飲み会のデキる会計報告メールの書き方「3つのポイント」

2016年12月9日2020年3月31日会計報告, 飲み会

会計報告メールの書き方①：収入を具体的に記載する

最初に紹介する、飲み会後の会計報告メールの書き方は、収入から書きはじめるということです。

タイトル等でわかりやすく「○月○日　飲み会の会計報告」として、後は収入から記載していく書き方がおすすめです。

計算式を添えて人数は男女別に記載する

計算式まで記載するのが丁寧な書き方です。

多くの場合、男性と女性で集めた飲み会の費用が異なります。ですから、会計報告の収入の書き方も「男性○名女性○名」と書いておくのが適切です。

人数のミスも見つけやすくなるので、必ず記載するようにしましょう。飲み会後で疲れていても、読み手にわかりやすいよう意識することが書き方のコツです。

会計報告メールの書き方②：レシートを添付する

飲み会の後の会計報告メールの一般的な書き方として、収入の次には支出を記載します。

必ず、会計報告メールにはレシートを添付し、その支出の金額が正しい金額であることを証明しましょう。メールで飲み会の会計報告をする際に、一番気を付けなければならないポイントです。

レシートでなくとも金額を証明できれば問題ない

もちろん添付するのは領収書でも問題はありません。

しっかり証明できれば問題ないので、証明できるものをあらかじめ何かしらもらい、無くさないようにしておきましょう。これも飲み会での大事な仕事の一つです。収入の書き方と同じく、実際にひとりひとりが支払った金額の計算式も記載しておきましょう。

会計報告メールの書き方③：余った金額の記載

最後に、飲み会後の会計報告メールでは「余った金額とその使い道」について記載することが正しい書き方です。

景品等がある場合はもちろんのこと、消費税などもありますから、飲み会ではなかなか収入と支出がぴったり合うということはありません。どのような使い方をしたとしても、細かく報告することが会計報告の書き方の基本です。

残金の正確な金額の下に用途の説明を記載する

残金○○円と記載し、その下に「残金は次回の飲み会に繰り越します。」等の説明を加えておくのが一般的な書き方です。

残金が、一人1000円以上分くらいあるという場合には一人一人キャッシュバックする方が良いので、その際も会計報告の中で説明しましょう。

飲み会における会計報告の書き方は収入→支出→残額と用途の説明

以上、飲み会後の会計報告のメールの書き方でした。

会計報告のメールは基本的にこの書き方で十分です。もし余分にお金を出してくれている人がいれば、収入のところにご厚意○○円等として記載し、もし割引があったら支出に割引マイナス○○円などと記載していけばより丁寧です。これらのことを参考に、飲み会の会計報告メールを作り、速やかな報告・場合によってはキャッシュバックをして、飲み会の幹事としての仕事を果たしましょう。