで同じ仕事を繰り返します。しかしそういった中でもイレギュラーが発生する事が時々ありますので、それもマニュアルには漏れなく年間の業務内容に記載しておきましょう。引き継ぎが下手な人でも、時系列順に記載すると難しいと感じる事なくしっかりと引き継ぎできます。

マニュアルに体験を記載するのも良い

引き継ぎの際、特に新人の場合は慣れるまでマニュアルを見るだけでこなせるような域にまで高める書き方が必要です。 その仕事がどういった目的なのか、どういった成果に繋がるかを記載できれば、新人へ引き継ぎをする際、分かりやすさとモチベーションアップを期待できます。

またこれまでの体験として、どのようなところが難しいと感じたか、どこで失敗したか、失敗に対してどう克服・改善したかを載せるのも、早く業務をこなせるアイディアの1つです。そのような情報が盛り込まれていることで、新人だけでなく会社にとっても財産となります。

新人へ仕事の引き継ぎを行うときのコツ

それでは最後に、新人へ仕事を引き継ぐ際のコツについて紹介しますのでおさえておきましょう。引き継ぎが下手、難しいと感じられている方は、ぜひ下記で挙げる内容を実践してください。

新人が気軽に質問できる雰囲気を作る

新人へ1つの業務に関する引き継ぎの説明が終わったら、そのたびに難しいと感じる箇所はなかったか、質問タイムというのを設けると良いでしょう。

引き継ぎが下手な人は、相手の状況を考えずにどんどん話をすすめていきます。新人は初めての業務内容に難しいと感じ、疑問をたくさんもつと思います。その疑問を無くす為にも、新人が気軽に質問できる雰囲気を作り質問してもらいましょう。

業務や作業の繋がりを明確にする

「点」としての業務や作業は殆ど発生しないといっても過言ではありません。業務は必ず、なにかしら他の業務や作業と「線」で結ばれた関わりを持っています。

「この作業で正確な数字が出ないと○○の業務に着手する際困ることになる」といった関係性や繋がりが明確であれば、たとえ単純な業務や作業であっても目的がはっきりし、意図を汲んだ結果を導き出しやすくなります。

業務・作業にかかわる関係者を明示する

最初は「何かが違うようだが、何が違うのかがわからない」「何がわからないのかがわからない」状態に陥ることもあります。その業務・作業にかかわる担当者がいれば、相談することができます。

新担当が一人で結論を出さざるを得ない状態を回避することができるのです。そのことからも、業務・作業の関係者は、新しい担当には必ず伝える必要があります。

手順はしつこいくらい丁寧に説明する

たとえば、

・参照するテンプレートの保存場所

・集計する必要のあるデータは幾つあり、使用するファイル名はなにか

・そのデータはどこに保存されているものなのか

・ファイルにつける名称にはルールあるのか

・作成したファイルをどこに保存するのか

少なくとも、これくらいの細かさでの指示が必要です。すでに業務内容の流れがわかっているあなたにとっては煩わしいかもしれませんが、どの業務内容や手順に詳しく説明がなければ「どうすればいいだろう、難しい」と疑問に思う事だらけです。

仕事の引き継ぎが下手でもマニュアルを時系列順に並べるなどのコツをおさえればしっかり行える

新人に引き継ぎをする際の手順と、コツを紹介しました。自分は引き継ぎが下手、引き継ぎは難しくてできないと思っている方は、ぜひ今回の内容を参考として実践してみてください。

また、引き継ぎの資料を作成するときには、客観的に見て難しい内容ではないか？といったところを意識しましょう。実際に業務をしていた方からすると、簡単な内容でも、その業務に初めて関わる人からすると難しいと感じたり疑問を持つものです。

相手が質問しやすい雰囲気を作り、わからないところにはドンドン質問してもらい、しっかりと引き継ぎを完了させてくださいね。

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