ベストタイミングはいつ？相手先訪問時のビジネスマナー

2016年12月3日2020年3月31日訪問

ビジネスマナーとして正しいのは時間通り？○分前？訪問相手が望む時間とは

「○時に約束を取り付けてあるので、いってきます！」と元気に事務所を出たのはいいけれど、訪問先のベルを鳴らすのは約束時間ぴったり、というわけにもなかなかいきません。時間ぴったりに訪問できても「ギリギリでしたね」と言われたり、１０分前に訪問したら「早すぎるので待っていていただけますか？」とため息混じりに言われたり。そんな経験が皆さんあるのではないでしょうか。それもそのはず、会社のスタイルによって１分の長さというのは違うものなのです。

完全予約制のサービス業の会社に勤めているＡさんの場合、「予約時間いっぱいまではお客様がいるので、あまり早くに来られてしまうとお客様も訪問相手もどちらにもきちんと対応することができません。訪問はアポイント時間の１～２分前がありがたいですね。」という見解をお持ちです。

また、中小企業にお勤めのＢさんの場合ですと、「会議室と応接室が兼用でひとつしかないので、アポイント時間の前に会議を行っていたりすると、早く到着されたときにお待ちいただく場所もないんですよね。社内スケジュールのこともあるので、早くても５分前くらいが良いです。」という事情があります。

ＡさんもＢさんも、数分前が望ましいようです。一方Ｃさんの場合は、「ご訪問いただくときは５～１０分前に来ていただいていないと、ドタキャンかと思ってしまいますね。アポイント時間ぴったりから打ち合わせに入る計算でいるので、事前の挨拶などはその前の時間を使いたいです。」という、早めに来てほしいパターン。

会社のスタイルだけではなく、担当者の方の価値観によっても「正しい時間」は変わってしまうようです。

事前アポイントメント時に到着時間をお知らせしておくのが無難であり、正解！

人によって正しい時間が変わってしまうなら、正しいビジネスマナーとしての時間ってどれくらい？と悩んでしまいそうですが、忙しい毎日の中でそんなことに時間を割いてはもったいないです。

着いたときに相手の事情がわかるのが遅いのならば、事前に確認しておけば、互いの齟齬なくてすみます。事前アポイント時に、おおよその到着時間を知らせておきましょう。「お約束のお時間の○分前にはお伺いできるかと思います。」と一言加えておけば、相手の都合が悪ければその旨お知らせいただけるでしょう。また早く着いてほしい方の場合でも、最低到着時間がわかっていれば、まだ来ないまだ来ないとヤキモキさせることもありません。

相手に確認する余裕がないときや、自分以外の人がアポイントメントをとって事前連絡ができないときは、早すぎず遅すぎずな５分前程度が無難でしょう。

この訪問時間は「相手に到着したことを知らせる時間」ですので、この時間に現地に到着する算段でいると、駅から迷ったときなどに時間が押してしまいます。初めて訪問する場合には、場所の確認も含めて到着時間の１０分～１５分前には着くように計算しましょう。

訪問の経験を重ねて行き、ある程度取引先との関係を詰んでいけば、スマートに相手の望む時間を読み取れるようになっていきますが、始めのうちは勝手も加減もわからないものです。失敗して嫌な気持ちになるよりは、相手に連絡・確認することで安心して訪問しましょう。同じように訪問していただくときも、こちらの事情を伝えておくことで相手のスケジュールも立てやすくなります。また当たり前ですが、遅れるのはもってのほかです。電車の遅延や道路の混雑、スケジュールの遅れなどで訪問が遅くなるときは、相手先にどれくらい遅れてしまうかを必ず連絡しましょう。