分かりやすい仕事の引継ぎ資料の作り方

引継ぎ

仕事の引き継ぎは転勤や異動前の大仕事

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転勤や異動前に、前任者から後任者へ仕事の引き継ぎが成功するか失敗するかで、あなたへの印象もだいぶ変わってきます。引き継ぎがうまくいけば、あなたへの問い合わせもないですし、後任者も問い合わせをする必要ないですし、ストレスなく仕事に集中できます。

逆に仕事の引き継ぎがうまくいかず、後任者もどうしても確認しないと分からない内容は、前任者であるあなたに問い合わせをするかもしれません。後任者から仕事の問い合わせがくるといった事態が起きてしまっては、どちらにとってもメリットがないのは明白です。

引き継ぎのスケジュール管理をしっかりと立てる

退職や異動後も何か問題や不明点があるたびに後任者から電話で問い合わせをされたり、ときには呼び出されて仕事処理に当たるよう求められたりする場合があるかもしれません。完璧な仕事の引き継ぎのポイントを押さえておくというのは、人のためでなく、自分のためでもあるというのを、肝に銘じておいてくださいね。

前任者であるあなたの引き継ぎを成功させるためには、引き継ぎのスケジュール管理も大切となってきます。退職や異動日のギリギリに引き継ぎをするのではなく、スケジュールに余裕をもって引き継ぎを行いましょう。そして引き継ぎを行う前に、引き継ぎ資料を作成しておき、作成した引継ぎ資料のマニュアルを見ながら引き継ぎを丁寧に行ってください。

続いては、引き継ぎ資料を作成する際の注意点を紹介します。

分かりやすい引き継ぎ資料を作成する際の注意点

仕事をしている中で、退職や人事異動はつきものです。そのときに最も重要なのが業務の引き継ぎです。引き継ぎを行う際に、引き継ぎ資料を作成しますが、その引き継ぎ資料がいい加減になると後任者、そして会社に大きな迷惑をかけます。

今まであなたが行ってきた仕事はあなたしか知らない部分もあります。引き継ぎ資料は必ずその辺りを頭に入れ作成するのが重要です。

引継ぎ資料は要点を整理してまとめたものを

引継ぎは、後任者と一緒にひと通りのルーチン業務を行うのが理想です。ただし、職場によっては「まだ後任者が決まっていない」「退職者の業務を複数の人が分担する」といった例も多くあります。そんな事態に備える上でも、あらかじめ引継ぎ資料に、作業マニュアルをしっかりと書き準備しておきましょう。

業務の流れや実務作業のマニュアルや要点などを、テーマ別や取引先別などに整理しましょう。上司や同僚はもちろん、新しく入社する後任者が見ても分かるように見やすくなるように作成しましょう。

業務・作業にかかわる関係者を明示する

最初は「何かが違うようだが、何が違うのかがわからない」「何がわからないのかがわからない」状態に陥ることもあります。その業務・作業にかかわる担当者がいれば、相談する事ができます。後任者が 1人で結論を出さざるを得ない状態を回避する事ができるのです。

そのことからも、業務・作業の関係者は、新しい担当である後任者には必ず伝える必要があります。前任者であるあなたの目線ではなく、何も知らない後任者の目線になりましょう。

分かりやすい引き継ぎ資料の作り方

引き継ぎ資料を作成する際の注意点を紹介しましたが、いかがでしたか?続いては、引き継ぎ資料の作り方を紹介します。後任者が前任者へ引き継ぎ資料を作成する際に、どのような引き継ぎ資料を作成すればいいのか見ておきましょう。

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マニュアル手順はしつこいくらい丁寧に書く

引き継ぎ資料の作り方で大切となるのは、業務のマニュアル手順を誰が見てもわかるように、細かくしつこく、そして丁寧に書く事です。よくありがちなのが、引継ぎ資料で「この業務をする際には、データのなになにを参照に・・」と書きがちです。

しかし、その参照ファイルがどこに保存されているかも細かく記載しないと、今まで業務を行っていた引継ぎを行う前任者はわかっていても、業務の引継ぎを受ける後任者はわかりません。ですので引き継ぎ資料を作成する際には、データの保存場所やマニュアル手順もしつこいくらいに、細かく丁寧に書き作成しましょう。

業務や作業の繋がりを明確に書く

前任者から後任者へ、仕事の引き継ぎ資料を作成するときに多くの人がやりがちなのが、仕事内容を淡々と、そしてマニュアル手順を書くだけ。これではいつまでたっても後任者は、仕事の引き継ぎ資料を見ながらでないと仕事ができないです。大切なのは、仕事を引継ぎして、引継ぎ資料のマニュアルを見なくとも早く仕事ができる事です。

このように早く引継ぎ資料のマニュアルを見なくとも仕事ができるように、前任者の方は引継ぎ資料を作成する際には、業務や作業の繋がりを明確にするようにしましょう。明確にすれば、仕事内容とマニュアル手順の関連性が理解され、引継ぎ資料のマニュアルがなくても仕事ができるようになります。

仕事の引き継ぎ資料の作り方はマニュアル手順をしつこいくらい丁寧に書く

仕事で分かりやすい、引継ぎ資料の作り方と注意点を紹介しましたがいかがでしたか?仕事の引き継ぎで必須となってくる引き継ぎ資料の作成方法では、引継ぎの時になって考えるのではなく、普段の業務からすでに始まっているのです。

普段の業務を見直せれば、引き継ぎ資料作成のスタイルは自然と頭に浮かんでくると思います。マニュアル手順は誰が見てもわかるように、細かく丁寧に書きましょう。

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2016年11月29日ビジネス