後任への引継ぎのポイントと取引先への挨拶メールの例文

引継ぎ

取引先への挨拶も含めて引き継ぐ

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後任者へ引継ぎをする上で、忘れてはならないのが『取引先への引継ぎの挨拶文』です。まずはしっかり業務の引継ぎを行い、その後に失礼のない引継ぎの挨拶文を、メールにしたため送るようにしましょう。

まずはしっかりと引継ぎを!

後任者へ引き継ぐ業務は、ひとつも漏らさず伝えましょう。紙面やExcelなどを使用して、しっかりと形として残しておくようにしてください。また、自分にしかわからないパスワードやファイルなどもすべて引継ぎましょう。これはビジネスマナーの1つとも言えます。

マニュアルを作成しての引継ぎは伝え漏れを防ぐために便利なため、極力活用するといいでしょう。ここでつまづいてしまうと、後々面倒になりがちなので気を付けてくださいね。

引継ぎノートを作るのもあり

引継ぎは、後任者と一緒にひと通りのルーチン業務を行うのが理想です。ただし職場によっては「まだ後任者が決まっていない」「退職者の業務を複数の人が分担する」という例もあります。

そんな時に準備しておきたいのが「引継ぎノート」です。新しく入社する後任者が見てもわかるように、ノートは見やすく工夫するといいでしょう。パソコンで作成したマニュアルでも構いません。

引継ぎが失敗すると取り返しのつかないことに!

業務の引継ぎを失敗してしまった場合、取り返しのつかないことに陥ります。引き継いだ後も、しばらくは補助役としてサポートに回るべきです。

後任者が失敗して取り返しのつかないことになって、もしかしたら引き継いだはずの仕事が戻って来てしまうなんてこともあるのです。

後任者が失敗した時の体験談

以下、引き継いだ仕事が後任者にうまく伝わらず失敗した時の体験談です。


自分の仕事を引き継いだ派遣社員が体調不良を理由にいきなり辞めました。

仕事が一時的に戻ってきたのですが、収拾がつかない状態になっていました。

指示通り仕事をしておらずミスだらけで、無駄な経費がかかっていたのです。

責任は問われませんでしたが、ダメージをくらって落ち込みました。

完璧に引継いだら取引先へ引継ぎの挨拶メールを送ろう

後任者にしっかりと引継いだら、次は取引先への引継ぎの挨拶文をしたためたメールの送付が必要です。いくつかメールの例文をご用意しましたので、状況に応じたものを使用しましょう。

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メールを作る前に…挨拶文は伝えるべき情報を漏れなくが鉄則

引継ぎ挨拶の一番の理想形は、後任者と一緒に取引先に足を運び、直接後任のご挨拶をすることです。しかし、多忙な業務の中「そこまでこなすのは少し厳しいという時に役立つのは、やはりメールを用いた後任のご挨拶でしょう。

注意すべきは、『挨拶文の中に伝えるべき情報をしっかりと記載すること』です。後任者の名前や電話番号、自身の異動先(または退職の旨)、そして”引継ぎが後任者へ完了していること”を忘れずにメールに記載してください。

引継ぎメールの挨拶文①

いつも大変お世話になっております。

株式会社○○商事、○○部の○○でございます。

担当者変更のお知らせをさせていただきます。

4月の人事異動で、翌月1日より同じ課の○○が

新たに貴社を担当させて頂くこととなりました。

近日中に、私と○○とで、ご挨拶にお伺い致します。

私は○○に異動となります。

今まで○○様には大変お世話になり、誠に感謝しております。

今後も変わらぬご指導のほど、何卒宜しくお願い申し上げます。

取り急ぎ、メールにて失礼致します。

引継ぎメールの挨拶文②

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度、○月○日をもちまして○○勤務を命ぜられ過日着任いたしました。

在勤中は、公私共々格別のご厚情を賜り心より感謝しております。

新任地においても、更なる努力をしてまいる所存ですので、

今後ともご指導ご鞭撻程、宜しくお願い申し上げます。

本来であれば(お伺いした/拝顔の/参上した/拝眉の)うえでご挨拶いたすべきところ、

何分にも急なことでしたので、書中にて担当交代のお知らせをしますことをご容赦ください 。

後任者への引き継ぎや取引先への挨拶メールは伝える情報を漏れなく記載し丁寧に

引継ぎをする際の取引先への挨拶メールと後任者への伝達ポイントをおおまかな流れで全体を紹介しましたが、把握していただけたでしょうか?引継ぎはマニュアルやノートを活用して伝え漏れを防ぐよう心がけてくださいね。これは1つのビジネスマナーとも言えます。

また、取引先へのメールでの引継ぎの挨拶文には、必要事項を漏れなく記載するよう、必ず念入りにチェックしましょう。引継ぎ・後任の挨拶メールはいわば、取引先に対する最後の仕事。このメールで不足があるとお話になりません。

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2016年11月29日ビジネス