社員旅行の幹事になったときの企画書の書き方

2016年12月9日2020年3月31日幹事, 社員旅行

もし社員旅行の幹事になったら

もしも社員旅行の幹事に指名されてしまったらどうすればいいでしょうか。幹事には予算を把握して、旅行先を決めたり、旅行会社と打ち合わせをしたり、支払いをしたり、やることはたくさんあります。その中でも幹事にとって大切なのは「予算内で収まる旅行先を決めること」だと思います。

まず幹事は企画書を書くための情報を集める

まずは企画書を書くための情報を集めることが大切です。ここ数年の社員旅行には何人くらい、どんな人たちが参加をしたのか、行き先はどこだったのか、予算はいくらかかったのかなど、過去の社員旅行を知ることにより今回の行き先と予算を決める指標になります。

社員の意見を企画書に組み込む

幹事だからと言って無暗に自分が行きたい場所を、社員旅行の旅行先に選べばいいというものではありません。それとなく日頃の飲み会などで、他の社員がどこに行きたいのかなどの情報を得ておくのは大切ですし、社内アンケートを取るという方法もいいでしょう。

社員旅行の行先を決める

「前回の旅行先とかぶっていない」、旅行積立金の「予算内に収める」、11月に一泊二日などの会社ごとに決まっている「日程を守る」という鉄則を守りつつ、社内アンケートなどの結果をまとめてみると、自ずと社員旅行の行き先は数か所に絞られてくると思います。その段階で、自分が幹事としてお勧めしたい場所を旅行先に決めると、幹事の個性も出ていいと思います。

企画書の打ち合わせをして書く

こうして決めた行き先と予算を元に、企画書をまとめるために旅行会社に行って、打ち合わせをします。例えば北海道に行くならば、この日程と予算でおすすめの料理は何か、おすすめの観光スポットはどこか、移動はバスなのか列車なのかなどを話しあい、企画書にまとめるためのいくつかプランを提出してもらいます。その中から自分の希望に近いプランを選び、実際に企画書にまとめます。

企画書には旅行の意図とプランを盛り込む

企画書には、何日出発で、一日目の観光地はどこで何時から何時まで滞在するのか、宴会でするゲームは何か、フリーな時間はいつかなどの具体的なプランを書きます。そして、なぜその場所に決めたのか「旅行先で社員同士が新しい発見をしてもらいたい」などの幹事としての社員旅行の意図を企画書に盛り込んでおくのがポイントです。その熱意により社員旅行の企画も会社に通りやすくなりますし、社員旅行先でも社員が一体感を持って行動してくれるようになるでしょう。

社員旅行の企画書には社員の要望を組み込んだ上で幹事の個性を出す！

社員旅行の企画書には社員の要望を汲み上げた上で、幹事の個性を出していきましょう。社員旅行が毎年のように行われていると、日程も予算も決まっているとマンネリになってしまいがちです。もし社員旅行の幹事になったら、社員の要望をきちんと組み上げて、候補地を絞ったうえで、企画書に行き先や旅程を決めることが大切です。その上で幹事は「自分なりの思い」を企画書に盛り込みます。そして「今回の社員旅行は一味違う」という感想を持たれた幹事は「できる社員」に一歩近づいたと言えるでしょう。